Zeiterfassung App - was kann die Stechuhr 2.0?

by | 26.07.2019
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Die Zeiterfassung auf dem Prüfstand - wir zeigen Ihnen welche Möglichkeiten die Zeiterfassung per App bietet und gehen auf folgende Themen näher ein:

  • Erfassen Sie papierlos und präzise, wann und in welchen Schichten Ihre Mitarbeiter arbeiten.
  • Unter Einhaltung von HR-& gesetzlichen Vorgaben.
  • Für genaue Gehaltsabrechnungen.
  • Zur Steuerung der Mitarbeiter-Produktivität.
  • Schnell implementiert.
  • Zukunftssichere Arbeitszeiterfassung anpassbar an Ihre bestehenden Systeme.
  • Mit der intuitiven Zeiterfassung per App.

Quinyx ist eine Komplettlösung, in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung voll integriert sind. Und so funktioniert's:

Quinyx_DE_Zeiterfassung

1. Zeiterfassung per App für Ihre Mitarbeiter

Mit Quinyx haben Ihre Mitarbeiter grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Zeiterfassung.

Sie können ihre Arbeitszeiten entweder in der Quinyx-App direkt auf den eigenen Smartphones erfassen. Oder hierzu den Quinyx-Web-Punch nutzen.

Beide Methoden sind vollständig digital, so dass der Einkauf von zusätzlichen Zeiterfassungsterminals, die häufig kostspielig sind und weitere Integrationsaufwände erfordern, überflüssig wird. 

Die Zeiterfassung über die Smartphones ist mehrfach gegen Missbrauch gesichert. Auch eine Zeiterfassung über Stempeluhren von Drittanbietern ist denkbar und kann mit unseren Kooperationspartnern gelöst werden.

Die erfassten Arbeitszeiten können von Mitarbeitern und Managern entsprechend in Quinyx bestätigt oder nachvollziehbar korrigiert werden, bevor diese an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben werden.

Damit wird auch eine Erfüllung der Anforderungen des Urteils des EuGH vom 14.05.2019 zur Erfassung der Arbeitszeiten Rechnung getragen.

Checkliste Zeiterfassung herunterladen

1.1 Zeiterfassung per App durch die Mitarbeiter

Ein wichtiger Bestandteil des Quinyx-Workforce-Managements ist die Quinyx App. Damit werden die Mobiltelefone Ihrer Mitarbeiter zur mobilen Stempeluhr. Die App ist für alle iOS sowie Android-Geräte in dem jeweiligen App-Store erhältlich.

Die Quinyx App zur Zeiterfassung bietet den Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten, ein aktiver Teil Ihres Workforce-Managements zu werden. So kann sie u.a. dazu genutzt werden, um

  • den eigenen Dienstplan einzusehen
  • offene Schichten zu buchen
  • Schichten zu tauschen
  • Nachrichten des Arbeitgebers zu erhalten
  • Abwesenheiten wie z.B. Urlaub zu beantragen
  • Einsatzwünsche zu kommunizieren
  • an Umfragen teilzunehmen
  • Arbeitszeiten zu erfassen und zu bestätigen oder das eigene Zeitkonto zu prüfen.

Alle Funktionen sind durch das Rechte- und Rollenmanagement einschränkbar, so dass Sie entscheiden, wem welche der Funktionen zur Verfügung gestellt werden.

Die Zeiterfassung per App wird durch die Mitarbeiter im Hauptmenü unter dem Reiter Zeit ausgewählt. Mit einem Klick auf den Reiter Zeit wird dem Mitarbeiter die aktuelle Schicht angezeigt, auf die gestempelt werden kann.

Zeiterfassung App Einstempeln

Mit einem Klick auf den Button Einstempeln wird die Zeiterfassung nun gestartet. Mit einem Klick auf den Button Ausstempeln wird die Zeiterfassung, z.B. beim Antritt einer Pause, unterbrochen oder bei Arbeitsende beendet. Es können im Tagesverlauf verschiedene Stempelungen erfasst und gespeichert werden. Das Stempeln kann auch auf einzelne Aufgaben oder auf verschiedene Kostenstellen/Projekte erfolgen.

Dieser Vorgang wird allgemein als aktive Zeiterfassung bezeichnet. Es ist in Quinyx aber auch möglich, eine passive Zeiterfassung durchzuführen. Hierbei werden die im Einsatzplan mittels der geplanten Schichten hinterlegten Zeiten als Arbeitszeit angenommen und lediglich entsprechende Abweichungen, z.B. durch unvorhergesehene Überstunden, erfasst.

