Zeiterfassung: Gesetz und rechtliche Vorgaben

by | 29.07.2019
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Was sagt das Gesetz zu Zeiterfassung in Deutschland

Für die meisten Arbeitnehmer in Deutschland wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt.
Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gibt es allerdings Sonderregelungen. Zum Beispiel für Jugendliche, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben. Oder Beamte, Schiffsbesatzungen oder leitende Angestellte, für die eigene gesetzlichen Bestimmungen gelten. Alle Ausnahmen werden in den §§ 18ff. des ArbZG angeführt.

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Was regelt das Arbeitszeitgesetz?

Der deutsche Gesetzgeber verfolgt mit dem ArbZG zwei Ziele:

  • einerseits Arbeitnehmer vor Ausbeutung und Willkür seitens der Arbeitgeber zu bewahren
  • andererseits letzteren eine gewisse Flexibilität zu verschaffen. Trotz schwankender Auftragslagen, (internationaler) Konkurrenz, Auslastungsschwankungen usw. sollen Unternehmen ihre Ziele erreichen. Und das, ohne das Wohlbefinden und die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Geregelt werden im ArbZG in erster Linie:

  • die Dauer der Arbeitszeit zuzüglich Ruhezeiten
  • wie bei Bereitschaftsdiensten und Nachtarbeit zu verfahren ist
  • welche Bedingungen an einen Ausgleich von Sonderschichten gestellt werden und
  • welche Vorgaben zu Pausenzeiten und Überstunden einzuhalten sind.

Diese Bestimmungen können in bestimmten Fällen abweichend geregelt werden durch tarifliche oder betriebsinterne Vereinbarungen. Zum Beispiel, wenn betriebliche und/oder zeitliche Erfordernisse dies voraussetzen,

  • in bestimmtem Branchen (beispielsweise in der Landwirtschaft während der Erntezeit),
  • in Schicht- und Verkehrsbetrieben (zur Aufrechterhaltung der Konkurrenzfähigkeit),
  • bei Notfall- und Katastrophenfällen.

Höchstgrenzen der Arbeitszeit

In § 3 ArbZG ist die Arbeitszeit der Arbeitnehmer an Werktagen geregelt. Diese darf maximal acht Stunden betragen.

Dabei gilt auch der Samstag als Werktag. Das heißt, der Berechnung der werktäglichen Arbeitszeit liegt eine 6-Tage Woche zu Grunde.

Die Pausenregelung eines Unternehmens muss eine Arbeitsunterbrechung zwingend nach sechs Stunden Arbeitszeit vorsehen. Nach sechs Stunden Arbeitszeit schreibt § 4 ArbZG eine Pause von mindestens 30 Minuten vor. Nach neun Stunden Arbeitszeit eine Pause von 45 Minuten.

Nach Ende der täglichen Arbeitszeit muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer  außerdem zumindest elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit gewähren (§ 5 ArbZG).

An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG).

Für Nachtarbeit (zwischen 22 und 6 Uhr, mindestens 48 Tage im Jahr) gilt der Grundsatz, dass nur gesundheitlich einwandfreie Mitarbeiter dafür infrage kommen. Außerdem muss der familiäre Hintergrund beachtet werden. Das gilt insbesondere bei Kindern unter 12 Jahren oder pflegebedürftigen Angehörige, die versorgt werden müssen.  Nachts darf die Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Sollte die Schicht länger sein, ist der Ausgleichszeitraum auf vier Wochen verkürzt. Einsatzzeiten während Rufbereitschaften müssen in dieser Frist ebenfalls ausgeglichen werden.

 

Ausnahmen der festgelegten Höchstgrenzen laut ArbZG

In Deutschland gilt demnach grundsätzlich für Arbeitnehmer eine Höchstgrenze der werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden. Um eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten zu ermöglichen, erlaubt das ArbZG auch Ausnahmeregelungen.

Die Höchstgrenze von acht Stunden Arbeitszeit pro Werktag kann in Ausnahmefällen beispielsweise auf zehn Stunden ausgedehnt werden. Allerdings muss jede Überschreitung durch entsprechende Ausgleichszeiten abgegolten werden. Einer Überschreitung der täglichen Arbeitszeit muss also eine entsprechende Verkürzung folgen. 
Achtung: ein Ausgleich der Arbeitszeit muss innerhalb der nächsten sechs Monate erfolgen, da innerhalb von sechs Kalendermonaten nicht länger als acht Stunden pro Werktag gearbeitet werden darf.
 
Ausnahmen sind in den §§ 14 und 15 ArbZG angeführt. Dazu zählen Notfälle, oder wenn wirtschaftlicher Schaden entstehen könnte. Außerdem können beispielsweise Ausnahmen gemacht werden für Arbeitnehmer in Schichtbetrieben, bei Saisonarbeit oder Offshoretätigkeit. Außerdem ist es möglich, dass Ausnahmen in Tarifverträgen oder durch Erlass von Behörden festgelegt werden.
 
