Sind Ihre Mitarbeiter mit Ihrer Personalplanung zufrieden?

by | 06.03.2019
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 „Wie schaffen wir es als Arbeitgeber, attraktiv genug für unsere derzeitigen und neue Mitarbeiter zu bleiben?“

Diese Fragen hören wir in unseren Erstgesprächen immer wieder. Die Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource, die ein Unternehmen hat. Aber der Arbeitsmarkt ändert sich. Ganz besonders in Branchen, die darauf angewiesen sind, ihre Leute zur bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort zu haben, ist es schwierig, ausreichend gute Mitarbeiter zu finden und an das Unternehmen zu binden. 

Millionen von Menschen auf der ganzen Weltarbeiten in Schichten bzw. auf Stundenbasis. In Branchen wie Hotellerie, Logistik, Gesundheitswesen, Einzelhandel und anderen Dienstleistungssektoren sind derzeit weltweit über 1,5 Milliarden Menschen beschäftigt. Menschen, die zu ungeliebten Uhrzeiten arbeiten, Mindestlöhne verdienen, oft wenig Mitspracherecht bei ihrer Schichtplanung haben und wenig Flexibilität.

Kapital lässt sich beschaffen, Fabriken kann man bauen, Menschen muss man gewinnen“, sagt Hans Christoph von Rohr, ehemaliger CEO eines internationalen Anlagenbauers.

Dass man Menschen nicht nur mit Geld oder anderen Incentives gewinnt, wissen Motivationsforscher schon lange. Im Gegenteil: Die Bezahlung generell ist schließlich selbstverständlich - und eine bessere Bezahlung motiviert allenfalls kurzfristig.
An der Einstellung und der emotionalen Bindung zum Unternehmen ändert sie jedoch nichts.
Wir alle wissen, Führung durch Motivation bedeutet, regelmäßig Anerkennung zu zeigen, Eigenverantwortung zu überlassen, Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten oder Zugehörigkeitsgefühle zu erschaffen.

Klingt gut. Aber wir sollen Führungskräfte das alles schaffen? 

Haben Sie schon einmal über eine moderne, intelligente Workforce Management Lösung nachgedacht, die den Mitarbeiter in den Vordergrund stellt?
Die nicht zum Ziel hat, das letzte Quäntchen aus der "Ressource" Mitarbeiter herauszuholen?
Sondern den Mitarbeiter in die Planung integriert und ihm so die Wertschätzung entgegenbringt, die er verdient?

Unser Ansatz: Wer gebraucht wird und sich zugehörig fühlt, der fühlt sich motivierter, auch wenn er einmal viel zu tun hat. Und diese Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen treu.

Und die Vorteile liegen auf der Hand. Studien zeigen: Engagierte Mitarbeiter

  • sind glücklicher, gesünder und haben Spaß an der Arbeit.

  • machen Ihr Unternehmen profitabler. Laut der Ihnen sicherlich bekannten  Gallup Studie verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern eine Steigerung der Rentabilität um 22%. Und eine Studie von Watson Wyatt fand heraus, dass die Unternehmen mit starkem Engagement der Mitarbeiter ihren Aktionären in einem Zeitraum von fünf Jahren eine Rendite von 64% brachten - gegenüber 21% mit Mitarbeitern mit geringem Engagement.

  • Engagierte Mitarbeiter erzielen in Umfragen zur Kundenzufriedenheit eine um bis zu 20% höhere Bewertung als ihre Mitbewerber mit geringem Engagement.

  • Zufriedene Mitarbeiter, die sich bei ihrer Arbeit wertgeschätzt fühlen, geben viel mehr für Ihre Kunden. Dieselbe Gallup-Studie ergab, dass die Produktivität bei den engagierten Mitarbeitern erneut um 20% höher ist als bei den nicht-engagierten Mitarbeitern.

  • Die Anzahl der Krankheitstage, die von unengagierten Mitarbeitern in Anspruch genommen werden, ist doppelt so hoch wie die von engagierten Mitarbeitern

 

Die Gallup Studien zeigen aber auch:

60 Prozent der Arbeitnehmer haben innerlich gekündigt

Der Grund dafür ist recht einfach.

