Die Personalplanung für Bäckereien ist zweifellos eine der schwierigsten aufgrund von wechselnden Schichtzeiten, Mitarbeiter-Knappheit und filialübergreifender Planung.
Die Einsatzplanung von Mitarbeitenden, die hauptsächlich auf Stundenbasis beschäftigt sind, ist definitiv eine große Herausforderung.
Wer im Einzelhandel und insbesondere in der Bäckereibranche arbeitet, weiß, dass die Zusammensetzung des Personals sehr unterschiedlich ist. Es gibt eine Kombination von Voll- und Teilzeitkräften sowie zahlreichen Aushilfen.
Viele sind Schüler:innen oder Studierende, die ihre Schulzeiten oder Vorlesungspläne mit ihren Schichtplänen abgleichen müssen. Andere können nur zu bestimmten Zeiten arbeiten, weil sie die Kinderbetreuung sicherstellen müssen oder ihre Familienangehörigen pflegen. Oder sie haben mehrere Jobs parallel, die sie aufeinander abstimmen müssen.
Aus diesem Grund kann die Planung von Mitarbeitenden in Bäckereien zur echten Herausforderung für die Filialleiter werden. Insbesondere wenn die Einsatzplanung mit Excel oder Stift und Papier erfolgt.
Wie kann eine digitale Lösung für die Personaleinsatzplanung - wie die von Quinyx - diese Planung vereinfachen?
1. Einfachere und produktivere Prozesse
Die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Das Ziel jedes Schichtplaners ist es, den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeitenden anzupassen.
Aber das ist leichter gesagt als getan. Und jeder, der Personalpläne erstellt, kennt das: Da hat man in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet. Und dann ruft ein Mitarbeiter kurzfristig an, weil er krank ist. Oder keine Betreuung für sein Kind findet.
Jetzt gilt es, möglichst schnell Ersatz zu finden. Das bedeutet Planungsstress und Zeitaufwand. Das Ziel: jemanden zu finden, der a) Zeit und b) die erforderlichen Kenntnisse hat.
Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Der Planende sieht im System, welche anderen Mitarbeitenden die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind.
Aber in der Regel weiß derjenige, der die Schichten plant, nicht, wer für eine bestimmte Schicht überhaupt verfügbar ist. Auch hier hilft eine App. Damit kann der Planende ganz einfach eine Schicht erstellen und dann die Mitarbeitenden nach deren Verfügbarkeit fragen. Und zwar indem er denjenigen, die diese Schicht buchen möchten, erlaubt, sich einzutragen. Das gilt natürlich nur für Angestellte, die auch die festgelegten Qualifikationen erfüllen (Fähigkeiten, Positionen usw.).
Mit der Quinyx App werden die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft somit vor der Planerstellung berücksichtigt. Die Mitarbeitenden öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind spätere Anpassungen viel weniger erforderlich.
Den Aufwand für die Personalplanung reduzieren
Quinyx hat schon über 900 Kunden mit gut 500.000 Anwendern dabei geholfen, ihren gesamten Planungs- und Verwaltungsprozess zu verbessern. Darunter namhafte Firmen wie McDonalds, Burger King & Co.
Unsere Kunden berichten, dass sie die Zeit und den Aufwand, den sie für die Planung ihrer Belegschaft benötigten, mindestens halbiert haben, nachdem sie von Excel-Tabellen auf die Quinyx Lösung umgestiegen sind.
Laut einer Branchenstudie von TechNavio spart eine moderne Workforce Management Lösung durchschnittlich neun Stunden pro Woche und Führungskraft ein.So berichtet der Moderiese GANT zum Beispiel, dass er seinen Aufwand für die Personalplanung dank Quinyx um 75 % gesenkt hat.
Menschliche Fehler vermeiden
Je komplexer die Planung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Fehler passieren. Mit Quinyx entstehen diese Fehler erst gar nicht. Bzw. das System macht den Planenden auf Ungereimtheiten aufmerksam, bevor der Schichtplan erstellt wird.
Wenn beispielsweise zu viele Personen für eine bestimmte Schicht gebucht werden, bemerkt die Software dies und macht darauf aufmerksam. Wird ein Schichtplan erstellt und dabei vergessen, eine der erforderlichen Schichten auszufüllen, gibt es ebenfalls eine Warnmeldung.
Schnelle und bequeme Erstellung, Kommunikation und Kontrolle von Aufgaben
Mit der App werden Aufgaben effizient zugewiesen. Die Mitarbeitenden sehen die Aufgabenliste dann direkt auf ihrem Handy. Das erleichtert insbesondere Routinearbeiten, denn dafür können einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. visuelle Hinweise hinterlegt werden – vom Öffnen & Schließen der Bäckereifiliale bis hin zur abendlichen Reinigung. Das erleichtert auch Aushilfen die Erledigung dieser Aufgaben.