Es ist auch möglich, für bestimmte Arbeitnehmergruppen eine aktive und für andere  eine passive Zeiterfassung durchzuführen. Unabhängig von der gewählten Methode werden alle Zeiten dem Mitarbeiter über den Reiter Bestätigung zur Kontrolle angezeigt.

Um Abrechnungsfehler vollständig zu vermeiden, wird bei der Bestätigung der Zeiten in Quinyx auf ein 4-Augen-Prinzip gesetzt. Zuerst muss der Mitarbeiter seine erfassten Arbeitszeiten durch Setzen eines Häkchens an dem entsprechenden Zeitstempel bestätigen. In einem zweiten Schritt prüft z.B. der Filialleiter diese Zeiten, passt sie gegebenenfalls an und gibt sie dann für den Übertrag in die Lohn- und Gehaltsabrechnung frei.

Zeiterfassung App Mitarbeiter Bestätigung

Dem Mitarbeiter werden alle erfassten Arbeitszeiten des jeweiligen Zeitraums in der App transparent angezeigt. Er hat hier einen sehr guten Einblick in seine Zeitkonten mit allen durch den Arbeitgeber frei konfigurierbaren "Time-Trackern". 

Time-Tracker ermöglichen es, entlang der hinterlegten gesetzlichen Bestimmungen sowie tariflichen, betrieblichen oder Mitarbeiter-individuellen Vereinbarungen, verschiedene Zeitkonten zu führen und transparent zu machen.

Sie können unter anderem dafür verwendet werden, Überstunden, Außernormalzeiten, Urlaubstage, Abwesenheitstage, zuschlagsberechtigte Zeiten, Freizeitausgleich, u.v.m. zu führen.

Die Zeiterfassung in Quinyx ist damit auch umfassend in die Personaleinsatzplanung integriert. Bei der Verplanung der Mitarbeiter hat die Filial- oder Teamleitung stets einen Überblick über die Zeitkonten und wird durch das System beim Planen mit entsprechenden Hinweisen unterstützt. 

Die Zeiterfassung per App ist durch mehrere Sicherheitsmechanismen vor Missbrauch geschützt. So kann die Zeiterfassung z.B. nur auf einem in Quinyx eindeutig hinterlegten Gerät erfolgen.

Damit wird ausgeschlossen, dass eine Weitergabe der Zugangsdaten unter den Mitarbeitern zum Fremdstempeln führt.

Bei Bedarf kann um jede Filiale in Quinyx ein sogenannter "Geofence" gezogen werden. Dieser virtuelle Zaun verhindert, dass ein Stempeln außerhalb der Filialen möglich ist.

Daneben können entsprechende Rundungszeiten und/oder Rüstzeiten für das Ein- und Ausstempeln hinterlegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass z.B. ein  eventuell nicht gewünschter zu früher Arbeitsbeginn ausgeschlossen wird. 

Mitarbeiter lieben übrigens die App mit ihrer einfachen und intuitiven Nutzung. 98% laden die App innerhalb der ersten Woche herunter. Und bewerten sie mit überdurchschnittlichen 4,5 von 5 Sternen. Damit hebt sie sich  deutlich von anderen Lösungen ab, die im Schnitt mit 2 von 5 Sternen bewertet werden.

Bewertungen App

“QUINYX IST WIE SPOTIFY:
FUNKTIONELL, NUTZERFREUNDLICH UND LOGISCH.“
 

Therese Klingwall, GANT

 

1.2 Zeiterfassung durch die Mitarbeiter per Quinyx-Webpunch

Als Alternative oder auch Ergänzung zur Zeiterfassung per App bietet Quinyx auch die Verwendung einer digitalen Stempeluhr an. 

Dieser sogenannte "Webpunch" ist eine vollständig in Quinyx integrierte und webbasierte Stempeluhr. Sie macht die Anschaffung von klassischen Stempeluhren überflüssig und stellt eine praktische Alternative zur Zeiterfassung über die App dar, falls diese nicht gewünscht sein sollte.
Der Webpunch kann auf allen internetfähigen Endgeräten verwendet werden, die einen Webbrowser aufrufen können. Das können u.a. Tablets, PCs, Kassensysteme, Laptops, usw. sein.

Solch ein Tablet kann z.B. im Pausenraum an die Wand montiert werden und so als sehr kostengünstige Alternative zu klassischen Stempeluhren verwendet werden.

Eine Kombination mit der Zeiterfassung per App ist flexibel möglich. So kann das Ein- und Ausstempeln in allen Kombination auf beiden Zeiterfassungen durchgeführt werden. Denn alle erfassten Stempel laufen in einer einzigen Datenbank zusammen. 

