„Die Verwaltung des Personalbestands ist der wichtigste HR- und Betriebsprozess, den es für jedes große Unternehmen gibt, das auf den Einsatz von Arbeitskräften ohne Schreibtisch, sogenannte Deskless Workers, angewiesen ist. Die Personalverwaltung ist das Herzstück des Unternehmens - jede Änderung, die Sie vornehmen, hat enorme Auswirkungen auf Ihren Betrieb."
Dies sind die Worte von Erik Fjellborg, Mitbegründer und CEO von Quinyx. Wenn er mit Begeisterung über Workforce Management (WFM) spricht, lohnt es sich wirklich sehr, ihm zuzuhören.
Seit er als Teenager einen Sommerjob bei McDonald's hatte und die allererste Version von Quinyx WFM entwickelte, kennt Erik das gesamte WFM-Ökosystem besser als die meisten Menschen. Er hat alles erlebt, vom Endbenutzer bis hin zum Topmanagement.
Deshalb haben wir ihn gebeten, die wichtigsten 5 Fragen zu benennen, die Sie sich als Unternehmen stellen sollten, bevor Sie sich für eine neue WFM-Lösung entscheiden. Ebenso helfen diese Fragen beim Vergleich verschiedener WFM-Lösungen und sich für einen Piloten festzulegen. Erik bezieht sich dabei auch auf die Einschätzungen vom renommierten Gartner Institut im Gartner® Market Guide for Workforce Management Applications.
Hier kommen die fünf Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie mit Ihrer WFM-Implementierung beginnen.
1. Nutzt die WFM-Lösung die Möglichkeiten der Automatisierung und KI?
Laut Gartner® Market Guide for Workforce Management Applications aus 2021 werden bis 2025 45 % der großen Unternehmen mit stundenweise bezahlten Mitarbeitern und variablem Bedarf an Arbeitskräften die Automatisierung nutzen, um Entscheidungen zur Personaleinsatzplanung zu treffen.
Das bedeutet nicht, dass Ihre Teams aus den Bereichen Personal oder Operations (Betriebsleitung) durch Roboter ersetzt werden, sondern vielmehr, dass Ihre neue WFM-Lösung zu Ihrem superschlauen Assistenten wird. Dieser Assistent wird Ihnen helfen, Zeit zu sparen, effizienter zu werden und die Einhaltung komplexer arbeitsrechtlicher Vorschriften jederzeit zu gewährleisten.
Was sind die geheimen Fähigkeiten Ihres Assistenten? Automatisierung und KI für ein besseres WFM.
Indem Sie die Automatisierung um intelligente KI herum aufbauen, können Sie mehr erreichen und konkret entscheiden, wie Sie Ihre Dienstplanung verbessern. Wollen Sie zum Beispiel Ihre gesetzten KPIs erreichen, indem Sie Dienstpläne erstellen, die auf Kosteneinsparungen oder auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden ausgerichtet sind?
Das bleibt komplett Ihnen überlassen.
2. Ist die WFM-Lösung cloudbasiert und dadurch flexibel?
Eine der wichtigsten Empfehlungen des Berichts ist die Migration von On-Premise-WFM-Lösungen in die Cloud, um das Potenzial der neuesten Funktionen und Möglichkeiten einer WFM-Software voll auszuschöpfen.
Und hier ist ZEIT das entscheidende Wort. Denn wenn Ihr Unternehmen in den nächsten 1 bis 2 Jahren immer noch mit einer On-Premise-Lösung arbeitet, wird Ihre Konkurrenz an Ihnen vorbeiziehen.
Wenn Sie in der Cloud arbeiten, haben Sie sofort vollen Zugriff auf die neuesten Upgrades und Funktionen - ohne darauf warten zu müssen, dass sie für eine On-Premise-Lösung in einem komplizierten Prozess ausgerollt werden. Ebenso haben Sie bei den Upgrades von cloudbasierten WFM-Lösungen keinen Aufwand im IT-Department, während bei On-Premise-Lösungen viel Mitarbeit vom internen Team erforderlich ist. Dies eröffnet Ihnen einen leichteren Zugang zu bewährten Prozessen im Workforce Management.
Und wer würde nicht gerne schneller wachsen, die Leistung steigern und von einer wasserdichten Sicherheitsumgebung einer Cloud-Lösung profitieren?
