Vasa Museum is een van de meest bezochte musea in Noord-Europa met maar liefst 1,3 miljoen bezoekers per jaar en maximaal 10.000 bezoekers per dag in het hoogseizoen. Dit maakt het museum een van de grootste en populairste toeristische attracties van Stockholm.
Het bezoeken van het beroemde schip en het ontdekken van de geschiedenis erachter is de belangrijkste trekpleister voor bezoekers. Het museum is nummer negen op TripAdvisor's top 25 lijst van musea die je over de hele wereld zou moeten bezoeken. Dit is bovendien het enige niet-kunstmuseum op de lijst.
De uitdaging
Het Vasa museum werkte met spreadsheets. Schema’s verouderde alleen snel en het versturen van verschillende versies van de planning zorgde ook voor fouten en misverstanden waardoor medewerkers soms niet opdoken tijdens hun dienst. In de zomer is het hoogseizoen en zijn er meer medewerkers nodig. Het opvullen van diensten of wisselen kostte dan veel tijd. Ook de communicatie was dan een probleem. Er werken veel studenten in de zomer, maar als er gepland wordt zitten zij op school en waren ze lastig te bereiken.
Hoe Quinyx heeft geholpen
Met het WFM systeem van Quinyx kan het bedrijf nu veel verder vooruit plannen. Makkelijker communiceren met medewerkers doordat de vragen bij hen direct via de app binnenkomen. De medewerkers ervaren het als zeer positief. Ze hebben meer invloed nu op hun eigen rooster. Wanneer iemand niet kan, geeft hij het via de app aan. Direct krijgen andere medewerkers met diezelfde kwaliteiten te zien dat er een dienst beschikbaar is gekomen. Zij kunnen dan gelijk kiezen of ze deze in willen vullen. En met studenten is dat super fijn. Er is altijd wel iemand die wat extra uren wil werken. Het plannen kostte voorheen 40-50% van de tijd. Dat is nu minder dan de helft geworden.
Waarom voor Quinyx gekozen
Peter Rydebjörk, gidsend manager vertelt: "Omdat het aantrekkelijk en modern was! We hebben verschillende andere programma's voor andere doeleinden die ons veel functionaliteit bieden, maar het leek erop dat ze uit de vroege jaren 90 kwamen. Quinyx combineert functionaliteit met een zeer aantrekkelijke interface die het modern en gebruiksvriendelijk maakt. "
Hoe ging de implementatie?
"Natuurlijk hadden we een overgangsperiode nodig. We hielden beide systemen dus aan en waren allemaal klaar voor de storm nadat we de schema's voor de eerste keer hadden verzonden via Quinyx. Maar het kwam nooit, het was allemaal stil en we konden het personeel één voor één zien inloggen bij Quinyx en hun schema's goedkeuren. Alles was in bedrijf voordat we het wisten, het ging ongelooflijk soepel. " aldus Peter Rydebjörk, gidsend manager bij Vasa Museaum