G8 Education: KI-basierte Personalplanung für zuverlässige Kinderbetreuung in turbulenten Zeiten

Die Personaleinsatzplanung in der Kinderbetreuung war schon immer ein komplizierter und langwieriger Prozess, bis jetzt.

Wenn es um die Betreuung ihrer Kinder geht, wollen Eltern nur das Beste. G8 Education gehört zu jenen Einrichtungen, denen Eltern vertrauen. Mit mehr als 470 Standorten und 11.000 Mitarbeitern in Australien hat G8 es sich zur Aufgabe gemacht, jeden Tag eine erstklassige Betreuung zu bieten, selbst in so schwierigen Zeiten wie COVID-19.

Wir sprachen mit Jason Ball, Chief Operations Officer bei G8, über die Herausforderungen im Zusammenhang mit der volatilen Nachfrage und der Personalplanung zu Beginn der Krise sowie darüber, wie Künstliche Intelligenz und Planungsautomatisierung dazu beigetragen haben, die Qualität der Betreuung sicherzustellen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen und die gesetzlichen Vorschriften bei der Planung einzuhalten.

Die Herausforderung: Ein kompliziertes Planungsumfeld

„Mit unseren zahlreichen G8-Kinderbetreuungszentren, die im ganzen Land betrieben werden, wurde uns klar, dass wir mehr Einblick und Kontrolle über die Dienstpläne unserer Mitarbeiter benötigen. Allerdings wurden wir dann, wie viele andere Unternehmen auch, durch COVID-19 erheblich beeinträchtigt.", erklärt Jason Ball von G8 Education. 

Schon vor dem Virus war die Personaleinsatzplanung in der Kindertagespflege ein komplizierter und zeitaufwändiger Prozess: Das Unternehmen muss immer sicherstellen, dass es genügend Betreuer für die Anzahl der anwesenden Kinder gibt, die Qualifikationen übereinstimmen und die Pausen nach australischer Gesetzgebung geplant werden. Darüber hinaus ist G8 auch bestrebt, die Qualität der Betreuung und Bildung in den Zentren zu verbessern sowie das Personal effizienter einzusetzen. Was diesen Prozess beeinflusst, ist die Zahl der Anmeldungen und Besuche in den Kindertagesstätten. Diese Zahl wurde jedoch unberechenbarer denn je, als COVID-19 zuschlug. Eltern zogen ihre Kinder aufgrund von Sicherheitsbedenken und Arbeitsplatzverlust ab und meldeten sich dann mit der Einführung der kostenlosen Kinderbetreuung wieder an. Da die Anzahl der Kinder in den Zentren tagsüber stark schwankte, wurde es folglich schwieriger, die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Betreuern angemessen einzuplanen. 

Die Sicherstellung einer erstklassigen Betreuung und Bildung für die Kinder in unseren G8 Education-Zentren ist nicht verhandelbar.", erklärt Herr Ball. Und damit gab G8 Education den Startschuss für seinen Plan, einen Big-Data- und KI-basierten Planungsansatz einzuführen. 

Die Lösung: Nutzung von Personendaten und Anwesenheitsprognosen

Um ein umfassendes Bild der Anzahl der anwesenden Personen zu verschiedenen Zeitpunkten zu erhalten, wurden auf Basis von historischen Daten über Zu- und Abgänge, Nichterscheinen, Ausfälle und Ferien Zukunftsszenarien erstellt. Diese Szenarien umfassen die unterschiedlichsten Situationen, von der Rückkehr aller Kinder auf einmal bis hin zu einem möglichen Rückgang der Besucherzahlen. Als Ergebnis erhält G8 eine detaillierte Prognose der zu erwartenden Anzahl von Kindern in jedem Raum jedes Zentrums, und zwar in 15-Minuten-Intervallen.

Für die Erstellung optimaler Dienstpläne wird mithilfe der KI-basierten Software und unter Berücksichtigung des vorgeschriebenen Verhältnisses von Erziehern zu Kindern die erforderliche Anzahl von Erziehern für jeden Raum berechnet. Darauf basierend wird automatisch ein Dienstplan erstellt, der den gesetzlichen Regelungen entspricht und die Pausen und Arbeitszeiten aller Teammitglieder berücksichtigt.

Quinyx hat sich schnell an unsere Bedürfnisse angepasst und unterstützt uns nun dauerhaft im Umgang mit der Pandemie, indem das Team uns hilft, die Bedürfnisse der Familien, ihrer Kinder sowie des Personals besser zu verstehen.", sagt Herr Ball. 

Die Ergebnisse: Verbesserter Service und Betreuung, Zufriedenere Mitarbeiter und Steigerung der Planungsgenauigkeit

1. Sicherung der Service- und Betreuungsqualität

Wenn es um Kinder geht, wollen wir nur das Beste für sie und Quinyx hat erheblich dazu beigetragen.  

Herr Ball erklärt: „Quinyx hilft uns dabei, sicherzustellen, dass wir in jedem unserer Zentren die richtigen Fachkräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben. Dadurch konnten wir auch schnell auf die Bedürfnisse von Eltern reagieren, die in letzter Minute eine Notfallbetreuung benötigten, und dabei sicher sein, dass wir die Vorschriften nicht verletzen würden. Wir sind jetzt in der Lage, unsere Dienstpläne und Schichten so abzustimmen, dass wir in unseren G8-Zentren die bestmögliche Betreuung bieten können." 

2. Zufriedenere Mitarbeiter 

Der Einsatz von KI-basierter Technologie ermöglicht nicht nur die bestmögliche Betreuung für Kinder, sondern wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeiter aus. Herr Ball erläutert dies: „Die Gefahr einer Unterbesetzung ist eine unzumutbare Belastung für das gesamte Team, während eine Überbesetzung ebenso zu Arbeitsunzufriedenheit führen kann. Die von Quinyx erzielten Effizienzsteigerungen tragen dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern."

3. Steigerung der Planungsgenauigkeit

Herr Ball betont, dass die Pandemie einen noch nie dagewesenen Druck für alle Betreuungseinrichtungen darstellte und dass der Einsatz von Technologie zur Effizienzsteigerung zu einer langfristigen und nachhaltigen Lösung beitragen könnte.

Quinyx lieferte die perfekte Lösung und wir planten eine umfassende Dienstplanerneuerung mit der Software.", sagt Herr Ball. Die Lösung sollte auch die Dienstplanerstellung für die Center-Manager vereinfachen, die die Teil- und Vollzeitmitarbeiter, einschließlich Köche, Erzieher, Lehrer und Assistenten, unter Einhaltung aller Vorschriften zuteilen müssen.

Herr Ball ergänzt: Wir sind in der Lage, die Informationen aus der Datenanalyse zu nutzen, um das gesamte Unternehmen zu steuern, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass jeden Tag die richtige Anzahl von Kinderbetreuern anwesend ist. Sie arbeiten mit uns als Team zusammen." 

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Quinyx lieferte die perfekte Lösung und wir planten eine umfassende Dienstplanerneuerung mit ihrer Software

Jason Ball

Chief Operations Officer bei G8 Education

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