3. Ist es mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung kompatibel?
Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich bereits über mehrere Tools, die Sie sehr schätzen und mit denen der Personalbereich schon vertraut ist. Daher ist es wichtig, dass Ihre WFM-Lösung sowohl in Ihre bestehende als auch in Ihre künftige Anwendungslandschaft integriert ist.Ein Muss ist die Integration mit Gehaltsabrechnungsanbietern. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, haben Unternehmen, die eine WFM-Software anbieten, ganze Teams, die sich ausschließlich mit der Integration beschäftigen.
Denn eines ist sicher: Ihre Mitarbeitenden wollen pünktlich für ihre geleisteten Stunden bezahlt werden.
4. Gibt es ein starkes Mitarbeiterengagement?
Die Einbindung besonders von Frontline-Mitarbeitenden oder auch den sogenannten Deskless Workers ist und bleibt ein Thema für sich. Unsere jährliche Trend-Studie „The State of the Deskless Workforce" hat in 2021 ergeben:- Fast 60 % der Schichtarbeitenden geben an, dass sie aufgrund unflexibler Dienstpläne Probleme haben, ihre persönlichen Angelegenheiten mit der Arbeit in Einklang zu bringen oder sich überhaupt darum kümmern zu können.
- 83 % der Befragten sagen, dass Unterbesetzung durch Personalknappheit die Arbeit stressiger macht.
- Mehr als die Hälfte der Befragten gehen krank zur Arbeit, weil sie es sich nicht leisten können, freizunehmen.
Das ist kein schönes Bild, warum also nicht mehr für Ihre Mitarbeitenden tun?
WFM-Lösungen mit einfachen, effektiven, integrierten Employee Self Services zur Mitarbeiterbindung können Ihnen helfen, Ihre Mitarbeitenden zu belohnen, anzuerkennen und gleichzeitig die Arbeitsmoral zu steigern. Durch ein bedienerfreundliches WFM mit den wichtigsten Funktionen in einer WFM App gewinnen alle: die Mitarbeitenden, die Führungskräfte und vor allem auch die Kund:innen - und somit durch einen gesteigerten Umsatz das gesamte Unternehmen.
5. Handelt es sich um eine globale WFM-Lösung, die auch für lokale Besonderheiten geeignet ist?
Eine der Empfehlungen des Gartner® Market Guides for Workforce Management Applications lautet, die Vor- und Nachteile globaler und regionaler Implementierungsstrategien abzuwägen, um den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Ansatz zu finden.Wir raten Ihnen, nach globalen WFM-Anbietern Ausschau zu halten, die in der Lage sind, alle einzigartigen und komplexen lokalen Vorschriften für die Regionen, Staaten oder Länder, in denen Sie tätig sind, zu erfüllen. Wir haben hier einen Artikel darüber geschrieben, wie Sie Ihre Compliance-Probleme lösen, Millionen sparen und saftige Klagen vermeiden können. Wenn Sie ihn noch nicht gelesen haben, sollten Sie ihn unbedingt lesen (Link EN).
Durch die Zusammenarbeit mit einem globalen WFM-Anbieter erleichtern Sie Ihre WFM-Implementierung und vermeiden, dass Sie sich mit fünf verschiedenen Anbietern in fünf verschiedenen Ländern auseinandersetzen müssen - alle mit ihren eigenen Implementierungsteams, Supportverträgen und Integrationen. Sie wollen sich in eine Position bringen, in der Sie global denken aber lokal implementieren können.
Darüber hinaus sollte die von Ihnen gewählte WFM Plattform natürlich benutzerfreundlich und intuitiv sein und über umfassende mobile Funktionen verfügen.
Um zu wissen, wie zukunftsfähig Ihr aktuelles WFM ist und ob Sie gegebenenfalls einen Wechsel in Betracht ziehen sollten, laden Sie sich unsere Checkliste direkt herunter. Sie können mit der WFM-Checkliste aber auch einschätzen, ob gegebenenfalls für den Start einzelne modular aufsetzbare Funktionen wie die KI-gestützte Personalbedarfsplanung oder Dienstplanoptimierung von Quinyx auf Ihr aktuelles WFM sinnvoll sind.
