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3 Mega-Trends für Workforce Management

Ein zeitgemäßes Workforce Management beinhaltet mehr als nur die Verteilung von Mitarbeitenden über eine bestimmte Anzahl an Schichten pro Tag. Lesen Sie mehr über die Workforce Management Trends, die Sie im Blick haben sollten.

Ein zeitgemäßes Workforce Management beinhaltet mehr als nur die Verteilung von Mitarbeitenden über eine bestimmte Anzahl an Schichten pro Tag. Moderne Softwarelösungen helfen, die Planung am Personalbedarf und an den Mitarbeitenden (hinsichtlich Verfügbarkeiten, Wünschen und Qualifikationen) auszurichten.

Welche drei Mega-Trends werden aktuell in der WFM-Branche diskutiert?

Die Digitalisierung macht so manches möglich. Und verändert den Job der Personalverantwortlichen. Welche Trends und Technologien sind sinnvoll? Wie sieht die Zukunft des Workforce Managements aus? Wir haben Maximilian Thost, Country Manager für Quinyx Deutschland, gefragt und erfahren, dass neben Künstlicher Intelligenz vor allem auch der Mitarbeiterfokus und höhere Flexibilität entscheidende Trends im Workforce Management sind. Aber lesen Sie selbst...

WFM Day Max Thost

 

Max, wie sollten heute Personalverantwortliche ihre Personaleinsatzplanung fit für das digitale Zeitalter machen, um optimal für das Unternehmen und vor allem für Mitarbeitende aufgestellt zu sein?

Mitarbeiterfokussiert, flexibel und intelligenter - das sollte gutes Workforce Management sein. Ich glaube, die meisten Mitarbeitenden – und eigentlich wir alle – sind bereits fit für das digitale Zeitalter. Wir organisieren unser Leben über unser Smartphone, das aus unserem Leben kaum noch wegzudenken ist. Mit Freunden verabreden und austauschen, Familienfeiern organisieren, Tickets buchen und bezahlen, chatten, Video-Telefonieren und vieles mehr. Das geht heute alles digital. Jederzeit und von überall.

In den Gesprächen mit unseren Kund:innen sehen wir ein zweigeteiltes Bild.
Auf der einen Seite sind Organisation und Führung in vielen Unternehmen oft noch nicht fit für das digitale Zeitalter, wenn es um HR-Themen geht. Die IT-Abteilungen haben ihre festen Roadmaps für CRM, ERP und Co. Die meisten Ressourcen fließen in direkt umsatzbringende Projekte. Dabei werden Potenziale bei der oft kostenintensivsten Ressource - den Personalkosten - vernachlässigt. 

Einige Unternehmen sind da schon viel weiter und fördern Investitionen in Technologien zur Mitarbeiterbindung. Sie ändern ihre Denke und Taktiken und beschäftigen sich mit Themen wie dem Wechsel von On-Premise Lösungen zu Cloud-basierten Angeboten. Wollen agiler, schneller werden, weniger Budgets in die Pflege der bestehenden Infrastruktur stecken, die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen.

Sie sehen, dass die Veränderungen immer schneller werden und sie flexibler werden müssen. Sie wollen die digitalen Lösungen eher nutzen, als sie zu kaufen. Der Trend, den wir schon in B2C Branchen wie der Musikindustrie (z. B. Spotify), Reisen (z. B. AirBnB) oder Film (z. B. Netflix) kennen, kommt immer mehr auch im Workforce Management an.

 

Was bedeutet das denn konkret für die HR-Abteilungen? Was sind die größten Trends, die sie beachten sollten?

Die HR-Abteilung ist ganz klar „betroffen“ von der digitalen Transformation. Die Änderungen sind bereits in vollem Gange. Und gerade für das Thema Workforce Management bieten sich vielversprechende Möglichkeiten.

Der wohl größte Trend ist der Mitarbeiter-Fokus. Zukunftsorientierte HR-Verantwortliche wollten schon immer ihre Belegschaft in die Planung einbeziehen, ihnen Mitspracherecht geben und Dienstpläne unter Berücksichtigung ihrer Wünsche erstellen.

Das heißt, Unternehmen müssen besser mit den Mitarbeitenden kommunizieren - sie vor Erstellung der Dienstpläne fragen, wann sie überhaupt arbeiten können und wollen. Mit Excel und E-Mail war das ein ziemlich zeitintensives Unterfangen. Der Admin-Aufwand ist dabei vielen mitarbeiterorientierten Unternehmen über den Kopf gewachsen.

Häufig hören wir, dass die Personalverantwortlichen dann am Wochenende da sitzen und Stundenzettel auswerten und für die Personalbuchhaltung vorbereiten und dann den Plan für die nächsten Wochen erstellen. Sehr ineffektiv. 