Routineaufgaben werden so filialübergreifend einheitlich durchgeführt, insbesondere Aufgaben, für die bestimmte Regeln und Vorschriften gelten. Der oder die jeweilige Mitarbeiter:in bestätigt in der App mit einem Zeitstempel, wann diese Aufgabe durchgeführt wurde. Und Filialleitende haben diese Daten für Kontrollen und Auswertungen problemlos verfügbar.
Mit einer digitalen Lösung erstellen Sie Ihre Schichtpläne so einfach, wie Sie eine Kinokarte kaufen. Zumindest laut Margareta Jensen Dickson, Head of People bei der schwedischen Reederei Stena Line, einem der größten Fährunternehmen der Welt
Filial-übergreifende Planung und Analyse
Die Planung über mehrere Standorte ist mit einer digitalen Lösung kein Problem mehr. Mit Quinyx können innerhalb eines Hauptkontos so viele Standorte verwaltet werden, wie benötigt werden. Und innerhalb der Standorte verschiedene Teams und Mitarbeiterrollen definiert werden (Verkauf, Bäckerei, Kasse, Reinigung usw.).
Da jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen und Regeln hat, werden diese bei der Implementierung im jeweiligen System hinterlegt. Zum Beispiel maximale und minimale Arbeitszeiten, Pausenregelungen, gesetzliche oder tarifliche Anforderungen, Betriebsvereinbarungen. Bei der Planung überprüft das System dann automatisch, ob diese eingehalten werden.
Die Ergebnisse können dann in Berichten analysiert werden. Diese Reporting-Funktion liefert den Managern genau die Daten, die sie für die Steuerung ihrer Teams und ihrer Filiale benötigen.
2. Kosten sparen in Bäckerei-Ketten durch die Integration externer Daten
Eine Personalplanungssoftware kann mehr als nur die Schichtplanung erleichtern und Zeiten automatisch erfassen. Ein wichtiger Vorteil ist, dass externe Daten automatisch integriert werden können.
Insbesondere die Verknüpfung von Quinyx mit einer Point-of-Sale-Software und einer Lohnbuchhaltungsanwendung bringt zahlreiche Vorteile. Wichtige Geschäftsdaten aus diesen und anderen Software-Systemen werden intelligent eingebunden und mit Quinyx synchronisiert. So wird der Planungsprozess auf der Grundlage realer Geschäftsdaten und Kennzahlen optimiert.
Dadurch wird transparent, wann welche Mitarbeitenden benötigt werden. Filialleitende können so eine optimale Besetzungskurve für unterschiedliche Zeiten erstellen. Möglich ist das mit der Prognosefunktion, die historische Daten - zum Beispiel aus dem POS-System - mit dem aktuellen Anforderungsprofil abgleicht. Und so automatisiert Vorschläge für eine effiziente Planung erstellt. Überstunden und „leere” Zeiten werden vermieden. Das schont die meist teuerste Ressource in vielen Bäckereien: die Personalkosten.
Bares Geld spart auch die Schnittstelle von Zeiterfassung auf der einen und der Lohnbuchhaltung auf der anderen Seite. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich gearbeitet wurden.
Mitarbeitende, die „Zeit stehlen”, kosten Unternehmen jedes Jahr gewaltige Summen. Nach neueren Zahlen aus den USA, die in der Harvard Business Review veröffentlicht wurden, jährlich 400 Mrd. US Dollar.
Die Ursache: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in Excel-Dienstplänen oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung wird nicht informiert, und im Nachhinein sind diese Änderungen schwierig nachzuvollziehen. Zettel gehen verloren, Handschriften sind schwer leserlich oder Absprachen oftmals missverständlich.
Die Antwort: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeitenden direkt über ihre Handys ein- und ausstempeln. Und zwar zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende. Diese Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Auch der Schichtleiter sieht diese Änderungen in seiner Übersicht.
Die automatische Abrechnung erfolgt so auf Basis tatsächlich geleisteter Stunden.
Als zusätzliches Plus erscheinen Mitarbeitende durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher, was ebenfalls Kosten spart.
Auch für die Angestellten selbst ist es ein Vorteil, da sie sich sicher sein können, dass ihre geleisteten Stunden auch entlohnt werden.
3. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität
In Deutschland herrscht Vollbeschäftigung. Viele Bäckereien haben daher die große Herausforderung, ausreichend Mitarbeitende zu bekommen und diese zu halten.
Die Allgemeine BäckerZeitung berichtet in ihrem Artikel „Unzufriedene wechseln schneller”, dass das Arbeitseinkommen bei Kündigungsgründen nicht an erster Stelle steht und fragt: „Was nützt die Zufriedenheit mit einem besseren Einkommen, wenn das Betriebsklima schlecht ist, die technische Ausstattung nicht auf dem neusten Stand ist und Überstunden geleistet werden müssen?”.