 

Man kann die Uhr danach stellen. Schlüpfen wir mal in die Rolle des Arbeitnehmers: Sie durchlaufen einen langwierigen Interviewprozess, prüfen und werden wochenlang überprüft, um die richtige Job-Wahl zu treffen. Und dann sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich einig. Nachdem Sie eingestellt wurden, sehen die Dinge vielversprechend aus. Und Sie sind ganz aufgeregt, wenn Sie die neuen Kollegen treffen und in den spannenden neuen Job eintauchen.

Dann geht die Flitterwochenphase dahin. Und etwas geschieht - quasi eine sich selbst erfüllende Prophezeiung. Ihr Chef tut etwas (oder tut etwas nicht), was Sie dazu bringt, seine Integrität in Frage zu stellen.

  • Gefühlt sind es andauern Sie, die die unschönen Schichten bekommen.
  • Sie haben keine Ahnung, wie Ihr Vorgesetzter den Dienstplan zusammenstellt.
  • Ständig bekommen Sie die Info über eine Schichtplanung oder eine Änderung in der allerletzten Sekunde.
  • Stunden, die Sie definitiv gearbeitet haben, werden nicht abgerechnet.
  • Niemand fragt Sie, wann Sie verfügbar sind und gerne arbeiten würden.

Und dann kommt der Moment, wo Sie sich fragen, wo die schöne Wertschätzung aus der Interviewphase geblieben ist.

Zum ersten Mal haben Sie Zweifel und fragen sich, ob es sich wirklich um dasselbe Unternehmen oder den Manager handelt, den Sie im Einstellungsinterview kennengelernt haben.
Von da ab geht es abwärts, bis Sie schließlich feststellen, dass Sie für eine Person (oder eine Gruppe von Personen) arbeiten, die keine Ahnung hat, wer Sie wirklich sind.

Der Rest ist dann oft Geschichte. 

An jedem Arbeitstag verbringen wir 50% unserer wachen Zeit bei der Arbeit.

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Und jede Dienstplanung ist daher auch ein Eingriff in unsere Privatsphäre.

 

Wie sieht es in Deutschland aus? Wie steht es um die Loyalität der Arbeitnehmer bei uns?

Gallup Studie Deutschland

- Innere Kündigungen kosteten Deutschland laut Gallup allein in 2018 zwischen 77 und 103 Milliarden Euro.

- Die Mehrheit der Arbeitnehmer/innen in Deutschland nimmt ihr Unternehmen nicht als agil wahr. 

- 8 Komponenten, auf die es laut Gallup ankommt, um Agilität zu fördern:

  • Kooperation
  • Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung
  • Fehlerkultur
  • Empowerment
  • Förderung neuer Technologien
  • Simplizität
  • Wissensaustausch
  • Innovationsoffenheit

- Es fehlt an Kooperation mit den Mitarbeitern, Tempo bei Entscheidungsfindung und Fehlerkultur

- Emotionale Bindung zahlt sich in barer Münze aus

Quelle: Gallup, Engagement Index Deutschland 2018

 

 

Manager haben einen direkten Einfluss auf die emotionale Bindung ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen. 

Warum die Mitarbeiter kündigen, läuft häufig auf ein Wort hinaus: mangelnde Wertschätzung.

Mitarbeiter, die ihr Unternehmen verlassen, fühlen sich oft nicht genug wertgeschätzt. Genauer gesagt: sie fühlen sich nicht genug wahrgenommen, ihre Wünsche und Erwartungen nicht ausreichend berücksichtigt. Oder sich schlicht und ergreifend nicht integriert. 

Sobald Mitarbeiter sich nicht mehr emotional für ihre Arbeit engagieren und "ausgecheckt" haben, können Sie darauf wetten, dass sie ihren Lebenslauf aktualisieren.

Aber wie schafft man es als Vorgesetzter, seine Mitarbeiter zu motivieren, zu engagieren und zu binden?