Die Digitalisierung macht die Mitarbeiterintegration jetzt ganz einfach möglich. Und das bei größter Daten- und Compliance-Sicherheit. Der Trend geht übrigens eindeutig dahin, die verschiedenen Planungsthemen zu verzahnen und so Dienstpläne zu optimieren, indem bspw. gesetzliche Vorgaben, individuelle Vereinbarungen und externe Daten wie Wetter oder besondere Ereignisse einbezogen werden. Mithilfe einer Zeiterfassung über eine App oder Terminals wird auch das Ein- und Ausstempeln für jeden ein Kinderspiel. 

Der zweite große Trend ist die größere Flexibilität. In konventionellen Systemen erstellt der Personalverantwortliche den Dienstplan und jongliert dabei Vollzeit-, Teilzeitkräfte und Minijobber. Er muss gesetzliche Vorgaben berücksichtigen, betriebliche Vereinbarungen, individuelle Absprachen und vieles mehr. Diese Dienstpläne kommuniziert er dann über Email, Excel oder das berühmte Schwarze Brett mit seinem Team. Nicht zu vergessen das Feedback und die Änderungswünsche der Mitarbeitenden. In der Regel hört sich das etwa so an: „Da kann ich nicht"... „Ich würde lieber hier..."  „Warum bekomme ich immer die Samstags-Schichten?", „Ich brauche Zusatzschichten, um XYZ zu bezahlen".

Mit digitalen Lösungen wird der Spieß umgedreht. Bevor der Plan erstellt wird, können die Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeiten melden. Die Umsetzung erfolgt dann flexibler und automatisierter für beide Seiten - die Führungskraft und die Mitarbeitenden. Der positive Nebeneffekt: Ihre Belegschaft fühlt sich "gehört", integriert und wertgeschätzt. 

Heute erkennen immer mehr Unternehmen, dass das Engagement der Mitarbeitenden direkten Einfluss auf die Unternehmensperformance haben kann. Ein hohes Engagement bedeutet weniger Krankheitstage, weniger Fehlzeiten, weniger freiwillige Fluktuation und letztlich höhere Produktivität.

 

Verstehe. Modernes Workforce Management integriert Self-Services, damit Mitarbeitende sich integriert fühlt. Was haben sie sonst noch davon?

Sie werden „ermächtigt", ihren Arbeitsalltag selbst mitzugestalten. Die App ist quasi sein  „dienstliches" WhatsApp. Sie können damit in Echtzeit Schichten tauschen, Urlaube beantragen, ein- und ausstempeln, mit Managern und Kolleg:innen kommunizieren. Und so in Eigeninitiative ihren Arbeitsalltag mitgestalten, jederzeit und von überall. Die Vorgesetzten auf der anderen Seite sparen sich enormen Admin-Aufwand und können schnell und individuell mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren, bequem Anträge genehmigen und vieles mehr.

Ich denke, die Rolle der Personalverantwortlichen wird sich ändern. Viele HR-Abteilungen sind schon mit Mut und Zuversicht dabei. Andere sind noch eher skeptisch und zurückhaltend. Diese Unterteilung gibt es übrigens auch bei den Betriebsräten. Die sind in einigen Unternehmen schon unglaublich fortschrittlich und fordern die stärkere Integration der Mitarbeitenden ein. 

Quinyx wurde in der Cloud „geboren". Das macht Produktentwicklungen und
-anpassungen agiler. Was plant Quinyx als nächstes? 

Da kommen wir zum dritten großen Trend: zunehmende Intelligenz der Systeme. In letzter Zeit explodierten die KI-basierten Software-Lösungen im Personalbereich. Die Technologien „lernen" aus den massiv zur Verfügung stehenden historischen Daten, analysieren sie und prognostizieren für die Zukunft.

Das ist auch ein fester Bestandteil unserer Roadmap. Für Workforce Management bedeutet das heute schon sehr viel genauere Kapazitätsplanungen und eine hohe Treffsicherheit. Insbesondere zeitaufwändige Prozesse wie Planung, Zeiterfassung, Genehmigungen und Workflows werden automatisiert.

Am meisten Spaß macht uns allerdings die Weiterentwicklung in Richtung Mitarbeiter-Engagement. Viele Ideen bekommen wir hier von den Tausenden Emails, die wir über die App von unseren Anwender:innen bekommen. Zum Beispiel schnelle, unkomplizierte „Puls-Umfragen" zur Mitarbeiterzufriedenheit, Belohnungssysteme und Ideen der Mitarbeiterwertschätzung. Da wird sehr zeitnah einiges passieren!

Danke für deine Einschätzung zu den Trends im Workforce Management, Max.
Bis zum nächsten Mal!

Immer wieder gern!

 

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