 

Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH, 55/18 entschieden, dass Arbeitgeber in Europa in Zukunft die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter komplett erfassen müssen. Das hat viele Unternehmen verunsichert. 

Ausführliche Tipps und Hintergrundinfos zum EuGH-Urteil haben wir hier für Sie  zusammengestellt:

Tipps zum EuGH Urteil

 

Schon heute verpflichtet §16 ArbZG Arbeitgeber, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht bzw. zehn Stunden (s.o., §3 ArbZG) hinausgehen. 

Erst bei Überschreitung der maximalen werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden kommt derzeit also die Aufzeichnungspflicht zum Tragen. Wie das gemacht wird, entscheidet der Arbeitgeber. Diese Aufzeichnungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen den zuständigen Behörden vorgelegt werden.

Außerdem gibt es Bereiche, für die eine komplette Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist:

Gibt es Ausnahmen oder Sonderregelungen für die Zeiterfassungspflicht?

Für Minijobber in privaten Haushalten besteht keine Aufzeichnungspflicht.

Weitere Ausnahmen und Erleichterungen sind in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) geregelt. Arbeitnehmer, die mobil tätig sind und keine Vorgabe  zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) haben und sich diese selbst einteilen müssen demnach nur die Dauer ihrer täglichen Arbeitszeit erfassen. Das gilt zum Beispiel für Paketzusteller oder Mitarbeiter in der Personenbeförderung.

Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) listet außerdem Ausnahmen auf für die in §2a SchwarzArbG  genannten Wirtschaftszweige. Das heißt: für Arbeitnehmer, die monatlich regelmäßig mehr als 2.958 EUR brutto verdienen, entfällt die Aufzeichnungspflicht. Das greift allerdings nur, wenn der Arbeitgeber hier  seinen Pflichten nach §16 Abs. 2 ArbZG (s.o.) nachkommt. Also Arbeitszeiten über acht Stunden pro Tag aufzeichnet. Außerdem muss ein Verzeichnis der Arbeitnehmer angelegt werden, die in diese Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Diese Dokumente müssen ebenfalls mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

 

Die Pflicht zur Zeiterfassung kommt.

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Welche Vorgaben gelten für die Aufzeichnung der Arbeitszeit?

Im Arbeitszeitgesetz ist derzeit keine bestimmte Form der Zeiterfassung vorgeschrieben. Außer, dass aus den Aufzeichnungen der zeitliche Umfang der Überschreitung der Höchstgrenze von acht Stunden werktäglicher Arbeitszeit hervorgehen muss. Ob die Aufzeichnung handschriftlich oder digital erfolgt, ist also dem Arbeitgeber überlassen.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber laut § 16 ArbZG verpflichtet, die Zeiten zu erfassen. Allerdings kann er die Zeiterfassung an den Arbeitnehmer delegieren. Die Verantwortung für die korrekte Aufzeichnung der Arbeitszeiten bleibt aber in jedem Fall beim Arbeitgeber.

 

Was muss beim Einsatz von Arbeitszeitkonten beachtet werden?

Arbeitszeitkonten müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten ausgeglichen werden. Ob das durch bezahlten Freizeitausgleich oder durch Auszahlung der Überstunden erfolgt, ist dabei egal.

Diese zwölf Monate gelten für diejenigen Arbeitszeitkonten, bei denen die Mehrarbeit nicht durch Zahlung des Mindestlohns abgedeckt ist. Sprich: wenn ein Arbeitnehmer inklusive seiner geleisteten Mehrarbeitsstunden in dem Monat immer noch den Mindestlohn je Zeitstunde erhält, unterliegen diese Mehrarbeitsstunden nicht der 12-Monats-Regelung.

Die auf das Arbeitszeitkonto gebuchten Stunden müssen weniger als 50% der monatlich vereinbarten Arbeitszeit betragen. 

 

Welche rechtliche Grauzonen gibt es?

Eine Grauzone ist, inwieweit Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen unter die Aufzeichnungspflicht fallen. Weil das ArbZG jedoch ein grundsätzliches Arbeitsverbot an Sonn- und Feiertagen im ArbZG vorschreibt, sollte der Arbeitgeber Arbeitszeiten an diesen Tagen auf jeden Fall dokumentieren. Egal, ob es sich um Überzeit handelt oder nicht.

Ein weiterer Punkt sind die Ausgleichszeiten. Ob und inwieweit Zeiten aufgezeichnet werden müssen, die bei Überschreitung der acht-Stunden Grenze der werktäglichen Arbeitszeit in Ausnahmefällen zu gewähren sind, ist umstritten.

 

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Anke Otte

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