Fast 60% der 18-30-Jährigen in den USA sind mehr als fünf Tage im Jahr krank, und die geschätzten direkten finanziellen Verluste aufgrund von Fehlzeiten belaufen sich auf mehr als 40 Milliarden Dollar pro Jahr. Angesichts dieser schockierenden Zahlen ist es keine Überraschung, dass die Verbesserung der Abwesenheitsquote häufig als oberste Priorität für Unternehmen angesehen wird.
Aber wie können Sie am wirkungsvollsten Ihr Abwesenheits-Management verbessern?
Eines schicken wir voraus:
Auch wenn wir alle gerne glauben, dass unsere Mitarbeiter Superhelden sind (und manchmal sind sie das auch wirklich), sollten wir nicht vergessen, dass wir alle Menschen sind. Und solange wir keine Selbstheilungskräfte entwickeln, bedeutet dies, dass die Mitarbeiter Krankheitstage haben werden.
Wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, seine Abwesenheitsraten effizient zu steuern, gibt es normalerweise zwei große Probleme, die sich stellen:
- Sie können die Risiken nicht kontrollieren.
- Sie vernachlässigen die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Hier sind 5 Tipps, wie Sie dies vermeiden und wie Sie Ihr Abwesenheits-Management verbessern können.
1. Software ist Ihr Freund
Ist Ihr Abwesenheits-Management digital? Software macht Ihr Leben so viel einfacher. Normalerweise funktioniert Abwesenheitsmanagement-Software am besten, wenn sie in andere Systeme integriert ist - wie Ihre Workforce-Management-Lösung.
Abwesenheitsmanagement-Lösungen tragen dazu bei, die Abwesenheitskosten der Mitarbeiter niedrig und die Produktivität hoch zu halten. Ohne eine Lösung, die das Tempo drosselt, wird sich die Spirale der steigenden Abwesenheiten weiterdrehen. Was sich wiederum negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken kann.
Die Software misst und verfolgt Abwesenheiten und kann sie sogar auf Basis tagesaktueller und historischer Daten vorhersagen. Durch die Verwendung eines Systems, das in die Schichtplanung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung integriert ist, wird die Fehlermarge auf nahezu Null reduziert. Sie ermöglicht Ihnen auch, schnell Ersatz zu finden und Urlaubsanträge mit einem Mausklick einfach zu verwalten.
Verabschieden Sie sich von Fehlern
Einer der größten Vorteile der Verwendung der richtigen Software ist die Fähigkeit, Fehler auszuschließen. Wenn beispielsweise das Abwesenheitsmanagement über Ihre Workforce-Management-Software gesteuert wird, können Sie das tun:
- Kommunikation zu Abwesenheitsanträgen (Krankheit, Urlaub usw.) in Echtzeit zwischen Managern und Mitarbeitern.
- Automatische (und manuelle) Überprüfung von Abwesenheitssalden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter nicht zu viel Freizeit in Anspruch nimmt. Abwesenheitssalden sind für alle Arten von Abwesenheiten jederzeit transparent sichtbar.
- Zukünftige Salden für alle Regelungen und geplante Urlaubsinanspruchnahmen genau prognostizieren und den Aufbau der verdienten Freizeit berechnen.
- Verringern Sie das Risiko der Nichteinhaltung automatischer Überprüfungen von Arbeitszeitrichtlinien und Mitarbeiterverträgen.
- Automatisieren Sie wichtige Richtlinien wie Übertragungen und Abgrenzungen von Zeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Abwesenheiten zu den richtigen Gehaltsarten ausgezahlt werden.
2. Steuerung aufgrund valider Daten
Der Einsatz von Software zur effizienteren Verwaltung Ihrer Abwesenheiten gibt Ihnen einen noch nie dagewesenen Einblick in das Verhalten Ihrer Mitarbeiter. Dank der Datenmenge, die Ihnen zur Verfügung steht, können Sie bessere Entscheidungen in Bezug auf Ihr Abwesenheitsmanagement treffen. Wenn Sie die Muster und Trends in Ihren historischen Daten sehen, können Sie Abwesenheiten besser planen.
Darüber hinaus informieren Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen in Ihrer Software Ihre Manager darüber, wie wahrscheinlich es ist, dass jemand an einem bestimmten Tag abwesend sein wird. Außerdem erhalten sie intelligente Vorschläge, welche Mitarbeiter die Abwesenden vor und nach der Genehmigung der Anträge ersetzen können.
3. Praktizieren Sie "Präsenz"
In seinem jüngsten Bericht über das Abwesenheitsmanagement berichtete das in Großbritannien ansässige CPID (Chartered Institute of Personnel and Development):
"Die gängigsten Methoden, auf die sich Organisationen des privaten Sektors konzentrieren, um Mitarbeiter zu motivieren, zur Arbeit kommen zu wollen, sind die Entwicklung der Fähigkeiten von Managern im Bereich der Mitarbeiter-orientierten Führung, die Förderung einer offenen Kultur, in der sich Menschen in der Lage fühlen, Probleme anzusprechen, und die Befähigung der Mitarbeiter, zu verstehen, wie ihre berufliche Rolle zur Leistung der Organisation beiträgt."
Die Anwesenheitsquote verbessert sich, wenn sich Organisationen auf das Engagement der Mitarbeiter und die Schaffung einer glücklichen Belegschaft konzentrieren.
4. Flexibilität anbieten
Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, flexible Arbeitszeiten zu wählen, die ihrem Lebensstil entsprechen und gleichzeitig die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen, gibt ihnen ein Gefühl der Eigenverantwortung und Kontrolle.
Privates und Dienstliches unter einen Hut bringen zu können und die Ermöglichung entsprechender Maßnahmen bringen Mitarbeiter hervor, die das Gefühl haben, dass sie wertgeschätzt werden. Und das Firme sie und ihre Bedürfnisse ernst nimmt. Einfache Veränderungen, wie z.B. die Möglichkeit für die Mitarbeiter, die Schichten, in denen sie arbeiten, selbst mitzubestimmen, können einen großen Unterschied machen.
Da 85 % der Arbeitnehmer glauben, dass Flexibilität sie produktiver macht, wenn die richtigen Werkzeuge und Technologien vorhanden sind, kann flexibles Arbeiten es Ihrem Unternehmen ermöglichen, nicht nur die Produktivität zu verbessern, sondern auch Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.
5. Ein starkes Ziel haben
Die Werte, die Mitarbeiter motivieren, haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Viele suchen einen Sinn in ihrer Arbeit. Das motiviert sie mehr als Gehalt und Statussymbole. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, an ihrem Arbeitsplatz einen Sinn und eine Bedeutung zu haben, bleiben viel eher in ihrer Organisation und haben viel weniger Krankheitstage.
Unsere Kultur wandelt sich immer mehr von einer materialistischen zu einer experimentellen Kultur. Das hat auch Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter:
- Sie machen sich weniger Sorgen darüber, wie viel sie verdienen.
- Sie werden weniger dazu neigen, lange zu arbeiten, um mehr Geld zu verdienen, um Waren zu kaufen, die sie nicht brauchen, um die Menschen zu beeindrucken.
- Sie machen sich mehr Sorgen um die Qualität ihres Arbeitslebens.
- Sie wollen für ein Unternehmen arbeiten, das Werte hat, die mit den ihren übereinstimmen.
- Sie wollen, dass ihre Arbeit einen starken Sinn und Zweck hat.
Abwesenheits-Management ist ein Schlüsselbereich, in dem ein mobiles, Cloud-basiertes, intuitives Workforce-Management-System, sich sofort bezahlt machen kann. Wir beraten Sie gerne!
