Flexibilität in der Personalplanung. Und warum das für die Zukunft entscheidend sein wird.

by | 26.11.2018
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Das wirtschaftliche Risiko von Unternehmen, die den Bedürfnissen ihrer Arbeitnehmer nach flexiblen Arbeitszeiten nicht gerecht werden, ist immens. Das zeigt eine aktuelle Studie, die Quinyx zusammen mit dem internationalen Marktforschungsinstitut ”Development Economics and Censuswide” erstellt hat. Demzufolge liegt das wirtschaftliche Risiko allein in Großbritannien bis 2023 bei 12 Milliarden Pfund pro Jahr!

Und auch in Deutschland ist das ein großes Thema. Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ändern sich rasant. Die drei Hauptursachen sind:

  • Die sich wandelnden Bedürfnisse der Arbeitnehmer: Immer mehr Mitarbeiter suchen statt handwerklich geprägter oder Dienstleistungs-Jobs eher eine Büro-/Angestelltenbeschäftigung. Und möchten diese ihren Lebensbedingungen flexibel anpassen.

  • Veränderte Erwartungen der Kunden, die eine rund-um-die-Uhr Verfügbarkeit der Unternehmen erwarten.

  • Die digitale Transformation, die den Wettbewerbsdruck immer schneller erhöhen.

Eine schwierige Zeit für heutige Unternehmen. Egal ob im Gesundheitswesen, im Einzelhandel, im Gastgewerbe oder in der Logistik, ein rund um die Uhr arbeitendes Unternehmen zu steuern, gleichzeitig mit der Digitalisierung Schritt zu halten und die Anforderungen der Kunden und Mitarbeiter zu erfüllen, ist eine wahre Herausforderung für die Führungskräfte von heute.

Dem Wettbewerb den entscheidenden Schritt voraus zu sein, ist nur dann möglich, wenn man die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort hat. Wir bei Quinyx sind der festen Überzeugung, dass dies der einzige Weg ist, diese schwierige Transformation zu bewältigen.

Spricht man die Möglichkeiten der flexiblen Arbeitsbedingungen an, erntet man allerdings häufig Stirnrunzeln und Achselzucken. Denn das wird in der Regel mit niedrigerer Produktivität und erhöhten Kosten gleichgesetzt.

Unternehmer und Manager fürchten vor allem logistische Kopfschmerzen und steigende Ressourcen, die investiert werden müssen, um den Personaleinsatz mit Excel-Tabellen, E-Mails oder sogar Stift und Papier zu planen, umzusetzen und an die Mitarbeiter zu kommunizieren.

Wir glauben, dass das genaue Gegenteil der Fall ist. Denn mit den richtigen Tools und Technologien können Unternehmen heute flexibel arbeiten und so ihre Produktivität steigern, Zeit einsparen, Kosten senken, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und als Arbeitgeber attraktiver werden.

Dies wird durch die Ergebnisse der Studie untermauert. Hier wurde im Detail untersucht, wie flexibles Arbeiten dazu beitragen kann, ein Erfolgsmotor für Firmen im 24/7-Zeitalter zu sein. In einer Zeit, in der die künftige Wirtschaftsleistung auf dem Prüfstand steht, bietet Flexibilität eine realisierbare Antwort - mit einem Anstieg der Wirtschaftsleistung um 12 Milliarden Pfund (= 13,5 Mrd.Euro) allein in Großbritannien bis 2023.

Zwar ist flexibles Arbeiten keineswegs ein absolutes Allheilmittel. Aber es bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitskraft  wann und wie sie können, zur Verfügung zu stellen. Die Unternehmen können das mit ihren Anforderungen abgleichen und so eine maximale Deckungsgleichheit der Anforderungen beider Seiten finden. Die Belohnung: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Und das wiederum führt zu zufriedeneren Kunden und mehr Umsatz.

Viele Organisationen arbeiten zurzeit zwar schon bis zu einem gewissen Grad flexibel. Wir glauben jedoch, dass hier oft noch nicht das volle Potenzial ausgeschöpft wird. Erforderlich dazu sind häufig Veränderungen sowohl in der Unternehmenskultur als auch in der Art und Weise, wie ein Unternehmen arbeitet.

Wie kann ein Unternehmen das meistern? Denn es erfordert Zeit, Planung und Einsatz. Vier Schlüsselfaktoren helfen Ihnen, die optimale Lösung zu finden:

 

1. Flexibilität für alle Arbeitnehmer

Flexibles Arbeiten war lange Zeit den Angestellten vorbehalten. Für viele Büroangestellte ist es einfach, zu Hause oder außerhalb ihrer normalen Arbeitszeiten zu arbeiten. Die Realität ist für Arbeiter und Angestellte im Dienstleistungssektor ganz anders.

