Die Geschichte von Rituals
Rituals begann mit einer einfachen, aber wirkungsvollen Idee: dass selbst der gewöhnlichste Moment – eine Dusche am Morgen, ein Kaffee in der Mittagspause, der Heimweg nach der Arbeit – in etwas verwandelt werden kann, das sich bedeutsam anfühlt. Diese Philosophie hat aus einem einzigen Concept Store eine globale Retail-Marke mit über 1.500 Stores und einer starken Präsenz in Europa, Asien und dem Nahen Osten gemacht.
Diese Philosophie funktioniert jedoch nur, wenn die Menschen, die sie vermitteln, sie auch selbst spüren. Storemanager, die einen fairen, praxistauglichen Dienstplan erstellen können, haben mehr Freiraum für die Kundinnen und Kunden vor Ort. Mitarbeitende auf der Fläche , die darauf vertrauen können, dass ihre Stunden stimmen, können sich auf den Moment konzentrieren, den sie gestalten möchten – statt auf den Verwaltungsaufwand, der nach Schichtende auf sie wartet.
Mit dem Ziel, bis 2030 auf 2.500 Stores, 25.000 Mitarbeitende und 4 Milliarden US-Dollar Umsatz zu wachsen, geht Rituals dieses Spannungsfeld aktiv an. Statt seine Workforce-Management-Plattform zu ersetzen, konzentriert sich Rituals darauf, den vollen Mehrwert des bereits vorhandenen Systems auszuschöpfen.
Eine langjährige Partnerschaft – und ein bekanntes Problem
Rituals arbeitet seit fast zehn Jahren mit Quinyx zusammen und hat die Plattform schrittweise in einem phasenweisen Ansatz eingeführt, der die Komplexität eines Geschäftsbetriebs in 18 Ländern widerspiegelt. Das Potenzial war klar: Die Planungspraktiken unterschieden sich von Markt zu Markt, Lohnabrechnungsdaten flossen nicht immer so reibungslos, wie sie könnten, und die Zentrale hatte nur begrenzten Einblick in die Arbeitsstunden auf lokaler Ebene. In einigen Märkten füllten noch vertraute Tools Lücken, die Quinyx eigentlich schließen sollte.
„Neben Quinyx hatten wir noch ein weiteres globales WFM-System – es hieß Excel. Deshalb mussten wir auch sicherstellen, dass Heads of Retail und Area Manager Excel nicht länger akzeptieren und die Menschen wirklich an das Tool heranführen."
Die Aufgabe war klar: eine Plattform mit starkem Fundament weiterentwickeln – tiefer in der Organisation verankern, stärker in den Arbeitsalltag integrieren und zu einem zentralen Baustein dafür machen, wie Rituals seine globalen Ziele erreicht.
Alle an einen Tisch bringen
Die Teams erkannten schnell, dass die Lücke zwischen „Quinyx haben" und „Quinyx wirklich nutzen" keine technische war. Sie war menschlich. „Es ist eine Kombination aus verschiedenen Faktoren … Entscheidend ist, die richtigen Stakeholder einzubinden." Drei Kerngruppen hatten ein Interesse daran, dass dies gelingt, und mussten Teil der Lösung sein:
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HR-Teams waren für Compliance und die Genauigkeit der Lohnabrechnung verantwortlich.
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Retail-Teams mussten in ihren lokalen Märkten bessere Planungsentscheidungen treffen.
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Business-Control-Teams steuerten die Personalkosten auf globaler Ebene.
Jahrelang hatten diese Gruppen mit unterschiedlichen Tools, unterschiedlichen Daten und unterschiedlichen Anreizen gearbeitet. Die eigentliche Arbeit bestand darin, alle auf eine gemeinsame Plattform und eine gemeinsame Arbeitsweise auszurichten.
Für langfristigen Erfolg:
97 % aktive Nutzer dank Champions-Modell
Rituals wusste, dass sich echte Verhaltensänderungen in einer so großen Organisation nicht von oben anordnen lassen. Stattdessen baute das Unternehmen ein Netzwerk lokaler Quinyx-„Champions" auf: Key User in jedem Markt, die als Expertinnen und Experten sowie als Fürsprecher für die Plattform agieren. Sie beantworten Fragen, lösen Probleme und teilen aktiv Verbesserungsideen mit dem zentralen Team. Indem Rituals die Menschen auf diese Weise einbezog, wurde das Programm zu etwas, das die Teams gemeinsam gestalten – statt zu etwas, das ihnen auferlegt wird.
Globale Implementierungen von Workforce-Management-Tools kommen oft nicht über eine passive Nutzung hinaus: Mitarbeitende laden eine App herunter, die sie selten öffnen. Vor diesem Hintergrund stechen die Zahlen von Rituals hervor. 97 % nutzen die App wöchentlich vor ihrer Schicht aktiv, und 84 % melden sich am Tag ihrer Schicht an.
„Akzeptanz ist immer der Schlüssel. Wir arbeiten mit lokalen Key Usern zusammen, damit sie zu Quinyx-Botschaftern werden. Sie treiben nicht nur Nutzung und Know-how voran, sondern kommen auch mit ihren Verbesserungswünschen zu uns und sammeln Input zu den Herausforderungen aus der Praxis."
Innovativere Planung, zufriedenere Mitarbeitende
Es passt, dass ein Unternehmen, dessen gesamte Marke auf bedeutsamen Momenten aufbaut, so stark in das Erlebnis seiner eigenen Mitarbeitenden investiert. Intelligentere Planung ist nicht nur ein Effizienzgewinn im Back-Office. Sie ermöglicht es Store-Managern, einen Dienstplan zu erstellen, der für alle funktioniert. Sie gibt Mitarbeitenden auf der Fläche die Sicherheit, dass ihre Stunden stimmen. Und sie setzt Zeit und Energie frei, die stattdessen in die Customer Experience fließen können.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Rituals hat langfristig in Quinyx investiert und diese Investition mit einem starken Fokus auf Change Management verbunden. Das Ergebnis ist eine branchenführende Akzeptanz. Durch den Wegfall manueller Workarounds in den Prozessen hat Rituals die Compliance gestärkt, die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessert und Kosten gesenkt. Außerdem hat das Unternehmen die tägliche Zusammenarbeit der Teams aus HR, Retail und Finance neu gestaltet.
Indem Rituals Workforce Management an erster Stelle als menschliche Herausforderung und erst an zweiter Stelle als technologische Herausforderung verstanden hat, hat das Unternehmen eine seit Jahren genutzte Plattform in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandelt.