So geht
Personaleinsatzplanung heute

Teams verwalten. Dienstpläne erstellen.
Per App und Mausklick. Jederzeit. Von überall.
Mit modernem Workforce Management.
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So geht's:

Kapitel 1

Warum eine Software zur Personaleinsatzplanung?

Ein erfolgreiches Unternehmen braucht zwei Dinge: glückliche Mitarbeiter und zufriedene Kunden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer modernen Personaleinsatzplanung.

Wir bei Quinyx glauben, dass wir eines der besten Leitbilder der Welt haben: "Wir helfen, eine lächelnde Belegschaft zu schaffen."

Wir möchten allen unseren verschiedenen Kunden ein Lächeln auf die Gesichter zaubern: von Hotels, Restaurants und Cafés über den Einzelhandel, das Gesundheitswesen bis zu Lager- und Logistikunternehmen, produzierenden Unternehmen und sogar Flughäfen. Und dieses Lächeln reicht von der Manager-Ebene bis hin zu Teilzeitbeschäftigten und Aushilfen.

Der Grund dafür ist eine moderne, Mobile-First- und Cloud-basierte Software zur Personaleinsatzplanung. Alles, was wir tun, baut auf unseren vier Säulen Qualität, Einfachheit, Leidenschaft und Innovation auf. Wir kombinieren technische Exzellenz und modernste Softwareentwicklung mit unserem Wunsch, die Menschen immer an die erste Stelle zu stellen. Dabei stellen wir uns ständig die Frage: "Wie wird das Leben der Menschen dadurch verbessert?"

Das ist, was eine exzellente Personaleinsatzplanungs-Software ausmacht. In diesem Leitfaden möchten wir Ihnen einen Überblick über die Aspekte geben, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Personaleinsatzplanung effizient gestalten möchten. Außerdem möchten wir Ihnen zeigen, welche Auswirkungen dies auf Ihr Unternehmen haben wird.

Wir sind stolz darauf, die operativen Herausforderungen unserer Kunden zu verstehen und ihnen durch die Entwicklung großartiger Software zu helfen. Wir entwickeln die benutzerfreundlichste Personaleinsatzplanungs-Software, die auf dem Markt erhältlich ist. In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen, wie auch Sie davon profitieren können.

Goran Pavlic - Rituals Cosmetics
Quinyx übersetzt die Verkaufsziele und die Ziele, die wir für unsere Filialen festlegen, in Schichten pro Stunde und hilft, die richtige Person mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben.
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Kapitel 2

Automatisieren Sie Ihre Dienstpläne und Aufgaben

Die Erstellung intelligenter und automatisierter Dienstpläne ist eine entscheidende Voraussetzung für jede personalintensive Organisation.

Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, ist die Voraussetzung für besten Kundenservice und zufriedenere Kunden.

Genauso wie schlechte Geschäfte Sie Geld kosten, kosten auch schlechte Dienstpläne bares Geld. Sie können letztendlich den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg in Ihrem Unternehmen ausmachen.

Eine gute Personalplanungs-Lösung erleichtert Ihren Planungsprozess. Mit guten Dienstplänen finden Sie die optimale Balance zwischen der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, der reibungslosen Geschäftsabwicklung und der Kontrolle Ihrer Personalkosten. Die Lösung sollte vollständig anpassbar sein auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. So stellen Sie sicher, bestmöglichen Ergebnisse und ROI zu  erzielen.

Zusammenfassend:
Wenn Sie eine Software zur Personaleinsatzplanung verwenden, können Sie:

1. Personalkosten in Echtzeit kontrollieren

Sie sehen, wie viele Stunden Sie und Ihre Mannschaft täglich, wöchentlich und monatlich arbeiten.

2. Personal aufgrund von Kennzahlen planen

Verstehen Sie Ihr Geschäft noch besser. Stellen Sie sicher, dass Sie immer die richtigen Teammitglieder einsetzen, indem Sie tiefer als bisher in die Funktionsweise Ihres Unternehmens einsteigen.

3. Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten

Die Software erlaubt Ihnen, Ihre Mitarbeiter aktiv bei der Einsatzplanung mit einzubinden. Sie können mitentscheiden wann sie arbeiten. Studien zeigen, dass involvierte Mitarbeiter produktiver und zufriedener bei der Arbeit sind. Und Sie sparen sich regelmäßige Planänderungen, indem Sie die Mitarbeiter vorab nach Verfügbarkeiten und Wünschen fragen.
Diese Änderungen können Sie automatisiert und in Echtzeit an Ihre Mitarbeiter kommunizieren. Ohne Excel-Dateien, Emails und lange Telefonate.

 

Schon gewusst?

Eine Personaleinsatzplanungs-Lösung spart 9 Arbeitsstunden pro Manager und Woche (McKinsey)

Quinyx reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung der Einsatzpläne um die Hälfte (London City Airport)

Unternehmen mit einer digitalen Personaleinsatzplanung haben 20 % mehr Zeit, sich um ihre Kunden zu kümmern (Aberdeen Group)

20% der Mitarbeiter, die in Schichten arbeiten, geben an, dass die Möglichkeit, selbst Schichten zu wählen, oberste Priorität bei der Arbeit hat. (Quinyx / Development Economics & Censuswide)

Michelle Truss - London City Airport
Für die Erstellung manueller Dienstpläne benötigten wir in der Regel mindestens ein paar Tage pro Woche für jede Abteilung. Und das ohne die laufende Verwaltung von Urlaubsanträgen und der Organisation und Kommunikation von Schichtwechseln. Seit wir Quinyx einsetzen, hat sich die Geschwindigkeit unserer Personaleinsatzplanung massiv erhöht und die Zeit, die wir dafür brauchen, um 50% reduziert.
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So implementieren Sie eine Lösung für Personaleinsatzplanung

Unser Leitfaden für eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung Ihrer Personaleinsatzplanungs-Software.

Kapitel 3

Integriertes Aufgabenmanagement

Eine der Schlüsselelemente einer effektiven Personaleinsatplanung ist ein reibungsloses Aufgabenmanagement. Die Kunst ist es, den Überblick zu behalten, was wann von wem gemacht wird.

Wenn Sie eine Personaleinsatzplanung für Ihr Aufgabenmanagement verwenden, können Sie effizienter arbeiten und dafür sorgen, dass Sie noch produktiver sind.

Damit können Sie wiederkehrende Aufgaben für die gesamte Organisation oder einzelne Mitarbeiter problemlos planen. Zum Beispiel das Öffnen und Schließen von Filialbetrieben. Sie erhalten über die App in Echtzeit die Information, wer diese Aufgabe wann erledigt hat. So können Sie die Ausführung der Aufgaben schnell und einfach nachverfolgen. Behalten Sie die volle Kontrolle darüber, was getan wird, wann es durchgeführt wird und wie gut es gemacht wird.

Darüber hinaus können Sie leicht überprüfen, wann die Aufgabe abgeschlossen wurde, und den damit verbundenen Zeitstempel sehen. Dies macht das Leben für Manager einfacher und produktiver. Sie können diese Daten auch aufzeichnen, speichern und exportieren. Sagen Sie Auf Wiedersehen zur Aufgabenzuteilung mit Excel oder Stift und Papier.

Ihr Unternehmen ist auf Compliance angewiesen? Dann können Sie mit einer besseren Aufgabenverwaltung sicherstellen, dass Routineaufgaben ausgeführt und beibehalten werden. Und die gleichbleibende Qualität in der Ausführung durch verschiedene Mitarbeiter sicherstellen. Sie können sogar jede Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen. Und so Ihren Mitarbeitern eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung mit visuellen Hilfen für alle Schritte geben, zum Beispiel für das Öffnen des Ladens oder die Reinigung der Toiletten.
Das Beste am integrierten Aufgabenmanagement ist, dass jeder Mitarbeiter seine Aufgaben in Echtzeit in der App sehen und nach der Erledigung mit einem Zeitstempel versehen kann.

Mark Robertson - Benugo
Neben der Reduzierung der Zeit, die Manager für die Planung benötigen, besteht der große Faktor im Unternehmen darin, dass unsere Mitarbeiter in der Lage sind, auf ihre Aufgabenbereiche zuzugreifen, Schichten zu überprüfen, ihr Profil zu verwalten und über die Quinyx-App mit ihrem Manager zu kommunizieren. Das hat uns eine Menge Zeit gespart.

