BEAT81 ist 365 Tage im Jahr geöffnet, deutschlandweit werden täglich durchschnittlich mehr als 300 Kurse absolviert sowie tausende Mitglieder durch die Workouts RIDE, BUILD, BURN und HYBRID geführt. Aber der Moment, der aus einem Besuch eine Gewohnheit macht, beginnt nicht zwingend im Workout Room, sondern am Front-of-House (FOH) Empfang. Ein “Welcome back!” nach drei Wochen Pause, das Gefühl, dass das Erscheinen zählt, heute wie an jedem anderen Tag.
Das ist das Versprechen von BEAT81. Seit 2017 hat BEAT81 sich als Europas führendes Group-Fitness-Unternehmen etabliert. Mit über 35 Studios in Berlin, Köln, Hamburg, München und Düsseldorf und mehr als 130 FOH-Mitarbeitenden, die dieses Erlebnis täglich möglich machen. Das Geheimnis: eine Community, die nicht nur trainiert, sondern Fortschritte macht, begleitet von Expert Coaches und messbarem Performance Tracking.
Bis 2030 soll das Netzwerk auf insgesamt 100 Studios wachsen.
Und genau da lag die Herausforderung: Damit sich jeder FOH-Mitarbeitende voll auf die Kunden konzentrieren kann, müssen die Workforce-Management-Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen. Die Antwort: Quinyx.
Die bisherige Herausforderung
Theresa Müller, Operational Excellence Lead bei BEAT81, erinnert sich:
„Wir haben früh erkannt, dass unsere Studio Manager zu viel Zeit mit Aufgaben verbracht haben, die nichts mit Leadership oder Studio Operations zu tun haben. Jede Woche Schichten manuell abgleichen, über zwei Tools sicherstellen, dass Vertragsstunden erreicht werden. Diese Zeit sollte eigentlich unseren Mitarbeitenden und Kunden gewidmet werden."
HR, Dienstplanung und Kommunikation liefen in getrennten Systemen. Mit jedem neuen Standort wurde deutlich, wie groß das Potenzial war, smarter zu arbeiten: Zeit, die Studio Manager zurückgewinnen konnten, bessere Datenqualität und mehr Aufmerksamkeit für das, was wirklich zählt, nämlich Mitarbeitende, Kunden und der tägliche Studio-Betrieb.
Das ehrliche Fazit: Je schneller BEAT81 wächst, desto wichtiger wird eine Infrastruktur, die mitwächst.
Die Entscheidung: Eine zentrale Plattform statt zahlreicher Tools – Quinyx.
BEAT81 hätte das Problem punktuell lösen können. Eine bessere Dienstplanungs-App hier, ein anderes Payroll-Tool dort. Stattdessen fiel die Entscheidung grundsätzlicher: weg von einer Toolsammlung, die nicht miteinander spricht, hin zu einer einzigen operativen Workforce-Management-Plattform.
Nach einer eingehenden Evaluation fiel die Wahl auf Quinyx: Umfang der Plattform, flexible API-Anbindung mit dem neuen HR-Tool Leapsome, standortgebundenes Einstempeln und Kostentransparenz auf Gym-Ebene gehörten zu den entscheidenden Kriterien. Alles vereint in einem Tool, das intuitiv genug ist, sodass jeder damit arbeiten kann.
Quinyx veränderte vier Bereiche gleichzeitig:
- Datensynchronisation in Echtzeit. Mitarbeiterdaten werden automatisch synchronisiert. Was früher ein manueller Zwischenschritt war, passiert jetzt im Hintergrund.
- Zeiterfassung am Ort des Geschehens. Kein nachträgliches Eintragen, keine Übertragungsfehler, keine Diskrepanzen zwischen Ist und Soll.
- Vollständige Transparenz für Studio Manager. Schichtplanung und Abwesenheiten in einem System. Auf einen Blick ist ersichtlich, wer wann arbeitet, wie die Auslastung ist, wo eine Lücke entsteht.