Wie Sanjiv Kalevar, Vice President des globalen Investors Battery Ventures in Boston, kürzlich im britischen Magazin TechCrunch schrieb, haben die vielen - manchmal vergessenen - Arbeitskräfte im Transportwesen, im Gastgewerbe, im Einzelhandel und in vielen anderen Multi-Milliarden-Euro-Branchen nicht so deutlich von den jüngsten technologischen Verbesserungen profitiert wie die Büroangestellten. Da Millionen von Arbeitern erst einstempeln, wenn viele von uns zu Bett gehen, ist es wichtig, auch ihnen den Zugang zur Flexibilität zu ermöglichen. Dank der Cloud-basierten und Mobile-First-Technologie (mehr davon weiter unten) ist dies einfacher als je zuvor.

 

2. Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft

Was wollen Ihre Mitarbeiter? Was ist ihnen wichtig? Ist für sie - wie bei einem Drittel der Befragten - mehr Flexibilität wichtiger als eine Gehaltserhöhung? Unsere Umfrage ergab auch, dass 20% der Schichtarbeiter die Möglichkeit, ihre Einsatzzeiten frei wählen zu können, ganz oben auf ihre Prioritätenliste setzen. 16% priorisieren die Möglichkeit kurzfristig realisierbarer Schichtwechsel ganz oben auf ihrer Liste.

Wir fanden auch heraus, dass Arbeitnehmer mit Kindern grundsätzlich die flexible Möglichkeit von Teilzeitarbeit bevorzugen. Mitarbeiter mit anderen - zum Beispiel pflegebedürftigen - Angehörigen dagegen fangen lieber früher oder später an. Dies bedeutet, dass die Implementierung einer "one size fits all" Strategie für flexibles Arbeiten nicht funktionieren wird. Stattdessen ist es wichtig, dass die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Stimme und Wahlmöglichkeit geben, um gemeinsam festzulegen, welche Art von Flexibilität für sie am besten geeignet ist. In einigen Fällen kann dies bedeuten, dass unterschiedliche Pakete für verschiedene Mitarbeiter angeboten werden. Eine moderne Einsatzplanung ermöglicht dies.

 

3. Eine offene Kommunikationskultur

Besorgniserregend ist eine große Anzahl der Befragten, die befürchten, dass ihre Manager auf eine Flexibilitätsanforderung negativ reagieren würden oder dass dies sogar ihre Entwicklungsmöglichkeiten bei der Arbeit beeinträchtigen könnte. Diese Auffassung ist kontraproduktiv für die Arbeitgeber - auch für diejenigen, die sich bereits für ein flexibles Arbeiten in ihrem Unternehmen interessieren.

Um Missverständnissen in Ihrem Unternehmen entgegenzuwirken, überdenken Sie Ihre flexiblen Arbeitsrichtlinien und fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, mit ihren Vorgesetzten zu sprechen, wenn sich ihre Flexibilitätsanforderungen ändern. Dies beginnt mit Ihrer Kultur, Ihren Werten und Ihrer Unternehmensphilosophie. Einfach ausgedrückt: offene Gespräche über flexibles Arbeiten führen zu glücklicheren und produktiveren Mitarbeitern.

 

4. Nutzung der Möglichkeiten moderner Technologien

Cloud- und “Mobile First”-Workforce-Management-Lösungen sind elementarer Bestandteil der Technologien, die Sie unterstützen können. Und unsere Mitarbeiter-Zufriedenheitsanalyse ergab, dass fast ein Drittel der Beschäftigten der Ansicht ist, dass Technologien, mit denen Personaleinsatzpläne geteilt, gemeinsam genutzt und von einer App verwaltet werden, ihren Unternehmen helfen könnten, die Flexibilität zu erhöhen.

Bei Quinyx zum Beispiel bieten wir eine einfach zu nutzende App, mit der Manager mehr als die Hälfte der Zeit einsparen, die sie für die Planung ihrer Teams benötigen. Gleichzeitig erhöhen sie die Flexibilität der Mitarbeiter auszuwählen, zu welchen Zeiten sie arbeiten möchten und können.

Unsere Forschung hat gezeigt, wie wichtig es ist, die Hindernisse zu überwinden, denen Arbeiter gegenüberstehen, die mehr Flexibilität möchten oder aufgrund ihrer Lebensumstände benötigen. Moderne Technologien machen das möglich.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass in heutigen Unternehmen zwar bereits ein gewisses Maß an Flexibilität vorhanden ist, es aber noch einiges zu tun gibt. Die gute Nachricht ist, dass mehr Flexibilität allen zugute kommen kann - von den Arbeitnehmern, die mehr davon wollen, bis zu den Arbeitgebern, die sie umsetzen können. Jetzt ist die Zeit für eine Transformation der Arbeitsbedingungen.

 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was heute die Bedürfnisse einer flexiblen Belegschaft sind und wie Sie damit umgehen können, dann lesen Sie unser Whitepaper "8 Schritte zur sofortigen Steigerung von Mitarbeiterbindung und -engagement".

  

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Niclas Lundberg

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