Kapitel 4

Einfache Erstellung von Zeitübersichten und laufender Personalabrechnung

Durch die Integration von Zeit und Anwesenheiten in ein Planungsmodul ist die Einsatzplanung für jeden unkompliziert, problemlos und einfach.

Ein Zeitmanagement-Element für Ihre Personaleinsatzplanung gibt Ihnen nicht nur die volle Kontrolle über die geleisteten Arbeitszeiten und die Integration in Ihre Dienstpläne. Es sorgt auch auch für klare Genehmigungsabläufe für Ihre Manager, die schnelle Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen sowie die Sicherstellung Ihrer gesamten Krankheit. Sämtliche Urlaub- und Abwesenheitsfälle werden an einem Ort verwaltet und gespeichert.

Exzellente Lösungen zur Personaleinsatzplanung integrieren außerdem Ihre Gehaltsabrechnung in Ihr Zeitmanagement. Das heißt, Sie können die Lohnabrechnung mit einem Klick ausführen und dabei das Risiko von Fehlern erheblich reduzieren. Mit den besten Systemen können Sie außerdem automatisch die Zahlungstypen aus der geplanten und den geleisteten Arbeitszeiten berechnen. Und Sie erhalten die Möglichkeiten, die Sie benötigen, um die Überstunden besser zu steuern.

Schon gewusst?

Der Pizza-Riese Papa John's reduzierte seine Arbeitskosten in nur 8 Wochen um 3%, als er Quinyx testete.

Fast 40% der Unternehmen berichten über einen Rückgang der Fehlzeiten bei der Verwendung einer Personaleinsatzplanungs-Lösung (Aberdeen Group).

Bhrijesh Patel - Papa Johns
Seit wir Quinyx einsetzen, können wir einen deutlichen Rückgang unserer Arbeitskosten feststellen. Früher waren es rund 33%. Nun liegen sie knapp über 28% der Gesamtkosten. Es ist ein massiver Rückgang und großartig für unser Endergebnis.
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Kapitel 5

Intelligente Budgetierung und Prognose

Leistungsstarke Prognosen sind für jedes erfolgreiche Unternehmen unerlässlich. Eine Personaleinsatzplanung mit integrierter Prognosefunktion ist ein echter Wettbewerbsvorteil.
Mit einer intelligenten Personaleinsatzplanung können Sie automatisiert Budgets und Prognosen auf der Grundlage historischer Daten erstellen. So können Sie entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens planen.

Mit einem hochmodernen Prognosemodul können Sie:
  • den Umsatz der Vorjahre mit zukünftigen Prognosen vergleichen.
  • Umsatz- und Personalbudgets erstellen.
  • optimierte Dienstpläne erstellen.
  • die Steuerung Ihres Unternehmens optimieren.
  • die Zukunft anhand historischer Daten progostizieren.
  • eine schnelle und effiziente Planung auf der Grundlage mehrerer auswählbarer Variablen und KPIs erstellen.
  • transparente und detaillierte Informationen zu Ergebnissen im Vergleich zu Prognose und Budget erhalten.
  • den Umsatz der Vorjahre mit der Prognose von morgen ermitteln und vergleichen.

Genaue und effektive Prognosen können den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen.
Eine gute Prognose sollte ein Balanceakt zwischen dem sein, was Ihr Unternehmen erreichen soll, und dem, was es erreichen kann.

Schon gewusst?

Die Produktivität steigt um 25%, wenn sich die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit identifizieren und mit ihren Kollegen vernetzt sind. (Gallup)

Mitarbeiter, die sich nicht als ausreichend wertgeschätzt fühlen, haben eine zweimal höhere Wahrscheinlichkeit, ihren Job im nächsten Jahr aufzugeben, als die, die sich als anerkannt fühlen. (Forbes)

95% der Teilzeitbeschäftigten geben an, dass die Verwendung einer App es ihnen leicht macht, ihre Schichtpläne an ihre Bedürfnisse anzupassen. (Harvard Geschäftsbericht)

90% der befragten Manager glauben, dass es einen Zusammenhang zwischen Mitarbeiter-Engagement und verbesserter Leistung, Kundenservice und Produktivität gibt. (hr.com)

Kapitel 6

Ein Kommunikations-System für Ihr gesamtes Unternehmen

Mit einer modernen Software zur Personaleinsatzplanung ist die Kommunikation schnell, einfach und macht Spaß.

