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Unterbesetzung - Wie man sie vermeiden kann

Wie wirkt sich Unterbesetzung aufgrund von Personalmangel auf Ihr Unternehmen aus, und was können Sie dagegen tun? Wir haben die Antworten.

Wenn Sie auf Frontline-Mitarbeitende angewiesen sind, bricht Ihnen wahrscheinlich der kalte Schweiß aus, wenn Sie die Worte hören: "Probleme mit Unterbesetzung". 

Unterbesetzung kann zweierlei bedeuten: Entweder haben Sie nicht genügend Mitarbeitende auf Ihrer Gehaltsliste (was bedeutet, dass Sie mehr Beschäftigte einstellen müssen), oder Sie haben nicht genügend Mitarbeitende, die zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten (was bedeutet, dass Sie besser planen müssen).

Die schlechte Nachricht: Unterbesetzung ist weit verbreitet. Unseren Untersuchungen zufolge gab die Hälfte der von uns im Jahr 2021 befragten Mitarbeitenden in Deutschland an, dass sie schon einmal unterbesetzt waren. Von diesen gaben 85 % an, dass die Arbeit dadurch stressiger wird, und 44 % sagten, dass der Kundenservice darunter leidet.

Aber wie wirkt sich Unterbesetzung wirklich auf Ihr Unternehmen aus, und was können Sie dagegen tun? Wir haben die Antworten.

1. Ihre Mitarbeitenden sind zunehmend gestresst

Wie die obigen Zahlen zeigen, machen Probleme mit der Unterbesetzung die Arbeit für die große Mehrheit Ihrer Mitarbeitenden stressiger. Der Stress, den sie empfinden, rührt daher, dass sie ein größeres Arbeitspensum zu bewältigen haben, als sie normalerweise erwarten, dass sie sich für selbstverständlich gehalten fühlen und dass sie mit Kunden zu tun haben, die einen schlechten Service erwarten (mehr dazu in einer Sekunde). 

Die psychische und physische Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden leidet unter dem Stress, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen mehr Krankheitstage zu verzeichnen hat und die Probleme der Unterbesetzung noch verschärft. (Wenn die Verwaltung des Krankenstands eine Herausforderung ist, sollten Sie unseren Blogbeitrag (ENG) über die erfolgreiche Bewältigung von Fehlzeiten bei Krankheit lesen!)

Unterbesetzung kann auch das Risiko von Arbeitsunfällen erhöhen. Die körperliche Erschöpfung wird wahrscheinlich einsetzen, wenn Mitarbeitende zusätzliche Stunden und Anstrengungen leisten müssen, während sie müde und überlastet sind. 

2. Sie riskieren, Ihr Personal zu verlieren

Wenn Ihre Belegschaft den Eindruck hat, dass Sie sich nicht um ein gesundes Arbeitsklima kümmern, könnte das ihre Moral zerstören. Das wollen Sie auf jeden Fall vermeiden, denn das Jahr 2021 stand ganz im Zeichen der "Great Resignation", einem weltweiten Phänomen, bei dem eine Rekordzahl von Arbeitnehmenden sagte: "Ich kündige". 

Obwohl Menschen in großer Zahl ihren Arbeitsplatz verlassen, haben wir im Vergleich zum Vorjahr einen Netto-Beschäftigungszuwachs zu verzeichnen. Die Frage, die Sie sich also stellen müssen, ist: Warum verlassen die Leute Ihr Unternehmen?", sagt Betsy Summers, Principal Analyst on the Future of Work at Forrester. 

Um unseren früherenWFM Show Speaker Jim Donald zu zitieren: "Wenn Sie sich mehr kümmern, als andere für möglich halten, führt das Ihr Unternehmen zum Erfolg. Die Verbesserung Ihrer Mitarbeiterbindung wird Ihnen helfen, den Teufelskreis der Unterbesetzung zu stoppen."

3. Die Kundenzufriedenheit ist in Gefahr

Ganz gleich, ob Sie ein florierendes Restaurant, eine gut besuchte Bar oder ein belebtes Geschäft betreiben, Ihr Kundenservice wird abnehmen, wenn Sie nicht die richtige Anzahl von Mitarbeitenden zu jeder Zeit zur Verfügung haben.

Das ist ein Problem, denn Ihre Kunden wollen und erwarten ein außergewöhnliches Erlebnis. Wenn Sie diese Erwartungen nicht erfüllen, ist das Ergebnis ein schlechtes Erlebnis, und das bedeutet, dass Ihre Kunden Ihr Geschäft verlassen werden. Tatsächlich geben 86 % der Verbraucher an, dass sie eine "Marke" nach nur zwei (!) schlechten Kundenerfahrungen wechseln würden. 

Auf lange Sicht wird also auch Ihr Unternehmen in Mitleidenschaft gezogen. Wie im obigen Beispiel werden Kunden abwandern, wenn der Service schlecht ist oder die Wartezeiten zu lang sind und so entgehen Ihnen Einnahmen.

Aber es geht noch weiter: Ein schlechtes Kundenerlebnis wirkt sich auch negativ auf den Ruf Ihrer Marke aus. Wir alle schwärmen gerne von einem Unternehmen, mit dem wir gute Erfahrungen gemacht haben. Mund-zu-Mund-Propaganda treibt den Umsatz in die Höhe, aber schlechte Erfahrungen aufgrund von Personalmangel bremsen ihn.

Deshalb lohnt es sich, die Mitarbeitererfahrung zu optimieren. Wussten Sie, dass das Fortune-500-Unternehmen Sysco auf eine kundenorientierte Strategie umgestellt hat? Indem es sich auf seine Mitarbeitenden konzentrierte und die Arbeitsbedingungen und Fähigkeiten seiner Fahrer verbesserte, gelang es dem Unternehmen, seinen Kunden ein hervorragendes Erlebnis zu bieten. Was für ein Gewinn! 

Wie lassen sich Probleme durch Unterbesetzung lösen?

Die Unterbesetzung verschwindet, wenn Sie die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben... aber das ist leichter gesagt als getan.

Der Versuch, den geplanten Personaleinsatz mit dem prognostizierten Bedarf in Einklang zu bringen, ist ohne technische Hilfsmittel eine nahezu unmögliche Aufgabe. Sie können zwar nach Gefühl planen, aber die Planung mit Hilfe KI-gestützter Personalbedarfsplanung auf Filial- oder Abteilungsebene klappt viel besser, weil Sie Prognosen auf der Grundlage historischer und Echtzeitdaten für verschiedene Standorte und Abteilungen erhalten können. 

Ein McDonalds in der Nähe vom Brandenburger Tor in Berlin hat ein anderes Nachfragemuster als ein McDonalds beispielsweise an der Autobahnraststätte. Wenn Sie wissen, beispielsweise welche Veranstaltungen geplant sind und zu welcher Zeit sie stattfinden, können Sie die Planung darauf abstimmen und die erwartete Besucherzahl abschätzen. Auf diese Weise ist immer genügend Personal vorhanden, um das gesteigerte Kundenaufkommen zu bedienen.

Hier können Sie mehr erfahren, oder lassen Sie sich von uns zeigen, wie es geht.

 

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