Regelkonforme Dienstpläne mit der Compliance-Liste von Quinyx

Bei Compliance geht es um mehr als das Vermeiden von Bußgeldern oder das Erfüllen gesetzlicher Vorgaben. Denn hinter jedem Dienstplan stehen Menschen. Compliance sorgt dafür, dass operative Mitarbeitende faire Arbeitszeiten, ausreichende Ruhezeiten und eine gesunde Work-Life-Balance haben.

Doch einen Verstoß zu erkennen, heißt noch lange nicht, dass er auch behoben wird: 93 % der bei der Dienstplanung angezeigten Compliance-Verstöße werden einfach übergangen.

Werden Verstöße nicht behoben, drohen Compliance-Risiken: von möglichen Bußgeldern und Rechtsstreitigkeiten über Beanstandungen bei Audits bis hin zu einem Vertrauensverlust bei den Mitarbeitenden.

Planer:innen müssen Verstöße deshalb einfach prüfen und korrigieren können, bevor sie Dienstpläne veröffentlichen.

Warum Verstöße in der Dienstplanung übergangen werden

Ein Warnhinweis allein stellt noch keine Compliance dar. Solange Arbeitsabläufe voller Hürden stecken, bleibt das Handeln bei Verstößen eine Herausforderung.

Warnhinweise unterbrechen den Planungsprozess

Compliance-Warnungen erscheinen, während Planer:innen Dienstpläne erstellen. Oft passiert das genau dann, wenn sie Personalbedarf, die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden und die betrieblichen Anforderungen unter einen Hut bringen müssen.

Sind kritische Regeln so eingestellt, dass sie nur warnen statt zu blockieren, ist zudem schwer zu unterscheiden, welche Verstöße sofort behoben werden müssen und welche warten können.

Da liegt es nahe, die Warnung wegzuklicken und sich vorzunehmen, später darauf zurückzukommen. Ohne festen Prüfschritt bleibt es aber oft beim Vorsatz.

Übergangene Verstöße geraten schnell aus dem Blick

Ist eine Warnung erst einmal weggeklickt, verschwindet sie aus dem Blickfeld, der Verstoß aber bleibt. Planer:innen brauchen dann einen verlässlichen Weg, ihn wiederzufinden.

Ohne eigene, stets aktuelle Übersicht müssen sie einzelne Schichten durchsuchen oder sich auf Berichte verlassen, die den aktuellen Stand des Dienstplans nicht abbilden. So ist schwer zu erkennen, welche Verstöße noch offen sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Manuelle Prüfungen kosten Zeit

Sind Verstöße über einzelne Schichten und Berichte hinweg verstreut, wird die Prüfung schnell zum Kraftakt. Planer:innen verbringen ihre Zeit dann vor allem damit, Dienstpläne zu prüfen und Fehler zu korrigieren. Das sorgt für zusätzlichen Stress in einem ohnehin fordernden Job und lässt kaum Raum für vorausschauende Planung.

Mit der Compliance-Liste offene Verstöße direkt im Dienstplan sehen

Die Compliance-Liste von Quinyx sammelt alle offenen Warnungen zu Regelverstößen, auch die, die beim Planen bereits weggeklickt wurden. Sie erscheint als eigener Seitenbereich in der Dienstplanansicht. So sehen Planer:innen sofort, wo nachgebessert werden muss, und können Änderungen direkt vornehmen.

So entsteht ein klarer Prüfschritt zwischen der Erstellung und der Veröffentlichung des Dienstplans. Verstöße lassen sich beheben, bevor der Dienstplan an die Mitarbeitenden geht.

Mit der Compliance-Liste können Planer:innen:

• Im Dienstplan bleiben: Verstöße direkt neben dem Dienstplan prüfen, an dem sie gerade arbeiten.
• Alle Verstöße an einem Ort sehen: Betroffene Schichten im gesamten Dienstplan erkennen, ohne verschiedene Tabs und Berichte zu durchsuchen.
• Handlungsbedarf erkennen: Art und Anzahl der Verstöße pro Schicht sehen.
• Verstöße beheben: Änderungen direkt in der Dienstplanansicht vornehmen.
• Vor der Veröffentlichung prüfen: Verbleibende Verstöße kontrollieren, bevor der Dienstplan an die Mitarbeitenden geht.
  

Auch Führungskräfte aus HR, Operations und Compliance profitieren:

• Früheres Eingreifen bei Compliance-Risiken: Planungsteams sehen Verstöße, bevor Dienstpläne veröffentlicht werden.
• Einheitlichere Prüfungen: Compliance-Checks werden ein fester Bestandteil der Dienstplanung.
• Weniger manueller Aufwand: Weniger Suchen in einzelnen Schichten, weniger Wechsel zwischen Tools.
• Mehr Unterstützung für Planer:innen: Weniger Nacharbeit, mehr Zeit für die eigentliche Planung.
  

Compliance durchgängig im Blick

Einen Verstoß zu erkennen, ist nur der erste Schritt. Teams müssen ihn auch beheben und erkennen, wo sich Verstöße im Unternehmen häufen.

Quinyx unterstützt dabei mit drei Compliance-Funktionen:

• Die Dienstplan-Compliance prüft Dienstpläne bereits während der Erstellung anhand konfigurierter Regeln für Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Qualifikationen. So werden Verstöße früh erkannt.
• Die Compliance-Liste zeigt alle offenen Warnungen zu Verstößen in einer eigenen Ansicht, damit Planer:innen sie vor der Veröffentlichung prüfen und beheben können.
  
• Der Compliance-Checker führt Compliance-Daten mehrerer Standorte in einem Bericht zusammen. So erkennen Führungskräfte Muster, setzen Prioritäten und verfügen über eine solide Grundlage für Compliance-Prüfungen.
  

Gemeinsam machen diese Funktionen Compliance zu einem festen Bestandteil der Personaleinsatzplanung, von der Prüfung einzelner Schichten bis zur Risikobewertung über alle Standorte hinweg.

Für Unternehmen mit komplexen Personalstrukturen bedeutet das mehr Transparenz, gezielteres Handeln und mehr Sicherheit bei der Dienstplanung.

Welche Compliance-Vorgaben gelten für Sie?

Das hängt vom Land, der Branche und dem Tarifvertrag ab.

Unser Compliance-Bericht (EN) zeigt, wie sich die Vorgaben in verschiedenen Ländern unterscheiden und wie Quinyx Sie dabei unterstützt, die lokalen Vorgaben bei der Personaleinsatzplanung einzuhalten.