Die Oberfläche des Webpunch ist sehr einfach zu verwenden. Der Login durch die Mitarbeiter zur Zeiterfassung erfolgt z.B. durch Eingabe der Personalnummer.

Zeiterfassung Webpunch Einstempeln

Alternativ können Mitarbeiter sich auch mit ihrem Foto identifizieren. So kann z.B. kontrolliert werden, dass es sich wirklich um den entsprechenden Mitarbeiter handelt oder ob dieser bereits umgezogen ist (falls das erforderlich ist) o.ä.

Zeiterfassung Webpunch Foto

Nach der Anmeldung kann im Webpunch ein- oder ausgestempelt werden. Bei einem verspäteten Einstempeln oder einem vorzeitigen Ausstempeln kann verlangt werden, dass der Mitarbeiter einen Grund angeben muss, der dokumentiert wird.

Der Webpunch kann außerdem eingesetzt werden, um den Mitarbeitern Ihre Zeitkonten anzuzeigen oder wichtige Nachrichten zum Lesen darzustellen. Damit übersteigt diese Option die Möglichkeiten der allermeisten Stempeluhren bei minimalen Hardwarekosten und minimalem Wartungsbedarf. 

Webpunch Mitteilung

Der Webpunch kann im Falle eines Notfalls in einer Filiale z.B. bei einer Evakuierung auch genutzt werden, um zu prüfen, welcher Mitarbeiter sich in der Filiale befand oder nicht. 

 

2. Zeitbestätigung durch die Filialleitung

Die Zeiterfassung erfolgt also durch die Mitarbeiter per App und/oder Webpunch. Die Zeitbestätigung kann durch die Mitarbeiter direkt in der App durchgeführt werden.

Für die Filialleitung werden die erfassten Zeitstempel komfortabel und übersichtlich in der Quinyx-Web-Oberfläche dargestellt. Hier können die Zeitstempel der Mitarbeiter geprüft, ggf. angepasst und dann bestätigt werden.

Anschließend kann ein Übertrag der erfassten Stunden an das Personalbuchhaltungssystem erfolgen. Die Quinyx-Web-Oberfläche zeigt alle Zeitstempel der Mitarbeiter für frei wählbare Zeiträume übersichtlich an.

Durch das 4-Augenprinzip sowie die systemseitige Unterstützung von Quinyx, u.a. mit Hinweisen auf Abweichungen von erwarteten Zeitstempeln, vermeiden Sie den Übertrag von falschen Arbeitszeiten vollständig.

Die Möglichkeit zur parallelen Einsicht in die Zeitkonten der Mitarbeiter erlaubt zusätzlich eine bessere Planung der Mitarbeiter entlang ihrer (mitunter individuellen) Sollstunden. 

Zeiterfassung Ansicht Manager 2

Diese Abbildung zeigt die geplanten Schichten sowie die tatsächlichen Zeitstempel der Mitarbeiter.

Für die Mitarbeiterin Diana Holzmann (erste Zeile) wurde eine Schicht von 8:00 Uhr bis 14:30 Uhr geplant. Die tatsächlich erfasste Arbeitszeit ist aber mit 8:00 Uhr bis 15:30 Uhr angegeben. Der Zeitstempel unterhalb der Schicht ist daher rot umrandet. Die Filialleitung sollte diesen Zeitstempel deshalb prüfen und ggf. anpassen, bevor er mit einem Haken (wie dies z.B. bei Anna Becker zu sehen ist) bestätigt wird. 

Zeiterfassung Ansicht Manager 1

Die Detailansicht des Zeitstempels von Diana Holzmann zeigt, dass sie angegeben hat, dass viele Kunden im Laden anwesend waren, und sich deswegen die Schicht verlängert hat. Erscheint der Grund plausibel, kann der Zeitstempel trotz der Abweichung nun bestätigt oder ggf. durch die Filialleitung korrigiert werden. Die Anpassungen werden direkt in den laufenden Zeitkonten der Mitarbeiter verbucht.

Zeiterfassung Ansicht Manager 3

Eine Darstellung der Zeitkonten kann auch auf Wochen oder Monatsbasis erfolgen. Auch hier wird stets deutlich insbesondere auf die Abweichungen der erfassten Zeiten hingewiesen.

Unter welchen Umständen das System auf eine solche Abweichung hinweisen soll, kann vom Unternehmen frei definiert werden. In der Regel wird ein Hinweis ab einer Abweichung von mind. 15 Minuten gewählt. 

Zeiterfassung Ansicht Manager 4

 

3. Hintergrund-Infos für die Zeiterfassung mit Quinyx

Die Zeiterfassung und Zeitwirtschaft kann in Quinyx sehr genau an Ihre individuellen  Bedürfnisse angepasst werden.