Die Lösung: Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre Planung

 

 

Wie kann eine Mitarbeiter-orientierte Workforce Management Lösung hier den Unterschied machen?

Gute Workforce-Management-Lösungen sind mitarbeiterorientiert und vor allem wertschätzend aufgesetzt. Das heißt, der einzelne Mitarbeiter hat bereits in der Planerstellung einen entscheidenden Einfluss. Sei es durch die Abgabe von Wünschen und Verfügbarkeiten oder durch den selbst organisierten Austausch mit den Kollegen - immer auf Basis der Unternehmensvorgaben zum Arbeitszeitbedarf.

Zwei Themen sind Mitarbeitern in Bezug auf ihre Arbeitszeit besonders wichtig: Planungssicherheit und Einfluss auf die eigene Arbeitszeit. Arbeitgeber, die es schaffen, beides unter einen Hut zu bringen, steigern ihre Attraktivität um ein Vielfaches.

Mit den zunehmenden Möglichkeiten der Digitalisierung und der weiten Verbreitung von Smartphones erkennen immer mehr Manager in den Unternehmen, wie wichtig eine digitale Personaleinsatzplanung ist. 

Quinyx hat von Anfang an auf eine cloud-basierte Lösung gesetzt. Die Software kann so schnell auf sich ändernde Rahmenbedingungen und die Anforderungen der einzelnen Unternehmen angepasst werden.

Das Herzstück von Quinyx ist die App90 % aller Zugriffe auf das System kommen mittlerweile über Smartphones. Und die Mitarbeiter lieben die App und geben ihr Bestwertungen in den Bewertungsportalen:

Quinyx Bewertungen

In vielen Firmen läuft die Kommunikation der Dienstplanung über Whats App oder Emails. Ganz abgesehen von den Datenschutzregularien möchten die meisten Mitarbeiter aber Geschäftliches von Privatem trennen. 

Mit der Quinyx App geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, jederzeit und von jedem Ort

  • zu sehen, wann ihre nächste Schicht beginnt
  • zu sehen, wie viele Stunden sie im aktuellen Monat schon gearbeitet haben
  • zu sehen, ob offene Schichten zur Verfügung stehen.
  • Schichten zu tauschen
  • Urlaubsanträge zu stellen, Krankheitstage zu melden
  • mit Ihren Kollegen über ihre "Dienst-"App zu kommunizieren.

Sie haben somit die Flexibilität und die Kontrolle über ihre Arbeitszeit. 

 

TRANSPARENTE UND RECHTZEITIGE INFORMATION DER MITARBEITER

Ein entscheidender Punkt, den Mitarbeiter in Umfragen bemängeln, ist, dass sie nicht genau wissen, wann sie arbeiten müssen bzw. dass sie über Schichtwechsel viel zu kurzfristig informiert werden. Das führt zur Unzufriedenheit.

Sobald ein Personalverantwortlicher einen Schichtplan mit Quinyx erstellt und veröffentlicht, werden alle Mitarbeiter benachrichtigt, deren Schichten darin geplant sind. Und das in Echtzeit über die App auf ihrem Handy. Lange Telefonketten sind passé.

Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen am Schichtplan vorgenommen werden, werden ebenfalls alle betroffenen Mitarbeiter über diese Änderungen sofort  benachrichtigt. In der App sehen die Mitarbeiter dann jederzeit ihren aktuellen Plan und können darauf reagieren.

Hier können sie auch ihren Urlaub oder Krankmeldungen einreichen oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. 

Das erspart sowohl dem Mitarbeiter als auch den Managern viel Zeit. 

DIE RICHTIGEN MITARBEITER ZUR RICHTIGEN ZEIT AM RICHTIGEN ORT

Das Ziel jedes Schichtplaners ist es, den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeiter anzupassen.

Aber das ist leichter gesagt als getan. Und jeder, der Personalpläne erstellt, kennt das: Da hat man in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet. Und dann ruft ein Mitarbeiter kurzfristig an, weil er krank ist. Oder keine Betreuung für sein Kind findet.

