Probleme mit dem Schichtplan - und wie Sie sie lösen

by | 02.03.2019
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Die Erstellung des Schichtplans kann schnell zur Herausforderung werden.

Egal ob Sie im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, im Baugewerbe oder in der Gastronomie arbeiten: Es gibt nur wenige Dinge, die Personalplanern so viele Kopfschmerzen bereitet. 

Einen funktionalen und dabei fairen Schichtplan zu erstellen, der alle glücklich macht und die optimalen Arbeitszeiten berücksichtigt, ist ein Vollzeitjob an sich. Einen Schichtplan zu erstellen bedeutet in den meisten Fällen für den Personalplaner allerdings einen Stapel von Excel Tabellenkalkulationen, Schichtplänen, Kalendern und Urlaubsformularen. Viel manuelle Arbeit also.

Es kann Tage und manchmal Wochen dauern, bis ein guter Schichtplan erstellt ist. Wenn dann ein Planungsfehler auftaucht oder Abwesenheiten in letzter Minute ins Spiel kommen, kann es unglaublich frustrierend sein, wenn Manager gezwungen sind, an das Reißbrett zurückzukehren, weil die Pläne ins Wanken gekommen sind.

Aber die Schichtplanung muss nicht so kompliziert sein. Tatsächlich kann die Lösung für die meisten Planungsprobleme in einer einfachen Workforce-Management-Software gefunden werden. Die Planungssoftware ermöglicht es Ihnen, einen digitalen Schichtplan zu erstellen, Schichtpläne an die Mitarbeiter zu kommunizieren, sie mit Updates zu versehen und in letzter Minute Änderungen vorzunehmen, wenn die Ereignisse Sie überraschen. Das macht sie zur perfekten Lösung für Unternehmen, die Flexibilität in ihrer Schichtplanung benötigen.

So sieht der Schichtplan bei Quinyx aus - übersichtlich & intuitiv egal auf welchem Endgerät:

schichtplan-uebersicht

Hier sind einige der häufigsten Planungsprobleme, bei denen ein digitaler Schichtplaner helfen kann, Ihnen die Erstellung des Schichtplans zu erleichtern.

1. PERSONALWECHSEL

Die Erstellung des optimalen Schichtplans kann ohne die richtigen Mittel manchmal zur hohen Kunst werden. Die Mitarbeiter kommen und gehen, jeder von ihnen hat seine Einsatzwünsche und Tage, an denen sie arbeiten können und wollen. Auch die Arbeitszeiten variieren dabei stark. Einige Arbeitnehmer arbeiten am liebsten früh, andere mögen Tagschichten, andere Nachtschichten. Einige bevorzugen Wochenendschichten, während andere lieber an Wochentagen arbeiten. Mitarbeiter und ihre Schicht-Wünsche zu jonglieren, kann leicht zu einer der zeitaufwändigsten Aufgaben werden, mit denen Sie bei der Dienstplanung zu kämpfen haben. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter verbessern können, um mehr Stetigkeit in Ihre Planung zu bekommen. 

2. MITARBEITERVERFÜGBARKEIT

Jeder will in den Ferien eine kleine Auszeit. Aber wenn die Feiertage mit Ihrer umsatzstärksten Jahreszeit zusammenfallen, kann die Suche und Organisation von Ersatz- oder Zeitarbeitskräften ein Alptraum sein. Und sobald Sie sie gefunden haben, haben Sie doppelt so viele Schichtpläne für alle beteiligten Mitarbeiter zu erstellen. Dabei stets den Überblick über die Verfügbarkeiten eines jeden Mitarbeiters zu behalten, steht auf einem anderen Blatt Papier. 

3. ZEIT ZWISCHEN DEN UMDREHUNGEN

Es ist nicht nur empfehlenswert, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben, Ihren Mitarbeitern zwischen den Schichten mindestens 11 Stunden Ruhezeit zu geben. Jeder braucht ein wenig Auszeit, und genügend Ruhe kann enorme Auswirkungen auf die Moral und Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben. Wenn Sie dies im Dienstplan berücksichtigen, Sie dann aber in letzter Minute Stornierungen und Überstunden von Mitarbeitern haben, kann es immer schwieriger werden, sich an diese Standards zu halten. Auch die Einhaltung der Arbeitszeit sollte im Schichtplan nicht vergessen werden. 

4. FÜR UNGEWÖHNLICHE AKTIVITÄTSPHASEN

Die richtige Einschätzung wie viele Mitarbeiter Sie zu Schichtbeginn benötigen, kann manchmal schwierig sein. Wenn Sie dann unerwartet mit Kunden in Ihrem Geschäft überflutet werden oder überbucht sind, wird es schnell unmöglich eine Konstante zu sehen. Geschäftige Zeiten wie diese können für Ihre Mitarbeiter am lukrativsten sein, so dass Sie zwar genügend Mitarbeiter finden müssen, um die Nachfrage zu steuern, aber auch Wege finden müssen, damit jeder die gleichen Chancen auf diese Schichten hat.

5. LAST MINUTE SCHICHTWECHSEL

Egal wie engagiert Ihre Mitarbeiter sind, ab und zu wird das tägliche Leben der Arbeit im Wege stehen. Krankheiten, Autopannen, kranke Kinder und andere unerwartete Ereignisse können Ihr Personal daran hindern, rechtzeitig oder überhaupt zur Schicht zu erscheinen. Und das dann auch oft ohne Vorankündigung. Einige Mitarbeiter schaffen es, dafür sorgen, dass jemand anderes ihre Schicht übernimmt, aber in den meisten Fällen werden sie einfach nicht erscheinen.

Die Aufforderung an andere Mitarbeiter, die Schicht zu übernehmen, führt zu einer Vielzahl weiterer Komplikationen, die Überstunden und Schichtwechsel mit sich bringen und mit anderen Mitarbeitern kommuniziert werden müssen. Das bedeutet häufig lange Telefonketten. Doch das geht auch einfacher. 


Die Lösung? Eine Planungssoftware, mit der Sie Dienstpläne auf Knopfdruck erstellen, ändern und veröffentlichen können.

Verabschieden Sie sich von der Excel Tabelle. Wir haben eine Workforce-Management-Software entwickelt, die Ihnen die Kopfschmerzen bei der Planung erspart - damit Sie sich auf die Dinge in Ihrem Unternehmen konzentrieren können, die wirklich wichtig sind.

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Anke Otte

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