Zu Beginn eines Projektes werden die Anforderungen gemeinsam mit dem jeweiligen Projektteam erfasst und entsprechend konfiguriert.

Diese Konfigurationen können im laufenden Betrieb auch durch das Unternehmen angepasst und überarbeitet werden. Dadurch, dass eine Bindung an spezielle Hardware entfällt, sorgt die integrierte Zeiterfassung von Quinyx für große Flexibilität und Zukunftssicherheit. 

Die nahtlose Integration mit der Personaleinsatzplanung sichert darüber hinaus ein übersichtliches Zusammenspiel aus Zeiterfassung und Planung. Alle Zeitkonten der Mitarbeiter bleiben bei der Planung damit stets im Überblick. Durch die einfache 4-Augen-Bestätigung aller Zeitstempel werden Fehler in der Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung ausgeschlossen.

Die Zeiterfassung kann zudem auch auf Kostenstellen, Projekte oder Aufgaben erfolgen.

Außerdem kann die Filial-Teamleitung in Abstimmung mit dem Mitarbeiter auch entscheiden, ob z.B. Überstunden auf ein Zeitkonto gebucht oder mit der nächsten Abrechnung ausbezahlt werden.

Durch eine Übertragung der so erfassten und korrigierten Arbeitszeiten an die Buchhaltung werden die Aufwände bei allen Beteiligten deutlich reduziert. Daneben werden fehleranfällige papierbasierte Prozesse einfach verschlankt und digitalisiert.

Derzeit nutzen etwa 600.000 aktive Nutzer Quinyx. Und wir sind sehr stolz darauf, in mehr als 700 Unternehmen weltweit eingesetzt zu werden. Zu unseren Kunden gehören u.a. namhafte Unternehmen wie u.a. Daniel Wellington, Swarovski, Rituals, GANT, Thomas Sabo oder Flying Tiger Copenhagen.

Quinyx bietet eine standardisierte und modular aufgebaute Workforce-Management-Software an, die auf Ihre Anforderungen umfangreich im Rahmen von Konfigurationen angepasst werden kann.

Begleitend zu unserer Software bieten wir auch deren Implementierung und Schulung an, um die Softwareprojekte durch ganzheitliche Beratungsdienstleistungen gemeinsam mit unseren Kunden zum Erfolg zu führen. Selbstverständlich ist auch der anschließende Support durch unseren Kundensupport Teil unseres Angebots.

Da Quinyx eine Software-as-a-Service (SaaS) basierte Lösung ist, übernehmen wir gemeinsam mit unserem Rechenzentrumsdienstleister auch das Hosting bzw. den Betrieb der Software in einer zertifizierten und datenschutzkonformen Umgebung in Deutschland. Ebenso sind regelmäßige Updates und Upgrades Teil unseres Angebots. 

Die sehr benutzerfreundliche Oberfläche unserer App und Web-Oberfläche verbessert die selbstverständlich DSGVO-konforme Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern deutlich und kommt dabei mit minimalen Schulungsaufwänden aus. Erfahrungen zeigen, dass die Endanwender innerhalb von maximal 30 Minuten geschult werden.

Workforce Management ist kein neues Konzept. Deshalb gibt es eine große Anzahl an etablierten Anbietern auf dem Markt. Viele dieser Lösungen wurden ursprünglich als on-premise-Lösungen erdacht und tragen dies in ihrer Produkt-DNA. Diese Lösungen zeichnen sich häufig durch langwierige Implementierungen, nicht-standardisierte Schnittstellen, hohe Set-Up-Kosten und laufende Kosten für Updates und Upgrades aus.
Quinyx hingegen ist als reine SaaS-Lösung sehr schnell implementierbar. Und auf Grundlage der offenen, dokumentierten und web-basierten Schnittstelle umfassend in Ihre bestehende und zukünftige IT-Infrastruktur integrierbar.

Das System zeichnet sich durch kurze und schnelle Release-Zyklen und eine hervorragende Verfügbarkeit (99,98%) aus. Daneben umfasst das System durch den modularen Aufbau verschiedenste Funktionalitäten im Bereich der Personaleinsatzplanung und liefert diese aus einer Hand. Dadurch müssen keine weiteren Systeme eingekauft und integriert werden.

Außerdem begleiten wir die Implementierung in zielgerichteten Projekten vom Start bis zum Roll-Out und garantieren damit den Projekterfolg unserer Kunden.

Hier gibt’s weitere, umfangreiche Tipps rund um das Thema Arbeitszeit-Erfassung.

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Anke Otte

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