Lösungen für Personaleinsatzplanung sollten mehr Spaß machen und eine Schlüsselrolle für die Arbeit spielen. Deshalb haben wir einen Mobile-First-Ansatz. Das bedeutet, dass die Kommunikation in Echtzeit und problemlos erfolgt. Und zwar  egal, ob eine Schicht getauscht wird, Ersatz für eine unbemannte Schicht gefunden wird oder ein Urlaubsantrag  genehmigt wird.

Schafft man es nicht, effektiv zu kommunizieren, bedeutet dies, dass die Mitarbeiter nicht ihr volles Potenzial entfalten. Sie engagieren sich weniger, fühlen sich eher demotiviert. Außerdem fehlt ihrer Arbeit die Richtung. Und sie fühlen sich in Bezug auf die persönliche und berufliche Entwicklung und den Fortschritt ausgebremst. Das wird für Arbeitgeber immer wichtiger, da Millennials (und ihre Werte) die größte demografische Herausforderung am Arbeitsmarkt werden.

Durch die Integration einer leistungsstarken Kommunikation in Ihre PEP-Lösung sind Ihre Mitarbeiter engagiert, motiviert und bleiben länger bei Ihnen.

Schon gewusst?

Der London City Airport verzeichnete eine 100% ige Steigerung der Resonanz bei der jährlichen Mitarbeiterbefragung, als er diese über Quinyx sendete.

Benugo berichtet, dass dank Quinyx die Kommunikation um 100% verbessert wurde.

84% der Millennials glauben, dass eine offene Kommunikationspolitik bei der Auswahl eines Jobs wichtiger ist als Vergünstigungen (GlassDoor).

Nur 15% der Angestellten glauben, dass ihr Arbeitgeber gut kommuniziert. (CPID)

Tomas Andersson - GANT
Die mobile App hat die Kommunikation mit den Mitarbeitern erheblich verbessert. Jetzt können wir die Mitarbeiter schneller und einfacher mit wichtigen Informationen erreichen. Wir kommunizieren unsere Termine auch sechs Monate im voraus an die Mitarbeiter, was es ihnen viel einfacher macht, ihre Freizeit zu planen.
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Kapitel 7

Analysen & Reportings

Intelligente Personaleinsatzplanung gibt Ihnen einen Überblick über Ihr Unternehmen und bietet Ihnen fundierte Einblicke, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und erfolgreicher zu sein.
Sie erhalten leicht verständliche Daten und Auswertungen, um  Ihre Belegschaft optimal einzusetzen. Und so erhalten Sie den optimalen Überblick über Ihre Personaleinsatzplanung. Sie bekommen eine Analyse der historischen und Echtzeitdaten. Durch diese automatisierten Analysen und Reportings erhalten Sie dann Vorschläge, wie Sie Ihre Einsatzplanung weiter optimieren können.

Diese Möglichkeit der intelligenten Algorithmen ist für die Zukunft des Workforce Managements von grundlegender Bedeutung. Mit einer Lösung zur Personaleinsatzplanung können Sie die Geschäftsleistung radikal verbessern. Denn Sie können die zugrunde liegenden Big Data verwenden, um bessere Entscheidungen auf der Grundlage von Verlaufs- und Echtzeitanalysen zu treffen.

Zusammenfassung:

Wichtige Bestandteile einer Personaleinsatzplanungs-Lösung sind:

  • Die Aufgliederung der Anzahl der Verkäufe pro Stunde und pro Mitarbeiter.
  • Der Prozentsatz der Gehaltskosten im Verhältnis zum Umsatz.
  • Lohnkosten
  • Der Prozentsatz der Abwesenheiten, einschließlich Statistiken zu Krankheitstage und Urlaubstagen.
  • Die optimale Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter, einschließlich der Anzahl der Vollzeitmitarbeiter, die Sie im Vergleich zu Teilzeit-Mitarbeitern benötigen.