Die Lösung: eine digitale Personalplanung mit transparenter Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeitenden.
Mit einer digitalen Einsatzplanung steigern die Motivation Ihrer Mitarbeitenden drastisch – so wie Benugo, der britische Betreiber von mehr als 100 Cafés, Restaurants und Inhouse-Cafés.
Transparente und rechtzeitige Information der Mitarbeitenden
Ein entscheidender Punkt, den Angestellte in Umfragen bemängeln, ist, dass sie nicht genau wissen, wann sie arbeiten müssen bzw. dass sie über Schichtwechsel viel zu kurzfristig informiert werden. Das führt zur Unzufriedenheit, denn jeder Dienstplan greift in die Privatsphäre der Mitarbeitenden ein.
Sobald ein Filialleiter einen Schichtplan mit Quinyx erstellt und veröffentlicht, werden alle Mitarbeitenden benachrichtigt, deren Schichten darin geplant sind. Und das in Echtzeit über die App auf ihrem Handy. Lange Telefonketten sind passé.
Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen am Schichtplan vorgenommen werden, werden ebenfalls alle betroffenen Angestellten über diese Änderungen sofort benachrichtigt. In der App sehen sie dann jederzeit ihren aktuellen Plan und können darauf reagieren.
Hier können sie auch ihren Urlaub oder Krankmeldungen einreichen oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Jederzeit und von überall.
Das erspart sowohl dem Personal als auch den Managern viel Zeit. Und erhöht so das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Laut einer Studie von Gallup verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitenden durchschnittlich Rentabilitätssteigerungen von 22 %.
DEN Mitarbeitenden ihre Flexibilität zurückgeben
Eine weitere Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden in Bäckereien zu erhöhen, besteht darin, ihnen mehr Flexibilität während des gesamten Planungsprozesses zu geben.
In Quinyx können alle Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeiten eingeben. Dies bedeutet, dass sie dem Management mitteilen können, wann und wo sie jede Woche arbeiten können. Zum Beispiel Studenten, die tagsüber Unterricht haben, sind eher nachmittags verfügbar. Andere Angestellte sind vielleicht Eltern und ziehen es vor, morgens zu arbeiten, während ihre Kinder in der Schule sind.
Mit Quinyx werden all diese Präferenzen direkt an das Management kommuniziert. Das spart allen viel Zeit und gibt den Mitarbeitenden eine Stimme während des gesamten Prozesses.
Verbesserung der Mitarbeiterinteraktion
In der App gibt es das einfache und schnelle Kommunikationsmodul „Q-Mail”. Damit können Manager schnell und transparent mit Ihrer Belegschaft kommunizieren.
Zum Beispiel, indem sie Umfragen erstellen. Etwa, wie die aktuellen Werbeposter bei den Kunden ankommen oder das neueste Backwaren-Angebot. Die Mitarbeitenden fühlen sich so noch mehr wertgeschätzt und eingebunden.
Mitarbeitende können Schichten untereinander tauschen
Wenn ein Unternehmen es zulässt, können die Mitarbeitenden über die Quinyx App ihre Schichten eigenständig untereinander tauschen. Das ist eine Funktion, die beiden Seiten - Schichtplanenden und Mitarbeitenden - das Leben sehr viel einfacher macht.
Die Belegschaft bekommt ihre Flexibilität zurück, und die Filialleiter reduzieren ihren Planungsaufwand erheblich. Alles, was Manager tun müssen, ist, sich die Anfragen anzusehen, nachzusehen, ob entsprechende qualifizierte Mitarbeitende einspringen und die Anfragen entweder genehmigen oder ablehnen. Und das alles online über ihr Smartphone oder ihren PC. Jederzeit. Von überall.
Weitere Tipps, wie Sie die Motivation Ihrer Mitarbeitenden steigern können, finden Sie in dieser kostenlosen Infografik.
Zusammenfassung:
Vorteile einer digitalen Personaleinsatzplanung für Bäckereien
Mitarbeitermotivation steigern
-
Mitarbeitenden in die Planung einbeziehen
Verfügbarkeitswünsche berücksichtigen -
Kommunikation verbessern
Transparent und in Echtzeit kommunizieren -
Stress reduzieren
Mitarbeitende in der Bäckerei wissen jederzeit, wann und wo sie arbeiten.
Zeit und Kosten sparen
-
Aufwand bei der Einsatzplanung sparen
Automatisierte Vorschläge aufgrund historischer Daten -
Planungsfehler vermeiden
Schichten müssen nicht ständig überarbeitet werden, Regeln werden automatisch berücksichtigt
-
Unternehmensprozesse optimieren
Integration mit anderen Business-Tools, insbesondere Personalabrechnung und POS-Systeme
Einfach zu implementieren
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Unser Support-Team führt Sie durch den gesamten Prozess.
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