3 Mega-Trends für Workforce Management

by | 01.04.2019
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Ein zeitgemäßes Workforce Management beinhaltet mehr als nur die Verteilung von Mitarbeitern über eine bestimmte Anzahl an Schichten pro Tag. Moderne Softwarelösungen helfen, die Planungen am Unternehmensbedarf und an den Wünschen der Mitarbeiter auszurichten.

Drei Mega-Trends werden in der Branche derzeit diskutiert: 

Mitarbeiterfokussiert, flexibel und immer intelligenter

Die Digitalisierung macht so manches möglich. Und verändert den Job des HR Managers. Welche Trends und Technologien sind sinnvoll? In welche Richtung geht's? Vier Fragen an Maximilian Thost, Country Manager für Quinyx Deutschland.

 Maximilian Thost

 

Maximilian Thost
Country Manager
Quinyx Germany GmbH

 

 

 

Max, wie sollten heute Personalverantwortliche ihre Personaleinsatz-planung fit für das digitale Zeitalter machen, um optimal für das Unternehmen und vor allem für die Mitarbeiter aufgestellt zu sein?

Mitarbeiterfokussiert, flexibel und intelligenter trifft es schon sehr gut. Ich glaube, die meisten Mitarbeiter – und eigentlich wir alle – sind als Kunden und Privatpersonen bereits fit für das digitale Zeitalter. Wir organisieren unser Leben über unser Smartphone, das aus unserem Leben kaum noch wegzudenken ist. Mit Freunden verabreden und austauschen, Familienfeiern organisieren, Tickets buchen und bezahlen, chatten, Video-Telefonieren und vieles mehr. Das geht heute alles digital. Jederzeit und von überall.

In den Gesprächen mit unseren Kunden sehen wir ein zweigeteiltes Bild.
Auf der einen Seite sind Organisation und Führung in Unternehmen oft noch nicht fit für das digitale Zeitalter, wenn es um HR-Themen geht. Die IT-Abteilungen haben ihre festen Roadmaps für CRM, ERP und Co. Die meisten Ressourcen fließen in direkt umsatzbringende Projekte. Dabei werden Potenziale bei der oft kostenintensivsten Ressource - den Personalkosten - vernachlässigt. 

Andere Unternehmen sind da schon viel weiter und fördern Investitionen in Technologien zur Mitarbeiterbindung. Sie ändern ihre Denke und Taktiken und beschäftigen sich mit Themen wie dem Wechsel von On-Premise Lösungen zu Cloud-Basierten Angeboten. Wollen agiler, schneller werden, weniger Budgets in Pflege der bestehenden Infrastruktur stecken, den Mitarbeiter in den Mittelpunkt nehmen.

Sie sehen, dass die Veränderungen immer schneller werden und sie flexibler werden müssen. Sie wollen die digitalen Lösungen eher nutzen, als sie zu kaufen. Der Trend, den wir schon in B2C Branchen wie Musikindustrie (wie Spotify), Reisen (wie AirBnB), Film (wie Netflix) kennen, kommt immer mehr auch im Workforce Management an.

 

Was bedeutet das denn konkret für die HR-Abteilungen? Was sind die größten Trends, die sie beachten sollten?

Die HR-Abteilung ist ganz klar „betroffen“ von der digitalen Transformation. Die Änderungen sind bereits in vollem Gange. Und gerade für Workforce Management bieten sich riesige Möglichkeiten.

Der wohl größte Trend ist der Mitarbeiter-Fokus. Zukunftsorientierte HR-Verantwortliche wollten schon immer ihre Mitarbeiter in die Planung einbeziehen, ihnen ein Mitspracherecht geben und Dienstpläne gemeinsam entwickeln.

Das heißt, besser mit den Mitarbeitern kommunizieren - sie vor Erstellung der Dienstpläne fragen, wann sie denn überhaupt arbeiten können und wollen. Mit Excel und Email war das ein ziemlich zeitintensives Unterfangen. Der Admin-Aufwand ist dabei vielen Mitarbeiter-orientierten Unternehmen über den Kopf gewachsen.
Häufig hören wir, dass die Personalverantwortlichen dann am Wochenende da sitzen und Stundenzettel auswerten und für die Personalbuchhaltung vorbereiten und dann den Plan für die nächsten Wochen erstellen. Sehr ineffektiv. 