Schon gewusst?

Wenn keine Maßnahmen zur Ermöglichung von flexiblen Arbeitzeitmodellen geschaffen werden, könnte dies die Wirtschaftsleistung Großbritanniens bis 2023 bis zu 12 Mrd. GBP kosten. (Quinyx / Development Economics & Censuswide)

90% der Swarovski-Mitarbeiter haben die Quinyx-App in ihrer ersten Nutzungswoche heruntergeladen.

Der führende Modehändler GANT hat die Zeit, die er für seine Personalplanung benötigt, um 75% reduziert, seit er Quinyx im Einsatz hat.

Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern sehen eine Steigerung der Profitabilität um 22%. (Gallup)

Nico Wartenberg - Rituals Cosmetics
Wir haben eine IT-Strategie, die auf der Cloud basiert, Best-of-Breed und Software, die einfach über APIs verbunden werden kann. Quinyx passt perfekt dazu. Ein weiterer Grund ist, dass sie echte Experten in Workforce-Management-Funktionen sind, die den Alltag in unseren Filialen verändern

Kapitel 8

Interessiert? Dann machen Sie den nächsten Schritt.

Definieren Sie, was Ihr Unternehmen benötigt, wo Ihre wichtigsten Verbesserungsbereiche liegen, und was Sie als Nächstes tun möchten.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden und die Vorstellung der verschiedenen Aspekte der Personaleinsatzplanung nützlich für Sie waren. Der erste Schritt besteht für uns immer darin, zu verstehen, was der spezielle Bedarf für Ihr Unternehmen ist, wo Sie sein wollen, und wie wir Sie dabei unterstützen können.

Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Organisation ungefähr das Zweifache der Zeit benötigen wird wie Ihr Lieferant einer Personaleinsatzplanungs-Lösung. Viele Organisationen unterschätzen diesen Punkt in ihren Projektberechnungen. Bestimmte Teile des Projekts können vom Lieferanten einfach nicht ausgeführt werden, und Ihre Organisation sollte ausreichend Zeit für die Durchführung dieser Aktivitäten reservieren.

Der Vorteil einer Cloud-Lösung im Vergleich zu eine "On Premise" Lösung ist allerdings, dass dieser Zeitbedarf sehr viel geringer ist. Auch zukünftige Updates sind "silent". Das heißt, dass Sie dafür keinen internen Ressourcen bereitstellen müssen.

 

Ihre Personaleinsatzplanungs-Lösung betrifft alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation.

 

Daher ist Kommunikation wichtig, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Der Buy-In muss von den leitenden Angestellten auf C-Ebene bis zum Teilzeitangestellten sichergestellt werden. Die Teilzeitbeschäftigten sind in der Regel an Bord zu bekommen, da eine moderne PEP-Lösung für sie meistens von großem Vorteil ist. Berücksichtigen Sie jedoch die Bereichsleiter, die Schichtplaner und die HR-Manager, um sicherzustellen, dass auch sie den Nutzen in Ihrem WFM-Projekt sehen.

Es gibt keinen Grund, einen dieser Faktoren Ihr geplantes Projekt verzögern zu lassen. Wenn Sie jetzt loslegen wollen, müssen Sie lediglich die Informationen bereithalten, wenn Sie einen Lieferanten ausgewählt haben, damit Ihr Team sofort an den Start gehen kann. Selbst wenn eine Implementierung einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt es sich angesichts des enormen Potenzials und der Einsparungen, die bei richtiger Implementierung zur Verfügung stehen.

Sie möchten mehr erfahren und den nächsten Schritt machen? Dann freuen wir uns sehr, von Ihnen zu hören!

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1. Schenken Sie uns 30 Minuten Ihrer Zeit für ein kurzes Telefonat, damit wir Ihre individuellen Anforderungen verstehen.2. Danach zeigen wir Ihnen eine personalisierte, kostenlose  Produktdemo, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.3. Wenn Ihnen das Ergebnis gefällt, setzt unser Onboarding Team das System für Sie auf und hilft, damit Sie schnell starten können.