So geht moderne, digitale Personalplanung.
Die TJADEN’s Bio Frischemarkt-Supermarktkette ist ein seit rund 20 Jahren inhabergeführtes Familienunternehmen und mit mittlerweile 7 Standorten auf rund 120 Mitarbeitende gewachsen.
Das Unternehmen setzt auf Regionalität, Saisonalität, Nachhaltigkeit und die Nähe zum Kunden. Diese zentralen Werte unter dem #vonhierfürdich Slogan werden tagtäglich in den Märkten durch das Team und die angebotenen Produkte gelebt.
Schichtplanung im Lebensmitteleinzelhandel
Der Marktleiter einer der TJADEN’s Märkte in Hamburg, Jan Gruschka, hat uns einen Einblick gegeben, welchen täglichen Herausforderungen im Filial-Alltag sowohl er als Marktleiter als auch die Mitarbeitenden begegnen und wie Quinyx als Software bei der Personaleinsatzplanung geholfen hat und welche Vorteile daraus entstanden sind.
Gruschka wird als Marktleiter täglich mit wechselnden Situationen konfrontiert und muss sich diesen mit hoher Flexibilität anpassen. Die Herausforderungen haben sich in der Pandemie-Zeit lediglich dahingehend verändert, dass viele Kunden verstärkte Unzufriedenheit geäußert haben oder Zeit damit verbracht wurde, Kunden dazu zu bewegen, die Maskenpflicht einzuhalten. Diese verlorene Zeit konnte an anderer Stelle glücklicherweise aufgeholt werden.
Zeitersparnis durch Workforce Management
„Seit dem Einsatz von Quinyx als Software für die Personaleinsatzplanung werden täglich 20 Minuten bei der Dienstplanung eingespart.", so Gruschka. Im Jahr summiert sich diese Zeitersparnis über alle Filialen hinweg bei einer 6-Tage Arbeitswoche mit täglicher Dienstplan-Anpassung auf etwa 1500 Stunden.
Ebenso werden bei der Dienstplanung nun auch gängige Herausforderungen des Marktleiters automatisch und intuitiv gelöst, wie zum Beispiel das Einteilen von Mitarbeitenden zu einer Schicht.
„Die Mitarbeitenden auf der anderen Seite erhalten eine übersichtliche Einsicht auf Überstunden und werden schneller daran erinnert, wenn Aufgaben nicht erledigt wurden, da die App eine Aufgaben-Integration enthält."
Ein weiterer Vorteil der Software für TJADEN’s liegt in der guten Dienstplan-Übersicht sowie dass ein schneller Kontakt zu den Mitarbeitenden gewährleistet wird. Ein Teil dieses Kontakts spiegelt sich darin wieder, dass die Mitarbeitenden sofort eine Benachrichtigung erhalten, sobald eine Änderung am Dienstplan vorliegt und können dementsprechend schnell (re-)agieren. Hier spielt auch die aktive Nutzung der Quinyx-App eine Rolle: Nach Einführung war eine schnelle Adoption über alle Märkte hinweg erkennbar und die Mehrzahl der Mitarbeiter (92 %) benutzt die mobile App für den Überblick zum Schichtplan und den eigenen Schichten, zum Schichttausch und zur Nutzung der Qmail - der internen Kommunikations-Integration in der App.
Nicht nur die Mitarbeitenden profitieren letztendlich von der Technologie. Zugleich kann die Marktleitung Analysen und Reportings der Workforce-Management-Software erhalten und auswerten und damit Geschäftsabläufe optimieren. Weg von Tabellenkalkulationen, hin zu einer modernen Lösung, die dem TJADEN’s #vonhierfürdich-Slogan noch eine andere Bedeutung beimisst - die Mitarbeitenden sind nun noch näher an der Schichtplanung beteiligt.
Sie möchten wissen, wie wir gemeinsam die Produktivität in Ihren Märkten mit KI-gestützter Planung nachhaltig steigern können?
Anhand von Prognosen und unterschiedlichen Bedarfstreibern pro Filiale werden Aufgaben priorisiert und automatisch innerhalb von Schichten zugewiesen.
Die Automatisierung dieses Prozesses hilft besonders Supermarktketten von 300 bis über 10.000 Mitarbeitenden und mehreren Standorten dabei, Umsatzpotenziale zu realisieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und die lokalen Arbeitsgesetze zu den niedrigsten Kosten vollständig einzuhalten: auf Knopfdruck. Damit können Personalkostenoptimierungen in Höhe von 2–5 % erreicht werden.
Update, Juli 2026:
In einem Artikel der Lebensmittel Zeitung über Personalplanung in der Urlaubszeit beschreibt Marvin Tjaden, stellvertretender Geschäftsführer von TJADEN's, wie sich die Personalstruktur des Unternehmens seit der Einführung von Quinyx verändert hat – von überwiegend Vollzeitkräften hin zu einem Mix aus Voll-, Teilzeit-, Minijob- und Springer-Modellen, die sich dank des Schichtplan-Tools deutlich einfacher steuern und passgenau in die Schichtplanung einbinden lassen.