Probleme bei der Schichtplanung - und wie Sie sie am besten lösen

by | 02.03.2019
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Einen Schichtplan zu erstellen ist gar nicht so einfach. 

Kommt Ihnen das bekannt vor:

  • „Wie sieht mein Einsatzplan für nächste Woche aus?“
  • „Ich möchte mehr Stunden arbeiten.“
  • „Mir wurde der falsche Lohnbetrag ausgezahlt.“
  • „Ich habe die Schicht mit meiner Freundin getauscht.“
  • „Ich brauche einen freien Tag.“
  • „Ich bin krank und schaffe es nicht, in die Arbeit zu kommen.“
  • „Ich habe Ihre Nachricht nicht bekommen.“
  • „Warum wurden meine Überstunden nicht angerechnet?“

Ganz egal, ob es sich um ein Restaurant mit 50 Servicemitarbeitern, ein Einzelhandelsgeschäft mit mehreren Hundert Mitarbeitern oder einen Pflegedienst handelt – meist hagelt es nur so von derartigen Fragen. Und sie zu beantworten ist zeitaufwendig.

Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie benötigen, um nur eine dieser Fragen zu beantworten. Sagen wir 5 Minuten. Wenn 50 Mitarbeiter eine solche Frage stellen, sind das schon 250 Minuten – also braucht man etwas mehr als 4 Stunden pro Woche (oder 16 Stunden pro Monat) für die Beantwortung einer Frage, die eigentlich überflüssig ist.

Und diese Zeit kommt noch zur eigentlichen Planungszeit dazu!

Denn einen funktionalen und dabei fairen Schichtplan zu erstellen, der alle glücklich macht und die optimalen Arbeitszeiten berücksichtigt, ist ein Vollzeitjob an sich. Und bedeutet bedeutet in den meisten Fällen für den Personalplaner eine Reihe Excel-Tabellen, Kalender und Urlaubsformulare. Viel manuelle Arbeit also. 

Es kann Tage und manchmal Wochen dauern, bis ein guter Schichtplan erstellt ist. Wenn dann ein Planungsfehler auftaucht oder Abwesenheiten in letzter Minute ins Spiel kommen, kann es ziemlich frustrierend sein, wenn der Planer gezwungen ist, an's Reißbrett zurückzukehren, weil die Pläne ins Wanken gekommen sind.

Aber die Schichtplanung muss nicht so kompliziert sein. Tatsächlich kann die Lösung für die meisten Planungsprobleme in einer einfachen Personaleinsatzplanungs-Software gefunden werden. Der Schichtplaner ermöglicht es Ihnen, einen digitalen Schichtplan zu erstellen, Schichtpläne an die Mitarbeiter zu kommunizieren, sie mit Updates zu versehen und in letzter Minute Änderungen vorzunehmen, wenn die Ereignisse Sie überraschen. Das macht sie zur perfekten Lösung für Unternehmen, die Flexibilität in ihrer Schichtplanung benötigen.

So sieht der online Schichtplaner bei Quinyx aus - übersichtlich & intuitiv egal auf welchem Endgerät:

schichtplan-uebersicht

Damit sind Sie gewappnet für die häufigsten Herausforderungen bei der Schichtplanung:

1. PERSONALWECHSEL

Die Mitarbeiter kommen und gehen. Und sie alle haben ihre Einsatzwünsche und Tage, an denen sie arbeiten können und wollen. Auch die Arbeitszeiten variieren dabei stark. Einige Mitarbeiter arbeiten am liebsten früh, andere mögen Tagschichten, andere Nachtschichten. Einige bevorzugen Wochenendschichten, während andere lieber an unter der Woche arbeiten.
Mitarbeiter und ihre Schicht-Wünsche zu jonglieren, kann leicht zu einer der zeitaufwändigsten Aufgaben werden, mit denen Sie bei der Dienstplanung zu kämpfen haben. Erfahren Sie
hier mehr darüber, wie Sie das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter verbessern können, um mehr Planungssicherheit zu bekommen. 