Jetzt gilt es, möglichst schnell Ersatz zu finden. Das bedeutet Planungsstress und Zeitaufwand. Das Ziel: jemanden zu finden, der a) Zeit und b) die erforderlichen Kenntnisse hat.

Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Der Planende sieht im System, welche anderen Mitarbeiter die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind.

Aber in der Regel weiß derjenige, der die Schichten plant, nicht, wer für eine bestimmte Schicht überhaupt verfügbar ist. Auch hier hilft die App. Damit kann der Planende ganz einfach eine Schicht erstellen und dann die Mitarbeiter nach deren Verfügbarkeit fragen. Und zwar indem er den Mitarbeitern, die diese Schicht buchen möchten, erlaubt, sich einzutragen. Das gilt natürlich nur für Mitarbeiter, die auch die festgelegten Qualifikationen erfüllen (Fähigkeiten, Positionen usw.).

Mit der Quinyx App werden die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft somit vor der Planerstellung  berücksichtigt. Die Mitarbeiter öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind spätere Anpassungen viel weniger erforderlich. 

SCHNELLE UND BEQUEME ERSTELLUNG, KOMMUNIKATION UND KONTROLLE VON AUFGABEN

Mit der App werden Aufgaben effizient zugewiesen. Die Mitarbeiter sehen die Aufgabenliste dann direkt auf ihrem Handy. Das erleichtert insbesondere Routinearbeiten. Denn dafür können einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. visuelle Hinweisen hinterlegt werden, zum Beispiel vom Öffnen & Schließen der Filiale bis hin zur abendlichen Reinigung. Das erleichtert auch Aushilfen die Erledigung.

Routineaufgaben werden so filialübergreifend einheitlich durchgeführt, insbesondere Aufgaben, für die bestimmte Regeln und Vorschriften gelten. Der jeweilige Mitarbeiter bestätigt in der App mit einem Zeitstempel, wann er diese Aufgabe durchgeführt hat. Und der Filialleiter hat diese Daten für Kontrollen und Auswertungen problemlos verfügbar. 

Ein gutes Workforce Management System schafft zudem Transparenz mit intelligenten Analytics-Funktionen. Und bietet so der Unternehmensleitung wichtige Argumente auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten, um gemeinsam mit den Mitarbeitern die bestmöglichen Lösungen zu finden.

DEN MITARBEITERN IHRE FLEXIBILITÄT ZURÜCKGEBEN

Eine weitere Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen, besteht darin, ihnen mehr Flexibilität während des gesamten Planungsprozesses zu geben.

In Quinyx können alle Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten eingeben. Dies bedeutet, dass sie dem Management mitteilen können, wann und wo sie jede Woche arbeiten können. Zum Beispiel Studenten, die tagsüber Unterricht haben, sind eher nachmittags verfügbar. Andere Mitarbeiter sind vielleicht Eltern und ziehen es vor, morgens zu arbeiten, während ihre Kinder in der Schule sind.

Mit Quinyx werden all diese Präferenzen direkt an das Management kommuniziert. Das spart allen viel Zeit und gibt den Mitarbeitern eine Stimme während des gesamten Prozesses.

VERBESSERUNG DER MITARBEITER-INTERAKTION

In der App gibt es das einfache und schnelle Kommunikationsmodul “Q-Mail”. Damit können Manager schnell und transparent mit Ihrer Belegschaft kommunizieren.

Zum Beispiel, indem sie Umfragen erstellen. Etwa, wie die aktuellen Werbeposter bei den Kunden ankommen oder das neueste Angebot. Die Mitarbeiter fühlen sich so noch mehr gehört, wertgeschätzt und eingebunden.

 

Eine Workforce-Management bietet also reichlich Vorteile, damit sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeiter mit der Personalplanung wieder zufrieden sind.

Ist das auch für Ihr Unternehmen spannend? Dann freuen wir uns auf Ihren Kontakt.

 

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Anke Otte

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