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Fehlzeiten händeln - Wie ein Profi

Befolgen Sie als Führungskraft diese 3 Schritte, um die Verwaltung krankheitsbedingter Fehlzeiten so reibungslos wie möglich zu halten und dadurch extreme Personalengpässe und Mitarbeiterkonflikte zu vermeiden.

Der Umgang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten kann nicht nur ein Produktivitätsdieb sein, sondern Sie jedes Jahr viel Geld kosten und die Moral Ihrer Mitarbeitenden in den Keller treiben... deshalb ist es so wichtig, dass Sie es richtig machen.

Das kann leicht außer Kontrolle geraten. Im Pandemiejahr 2020 zum Beispiel, war jeder Arbeitnehmende in Deutschland im Durchschnitt 18,2 Tage krankgeschrieben.

Und wenn sie sich nicht krankschreiben lassen, kommen sie vielleicht trotzdem zur Arbeit... was nach eigenen Angaben laut unserer Studie State of the Deskless Workforce 2021 bei mehr als der Hälfte der Angestellten der Fall ist, weil sie es sich nicht leisten können, sich freizunehmen.

Beides ist nicht ideal, wenn es um die Dienstplanung geht. Aber als Manager müssen Sie sich auf das konzentrieren, was Sie kontrollieren können - und das ist ein möglichst reibungsloses Management von Krankheitsausfällen. Befolgen Sie die folgenden 3 Schritte, um Ihre Prozesse zu vereinfachen und extreme Personalengpässe und Mitarbeiterkonflikte zu vermeiden.

Schritt 1: Machen Sie Technik zu Ihrem Assistenten

Werfen Sie Stift und Papier und Ihre Vermutungen weg! Nutzen Sie stattdessen das richtige Tool für die Verwaltung von Abwesenheiten durch Krankheit. Das ist einfacher, effektiver und müheloser. Denken Sie nur an Harry Potter - ohne seinen Zauberstab, seine treuen Helfer und seinen fliegenden Besen könnte er Voldemort nicht besiegen. Übertragen Sie das auf das Abwesenheitsmanagement, und Voldemort würde Hogwarts leiten.

Das Tolle an WFM-Lösungen ist, dass sie landesweite, regionale und arbeitgeberspezifische Richtlinien für bezahlten und unbezahlten Urlaub erfassen. 

Durch die Digitalisierung des (ansonsten traditionellen) Urlaubsverwaltungsprozesses stellt die Software sicher, dass Sie bei der Verfolgung und Verwaltung von Abwesenheiten genaue Berichte und volle Transparenz erhalten.

Schritt 2: Zusammenarbeit und Automatisierung

Die Verwaltung von krankheitsbedingten Abwesenheiten mit Hilfe von Workforce-Management-Software macht folgendes möglich: 

  • Erleichtern Sie die Echtzeit-Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitenden. 
  • Überprüfen Sie Abwesenheitssalden (und stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nicht zu viel Freizeit nehmen).
  • Prognostizieren Sie künftige Salden für Vorschriften und geplante Abwesenheiten UND berechnen Sie den Aufbau verdienter Freizeit.
  • Verringern Sie das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften durch automatische Abgleiche mit Arbeitszeitrichtlinien und Mitarbeiterverträgen.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Abwesenheiten zu den richtigen Sätzen ausbezahlt werden.

Stellen Sie sich nun mal vor, Sie versuchen all das in Excel zu machen?! Nein, lassen Sie uns das nicht tun. Bedanken Sie sich stattdessen bei Ihrem WFM-Tool und den Daten dafür, dass sie Ihnen helfen, bessere Entscheidungen für jetzt und die Zukunft zu treffen (denn ja, Sie werden in der Lage sein, die Zukunft auf der Grundlage Ihrer historischen Daten und der Muster und Trends, die Sie untersuchen werden, vorherzusagen)!

Sie können Ihr Tool auch in andere HR-Systeme integrieren, was noch mehr Magie schafft. Quinyx zum Beispiel lässt sich problemlos in HCM-Systeme und HRIS-Lösungen (Human Resource Information Systems) wie ADP und Workday integrieren. Das Endspiel ist eine fließende Kommunikation durch die API-Architektur.

Schritt 3: Maximieren Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden

"Es ist viel klüger, in Strategien und Tools zu investieren, die Ihre Kultur stärken und eine Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden aufbauen. Bei der Mitarbeitererfahrung geht es um Flexibilität und Entscheidungsfreiheit bei der Arbeit, um berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, Kommunikationskanäle, Vertrauen und die Werkzeuge, die Ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit benötigen", so Betsy Summers von Forrester in der WFM Show.

Ein WFM-Tool macht Ihr Abwesenheitsmanagement besser und einfacher... nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeitenden. Ihre Mitarbeitenden können Abwesenheitsanträge nicht nur direkt über eine spezielle WFM-App senden, sondern auch mit einem einfachen Wisch ihre Schicht tauschen.

Durch die Investition in ein WFM-Tool zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Sie sich um sie kümmern und ihre Erfahrungen verbessern wollen. Es wird nicht verhindern, dass sie sich eine Erkältung einfangen oder krank werden, aber es ist wahrscheinlicher, dass sie bei Ihrem Unternehmen bleiben und bessere Erfahrungen für Ihre Kunden schaffen.

 

Fassen wir es zusammen.

Manager können mit Hilfe von Lösungen für das Abwesenheitsmanagement die Produktivität hoch und die Kosten der Abwesenheit niedrig halten. Die Mitarbeitenden erhalten eine bessere Mitarbeitererfahrung.

 

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