Die Digitalisierung macht die Mitarbeiterintegration jetzt ganz einfach möglich. Und das bei größter Daten- und Compliance-Sicherheit. Der Trend geht übrigens eindeutig dahin, die verschiedenen Planungsthemen zu verzahnen. Also die Dienstplanung mit den Bewegungsdaten aus dem Kassensystem. Und mit einer automatisierten Zeiterfassung über eine App oder Terminals. Wenn man will, sogar über Geofencing. Das ist besonders spannend für Branchen, die Probleme haben mit Arbeitszeitbetrug und die keine teuren Erfassungs-Terminals aufstellen wollen. Die erfassten Zeiten werden dann über eine Schnittstelle direkt und in Echtzeit an die Personalbuchhaltung weitergegeben. Die wichtigste Integration ist allerdings die mit den Mitarbeitern.

Der zweite große Trend ist die größere Flexibilität. In konventionellen Systemen erstellt der Personalverantwortliche heute den Dienstplan und jongliert dabei Vollzeit-, Teilzeitkräfte und Minijobber. Er muss gesetzliche Vorgaben berücksichtigen, betriebliche Vereinbarungen, individuelle Absprachen und vieles mehr. Diese Dienstpläne kommuniziert er dann über Email, Excel oder das berühmte Schwarze Brett mit seinem Team. Bekommt Feedback und Änderungswünsche. In der Regel: "Da kann ich nicht"... "Ich würde lieber hier..."  "Warum bekomme ich immer die Samstags-Schichten?", "Ich brauche Zusatzschichten, um XYZ zu bezahlen".

Mit digitalen Lösungen wird der Spieß umgedreht. Bevor der Plan erstellt wird, können die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten melden. Die Umsetzung erfolgt dann immer flexibler und automatisierter für beide Seiten - den Team-Leiter und die Mitarbeiter. Der tolle Nebeneffekt: diese fühlen sich "gehört". Fühlen sich integriert und wertgeschätzt. 

Heute erkennen immer mehr Unternehmen, dass das Engagement der Mitarbeiter direkten Einfluss auf ihr Ergebnis haben kann. Ein hohes Engagement bedeutet weniger Krankheitstage, weniger Fehlzeiten, weniger freiwillige Fluktuation und letztlich eine höhere Produktivität.

 

Verstehe. Modernes Workforce Management integriert Selbstbedienungsmodule, damit der Mitarbeiter sich integriert fühlt. Was hat er sonst noch davon?

Er wird "ermächtigt", seinen Arbeitsalltag selbst mitzugestalten. Die App ist quasi sein  "dienstliches" What's App. Er kann damit in Echtzeit Schichten tauschen, Urlaube beantragen, ein- und ausstempeln, mit seinem Team-Leiter und den Kollegen kommunizieren. Und so in Eigeninitiative seinen Arbeitsalltag mitgestalten, jederzeit und von überall. Die Vorgesetzten auf der anderen Seite sparen sich enormen Admin-Aufwand und können schnell und individuell mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, bequem Anträge genehmen und vieles mehr.

Ich denke, die Rolle der Personalverantwortlichen wird sich ändern. Viele HR-Abteilungen sind schon mit Mut und Zuversicht dabei. Andere sind noch eher skeptisch und zurückhaltend. Diese Unterteilung gibt es übrigens auch bei den Betriebsräten. Die sind in einigen Unternehmen schon unglaublich fortschrittlich und fordern die Integration der Mitarbeiter ein. 

Quinyx wurde in der Cloud geboren. Das macht Produktentwicklungen und -anpassungen agiler.
Was plant Quinyx als nächstes?
 

Da kommen wir zum dritten großen Trend: zunehmende Intelligenz der Systeme. In letzter Zeit explodierten die KI-basierten Software-Lösungen im HR-Bereich. Die Technologien "lernen" aus den massiv zur Verfügung stehenden historischen Daten, analysieren sie und prognostizieren für die Zukunft.

Das ist auch ein fester Bestandteil unserer Roadmap. Für Workforce Management bedeutet das heute schon sehr viel genauere Kapazitätsplanungen und eine hohe Treffsicherheit. Insbesondere zeitaufwändige Prozesse wie Planung, Zeiterfassung, Genehmigungen und Workflows werden automatisiert.

Am meisten Spaß macht uns allerdings die Weiterentwicklung in Richtung Mitarbeiter-Engagement. Viele Ideen bekommen wir hier von den Tausenden Emails und Inspirationen, die wir über die App von unseren Anwendern bekommen. Zum Beispiel schnelle, unkomplizierte "Puls-Messungen" der Mitarbeiterzufriedenheit durch kurze Umfragen, Belohnungssysteme und Ideen der Mitarbeiter-Wertschätzung. Da wird sehr zeitnah einiges passieren!

 

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Anke Otte

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