Ist eine Workforce-Management-Lösung das Richtige für mein Unternehmen?

by | 11.06.2018
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Ist eine Workforce-Management-Lösung das Richtige für mein Unternehmen?

In den letzten Blogs ging es darum, welche Funktionen eine Workforce-Management-Software bei der Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe übernehmen kann – z. B. zur Optimierung der Personaleinsatzplanung oder als Turbo-Beschleuniger für die Teamleistung.

Auch wenn die Vorteile einer Workforce-Management-Lösung auf der Hand liegen – manchmal fällt die Entscheidung schwer, ob die Investition in eine Workforce-Management-Lösung das Richtige für das betreffende Unternehmen ist. Unzählige Gerüchte kursieren über das Workforce Management, wie beispielsweise jenes, dass es sich nur für große Unternehmen eignet oder sehr viel Einarbeitungs- und Implementierungszeit erfordert. Die Einführung neuer Systeme oder Arbeitsprozesse ist zuweilen etwas beängstigend. Deshalb gibt es in jedem Unternehmen einen gewissen Widerstand, an den bestehenden Abläufen etwas zu ändern.

Die Einführung eines neuen Systems erfordert Zeit, Geld und Energie. Deshalb sollten Sie sich vorab folgende Fragen stellen, um herauszufinden, ob sich eine Workforce-Management-Lösung für Ihr Geschäft lohnt:


ERSTELLEN SIE REGELMÄSSIG EINSATZPLÄNE FÜR IHR PERSONAL?

Personaleinsatz- und Schichtplanung ist harte Arbeit! Um die Arbeitszeiten eines großen Mitarbeiterstabs mit komplexen Verträgen sinnvoll zu planen, können mehrere Tage erforderlich sein. Und oft wird der Plan im Nachhinein noch geändert. Ein gutes Workforce-Management-System erledigt das nicht nur automatisch für Sie – es optimiert auch Ihre Planung und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Das funktioniert nicht nur bei einer großen Belegschaft, sondern auch bei kleinen Teams. Wenn Sie unnötig viele Arbeitsstunden in die Ausarbeitung von Einsatzplänen investieren, dann ist Workforce Management wahrscheinlich das Richtige für Sie ist.


ARBEITEN SIE MIT EINEM EFFEKTIVEN ZEITERFASSUNGSSYSTEM?

Zeitmanagement und Einsatzplanung gehen Hand in Hand. Arbeiten Sie mit einem zuverlässigen, fehlerfreien Erfassungssystem für die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitet? Falls nicht, könnte Sie das jedes Jahr viel Geld kosten. Quinyx hat eine Zeitstempelfunktion in seine mobile App integriert – so können Sie und Ihre Mitarbeiter sicher sein, dass alle Arbeitsstunden automatisch gespeichert werden.


MÖCHTEN SIE DEN ZEITAUFWAND FÜR DIE PERSONALABRECHNUNG REDUZIEREN?

Eine Workforce-Management-Lösung reduziert nicht nur die Zeit, die für die Personalabrechnung aufgewendet werden muss. Sie hat zudem null Toleranz für Fehler und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter exakt für die Stunden bezahlt werden, die sie gearbeitet haben. Durch die Anbindung an Ihr Personalabrechnungssystem können Sie anhand der geplanten und geleisteten Stunden automatisch Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und die Vergütungsarten berechnen.


WÜNSCHEN SIE SICH EXAKTERE BUDGETS UND PROGNOSEN?

Unternehmen jeder Art und Größe nutzen Business-Daten, um die Genauigkeit ihrer Budgets und ihrer Prognosen zu erhöhen. Doch wenige Dinge schaden einem Unternehmen mehr als ungenaue Prognosen. Eine Software wie Quinyx hilft Ihnen, anhand von Echtzeitdaten zuverlässige Prognosen zu erstellen und, ausgehend von den historischen Daten, Ihren künftigen Bedarf vorherzusagen.


IST ES SCHWIERIG, MIT IHREN MITARBEITERN EFFEKTIV ZU KOMMUNIZIEREN?

An einer guten firmeninternen Kommunikation muss ständig gearbeitet werden. Viele Unternehmen tendieren dazu, verschiedene Systeme wie z. B. E-Mails und Messenger Apps nebeneinander einzusetzen, um mit ihrem Personal zu kommunizieren. Die besten Workforce Management-Systeme auf dem Markt sind aber mit einem zentralen, integrierten Kommunikationssystem ausgestattet, das Foren, E-Mails und SMS-Messaging umfasst. Denn: Gutes Workforce Management bedeutet nicht nur, arbeitsintensive Aufgaben zu automatisieren, sondern auch die Mitarbeiterkommunikation konsequent zu verbessern.


GIBT ES AUFGABEN IN IHREM UNTERNEHMEN, DIE REGELMÄSSIG ERLEDIGT WERDEN MÜSSEN?

Auch Aufgabenmanagement ist ein Bereich, in dem oft mehr Zeit als nötig aufgewendet wird. Ob es um die Nachbestellung von Lagerbeständen, die Ausführung festgelegter Arbeitsabläufe oder einfach nur die Erledigung täglicher Routineaufgaben geht – in der Regel wollen die leitenden Angestellten, dass diese Arbeiten konsequent erfasst und termingerecht erledigt werden. Aber auch für die Mitarbeiter ist es einfacher, wenn sie die regelmäßig anfallenden Aufgaben auf ihren Mobiltelefonen aufrufen und abhaken können.


Workforce Management ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Doch viele Firmen, die in eine Workforce Management-Lösung investieren, erzielen messbare Produktivitätssteigerungen und halbieren gleichzeitig ihre Kosten – das gilt für den Einzelhandel ebenso wie für das Gastgewerbe, das Gesundheitswesenden Fitness- und Freizeitbereich und sogar für den öffentlichen Sektor.


Wenn Sie der Meinung sind, dass Workforce Management das Richtige für Ihr Unternehmen sein könnte, dann sprechen Sie mit einem unserer Experten. Er wird Ihnen gerne alle Informationen geben, die Sie brauchen.   

Tommy Tonkins

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