2. MITARBEITERVERFÜGBARKEIT

Jeder will in den Ferien eine kleine Auszeit. Aber wenn die Feiertage mit Ihrer umsatzstärksten Jahreszeit zusammenfallen, kann die Suche und Organisation von Ersatz- oder Zeitarbeitskräften ein Alptraum sein. Und sobald Sie sie gefunden haben, haben Sie doppelt so viele Schichtpläne für alle beteiligten Mitarbeiter zu erstellen. Dabei stets den Überblick über die Verfügbarkeiten eines jeden Mitarbeiters zu behalten, steht auf einem anderen Blatt Papier. 
Mit einer automatisierten Lösung für die Schichtplanung können Sie Standardschichten anlegen, kopieren, mit den geeigneten Mitarbeitern besetzen. Und diese Schichtpläne in Echtzeit an die Mitarbeiter kommunizieren, so auch sie damit happy und zufrieden sind - das alles digital und per App oder online einsehbar. 

3. ZEIT ZWISCHEN DEN Schichten

Es ist nicht nur empfehlenswert, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben, Ihren Mitarbeitern zwischen den Schichten ausreichend Ruhezeit zu geben. Jeder braucht ein wenig Auszeit. Und genügend Ruhe kann enorme Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben.
Wenn Sie dies im Schichtplaner berücksichtigen, Sie dann aber in letzter Minute Stornierungen und Überstunden von Mitarbeitern haben, kann es immer schwieriger werden, sich an diese Standards zu halten. Auch die Einhaltung der Arbeitszeit sollte im Schichtplan nicht vergessen werden. Doch bei der Einhaltung der vertraglich geregelten Stunden kann Ihnen eine digitale Personaleinsatzplanungs-Software helfen, bei der die vereinbarten Stunden hinterlegt sind.
Hier finden Sie die aktuellen gesetzlichen Vorgaben

4. Was ist, wenn Sie auf einmal mehr Personalbedarf haben?

Die richtige Einschätzung, wie viele Mitarbeiter Sie zu Schichtbeginn benötigen, kann manchmal schwierig sein. Wenn Sie dann unerwartet mit Kunden in Ihrem Geschäft überflutet werden oder überbucht sind, wird es schnell schwierig, schnell entsprechend mehr Mitarbeiter zu aktivieren.
Diese umsatzstarken Zeiten sind häufig auch für die Mitarbeiter lukrative Arbeitszeiten. Das heißt, so dass Sie sowohl genügend Mitarbeiter finden müssen, um die Nachfrage zu befriedigen, als auch einen Weg, damit jeder die gleichen Chancen auf diese Schichten hat.
Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Der Planende sieht im System, welche anderen Mitarbeiter die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind.

Aber in der Regel weiß derjenige, der die Schichten plant, nicht, wer für eine bestimmte Schicht überhaupt verfügbar ist. Auch hier hilft die App. Damit kann der Planende ganz einfach eine Schicht erstellen und dann die Mitarbeiter nach deren Verfügbarkeit fragen. Und zwar indem er den Mitarbeitern, die diese Schicht buchen möchten, erlaubt, sich einzutragen. Das gilt natürlich nur für Mitarbeiter, die auch die festgelegten Qualifikationen erfüllen (Fähigkeiten, Positionen usw.).

Mit der Quinyx App werden die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft somit vor der Planerstellung  berücksichtigt. Die Mitarbeiter öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind spätere Anpassungen viel weniger erforderlich. 

5. LAST MINUTE SCHICHTWECHSEL

Egal wie engagiert Ihre Mitarbeiter sind, ab und zu wird das tägliche Leben der Arbeit im Wege stehen. Krankheiten, Autopannen, kranke Kinder und andere unerwartete Ereignisse können Ihr Personal daran hindern, rechtzeitig oder überhaupt zur Schicht zu erscheinen. Und das dann auch oft ohne Vorankündigung. Einige Mitarbeiter schaffen es, dafür sorgen, dass jemand anderes ihre Schicht übernimmt, aber in den meisten Fällen werden sie einfach nicht erscheinen.

Die Aufforderung an andere Mitarbeiter, die Schicht zu übernehmen, führt zu einer Vielzahl weiterer Komplikationen, die Überstunden und Schichtwechsel mit sich bringen und mit anderen Mitarbeitern kommuniziert werden müssen. Das bedeutet häufig lange Telefonketten. Doch das geht auch einfacher. 

Die Lösung? Eine Planungssoftware, mit der Sie Dienstpläne auf Knopfdruck erstellen, ändern und veröffentlichen können. So können Sie einfach Ihren Schichtplan online erstellen und schnell auf Änderungen reagieren.

Suchen Sie weitere Tipps, wie Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern können? Dann empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper "8 Schritte zur sofortigen Steigerung von Mitarbeiterbindung und -engagement". 

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Anke Otte

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