Vabali Spa, einer der führenden Anbieter für Wellness und Spa, setzt für die Personaleinsatzplanung ab sofort auf die automatisierte Workforce-Management-Lösung von Quinyx. Mit der Implementierung für rund 800 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Hamburg und Düsseldorf sorgt die Plattform im Hintergrund dafür, dass administrative Hürden verschwinden. Das Ziel der Digitalisierung ist klar definiert: Moderne Technologie soll die Teams spürbar entlasten, damit die Betreuung der Gäste und ein unvergessliches Wellness-Erlebnis stets im Mittelpunkt stehen.
Die Philosophie der Ruhe – und wo sie im Backoffice an Grenzen stieß
Vabali Spa steht seit der Eröffnung des ersten Standorts im Jahr 2014 für eine einzigartige Wohlfühlwelt im balinesischen Stil. Das Ziel ist es, Menschen in einer immer schneller werdenden Welt einen Ort der Ruhe und des ganzheitlichen Wohlbefindens zu bieten. Weitläufige Sauna- und Poollandschaften sowie liebevoll gestaltete Ruheräume verhelfen den Gästen tagtäglich zu neuer Kraft und Entspannung. Diese harmonische Atmosphäre lässt sich nur dann aufrechterhalten, wenn auch die Prozesse hinter den Kulissen stimmig und reibungslos ablaufen. Ein erstklassiger Service wie im Vabali steht und fällt mit den Menschen, die dort arbeiten. Wenn die Personaleinsatzplanung im Hintergrund Zeit und Nerven raubt, leidet das Wohlbefinden im gesamten Betrieb.
Das bisher genutzte System für die Dienstplanung stieß angesichts des Wachstums und der standortübergreifenden Koordination zunehmend an seine Grenzen. Die Herausforderungen: Hoher manueller Aufwand bei der Dienstplanung, fehlende Transparenz bei der Erfassung von Arbeitszeiten und Überstunden sowie die komplexe Koordination zwischen den drei großen Standorten in Berlin, Hamburg und Düsseldorf. Eine wichtige Anforderung an das neue System war außerdem die Anbindung an bestehende digitale Infrastrukturen – insbesondere an das Buchungssystem sowie das HR-System Personio. Vabali Spa suchte daher nach einer zukunftsfähigen Lösung, die diese Blockaden auflöst, um die Konzentration wieder voll auf das zu lenken, was Vabali ausmacht: den Menschen.
Technologie als unsichtbarer Helfer für erstklassigen Premium-Service
Mit dem Wechsel zu Quinyx hat Vabali Spa einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung vollzogen. Die Entscheidung fiel bewusst auf eine Plattform, die Mitarbeitende durch Automatisierung entlastet und zugleich intuitiv bedienbar ist, wie etwa durch automatische Schichtvorschläge oder die Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Da sich die Teams weniger mit administrativen, zeitaufwendigen Aufgaben beschäftigen müssen, können sie sich voll und ganz auf die Gäste konzentrieren. Mit der Automatisierung der Dienstplanung erwartet Vabali mehr Planungssicherheit und geringeren administrativen Aufwand. Das gilt auch für zukünftige Standorte: Die Lösung ist skalierbar und wächst mit dem Unternehmen mit.
Dirk Krieger, Geschäftsführer von Vabali Spa und Projektverantwortlicher, betont die Relevanz des Wandels:
„Gerade in einem Premium-Wellnessbetrieb ist ein reibungsloser Ablauf hinter den Kulissen entscheidend für das Gästeerlebnis. Mit Quinyx schaffen wir mehr Transparenz, bessere Abstimmung zwischen den Standorten und entlasten unsere Teams im Alltag.“
Erik Fjellborg, Gründer und CEO von Quinyx, zeigt sich ebenfalls begeistert über die Zusammenarbeit:
„Es ist uns eine große Ehre, eine so renommierte Marke wie Vabali Spa bei ihrer digitalen Transformation zu begleiten. In der Hospitality- und Wellnessbranche sind die Mitarbeitenden der Ausgangspunkt für die Guest Experience. Wenn die Dienstplanung reibungslos funktioniert und der administrative Druck abfällt, steigt die Zufriedenheit im gesamten Team. Wir freuen uns sehr, gemeinsam mit Vabali zu zeigen, wie intelligente Technologie spürbar zu einem besseren Serviceerlebnis beitragen kann.“
Diese Module werden genutzt
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Dienstplanung: Ermöglicht die Erstellung bedarfsgerechter Dienstpläne unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten, sodass die Teams optimal besetzt sind, selbst bei hohem Gästeaufkommen.
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Automatische Zuweisung: Schichten werden automatisch an die passenden Mitarbeitenden vergeben, wodurch der Planungsaufwand im Backoffice minimiert wird.
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Integrierter Messenger: Erleichtert die interne Kommunikation und ermöglicht den direkten Austausch innerhalb der Teams sowie standortübergreifend.
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Nahtlose Integrationen: Fehlerfreie HR-Prozesse durch den automatisierten Datenaustausch zwischen Dienstplanung und HR-Management, Buchungssystem sowie Lohnabrechnung.
Über Vabali Spa
Hinter der Theune Spa Management GmbH & Co. KG stehen die Brüder Markus und Stephan Theune – beide verfügen über 30 Jahre Erfahrung in der Entwicklung und dem Betrieb von Thermalbädern sowie Spa- und Wellnessanlagen. Das vabali spa Berlin (seit 2014) und das vabali spa Düsseldorf (seit 2017) zählen schon jetzt zu den beliebtesten Wellnessanlagen Deutschlands. Jede der von Theune Spa Management entwickelten Anlagen lief von Anfang an mit großem Erfolg und gilt als überregional geschätzte Freizeiteinrichtung. Mit dem Betrieb der Anlage und des Hotels in Hamburg (2022) schafft die Theune Spa Management GmbH & Co. KG 250 Arbeitsplätze für die Region. Theune Spa Management setzt weiterhin kontinuierlich und erfolgreich auf Wachstum. So plant Theune Spa auch gerade im Münchner Umland mit dem vabali spa München eine exklusive Wellnessoase: Wie auch das vabali spa Düsseldorf wird es ein Ort der Entspannung in unberührter Natur, an dem Körper, Seele und Geist Erholung finden.
Mehr Informationen: www.vabali.de
Über Quinyx
Quinyx ist eine führende Workforce-Management-Plattform für Branchen wie Einzelhandel, Lager und Logistik, Gastronomie und Facility Management. Die Tools von Quinyx unterstützen Unternehmen dabei, ihre Personaleinsatzplanung durch KI-gestützte Prognosen, faire Dienstpläne und Mobile-First-Tools für Engagement auf ihre strategischen Ziele auszurichten. Dank integrierter Compliance-Funktionen werden Risiken minimiert und die Implementierung in verschiedenen Ländern und Regionen vereinfacht. Quinyx genießt in Deutschland und weltweit Vertrauen – zu den Kunden gehören u. a. GLS Germany, Vodafone Deutschland, Flink, Swarovski, McDonalds Schweden, G-Star Raw, Odeon Cinemas mit UCI, Calvin Klein, ISS, Rituals, London City Airport und Burger King – und ermöglicht es Unternehmen, sicher zu skalieren und sich an veränderte Personalbedürfnisse anzupassen. Durch die Verbesserung der Employee Experience und der betrieblichen Leistung sorgt Quinyx für bessere Geschäftsergebnisse und Arbeitsbedingungen für Millionen von operativen Mitarbeitenden weltweit.
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