- Teilautomatisierter Payroll-Prozess. Alle Einträge, die nicht payroll-ready sind, werden automatisch geflaggt und zur Prüfung markiert.
Was sich verändert hat:
- 83% Zeitersparnis beim Schicht-Approval
- 96% Zeitersparnis bei der Payroll-Reporterstellung
- Null Payroll-Korrekturen nötig seit Go-Live
Die Entscheidung für Quinyx war keine kurzfristige Lösung, sondern eine bewusste Investition in eine Plattform, die mit BEAT81 wächst. Die Roadmap für die zukünftige Nutzung von Quinyx ist klar: Task Management, integrierter Messenger und die weitere Automatisierung des Schichtplanungsprozesses.
Theresa fasst es zusammen:
„Mit Quinyx läuft alles im Hintergrund zuverlässig, sodass unsere Teams sich voll auf das konzentrieren können, wofür BEAT81 steht: eine Community, die glücklich macht und bewegt."
Erik Fjellborg, CEO und Gründer von Quinyx, ergänzt:
„BEAT81 zeigt eindrucksvoll, dass die richtigen Tools und Technologien Raum für Menschlichkeit schaffen, statt sie in den Hintergrund zu rücken. Mehr Zeit für Mitarbeitende und die Community, weniger administrative Hürden und App-Flut. Das legt den Grundstein für agile, skalierende Unternehmen wie BEAT81. Wir sind stolz darauf, ein Teil dieser Wachstumsgeschichte zu sein.”
Über BEAT81
BEAT81 ist ein Community-getriebenes Fitness-Erlebnis, das Expert Coaching, Performance Tracking und energiegeladene Workouts vereint. Gegründet 2017 von Tim Dettmann in Berlin, steht BEAT81 für einen Gedanken: Fortschritt durch Beständigkeit. Beat Your Best. Das Angebot umfasst vier Workout-Formate: RIDE für kardiovaskuläre Ausdauer, BUILD für funktionale Kraft, BURN für maximale Intensität und HYBRID als Kombination aus allem. Alle Workouts sind mit Echtzeit-Herzraten-Tracking ausgestattet. Nach jeder Session erhalten Mitglieder eine detaillierte Auswertung in der BEAT81 App, die Fortschritte über die Zeit messbar macht. Herzstück ist die Community: Coaches, die führen statt antreiben. Ein System, das jeden dort abholt, wo er steht. Ein Umfeld, in dem Fortschritt gefeiert wird. Nicht Perfektion. Buchbar direkt über die BEAT81 App sowie über Urban Sports Club, Wellhub, Classpass und EGYM Wellpass.
Mehr Informationen: beat81.com
Über Quinyx
Quinyx ist eine führende Workforce-Management-Plattform für Branchen wie Einzelhandel, Lager und Logistik, Gastronomie und Facility Management. Die Tools von Quinyx unterstützen Unternehmen dabei, ihre Personaleinsatzplanung durch KI-gestützte Prognosen, faire Dienstpläne und Mobile-First-Tools für Engagement auf ihre strategischen Ziele auszurichten. Dank integrierter Compliance-Funktionen werden Risiken minimiert und die Implementierung in verschiedenen Ländern und Regionen vereinfacht. Quinyx genießt in Deutschland und weltweit Vertrauen – zu den Kunden gehören u. a. GLS Germany, Vodafone Deutschland, Flink, Swarovski, McDonalds Schweden, G-Star Raw, Odeon Cinemas mit UCI, Calvin Klein, ISS, Rituals, London City Airport und Burger King – und ermöglicht es Unternehmen, sicher zu skalieren und sich an veränderte Personalbedürfnisse anzupassen. Durch die Verbesserung der Employee Experience und der betrieblichen Leistung sorgt Quinyx für bessere Geschäftsergebnisse und Arbeitsbedingungen für Millionen von operativen Mitarbeitenden weltweit.
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