Dienstplan einfach erstellen - unsere drei wichtigsten Tipps zur Erstellung toller Dienstpläne

by | 30.06.2018
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Die Erstellung eines Dienstplans kann sich anfühlen, wie eine Nadel im Heuhaufen zu suchen, während man eine Augenbinde trägt

Geht Ihnen das auch so? Eine ziemlich unmögliche und und undankbare Aufgabe.


Es gibt so viele verschiedene Punkte bei der Dienstplanung zu berücksichtigen: Mitarbeiteranfragen und -verfügbarkeit, budgetierte Stunden, umsatzstarke Zeiten, Schichtplanvorlagen, arbeitsrechtliche Vorgaben.... Es ist keine Überraschung, dass es in größeren Unternehmen Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern kann, bis es richtig läuft. Und dann, ohne Zweifel, wird es immer wieder geändert.

Ob es sich um einen Dienstplan für 6 oder 60 Personen handelt, es wird Anfragen auf Änderungen von Schichten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten geben. Wir wissen, wie frustrierend das ist. Wenn wir zum ersten Mal neue Kunden treffen, sehen wir es in ihren Gesichtern und hören es in ihren Stimmen. Die Frustration kommt von der Tatsache, dass sie regelmäßig wertvolle Zeit verlieren, indem sie einen Dienstplan erstellen, um ihn dann anzupassen, anstatt ihre Zeit in die Führung der Mitarbeiter und in ihr Geschäft investieren zu können.

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Die gute Nachricht ist, dass es nicht so sein muss. Es gibt Tools, wie z.B. Workforce-Management-Software, die Ihnen helfen, tolle Dienstpläne zu erstellen.

Hier sind unsere drei wichtigsten Tipps für den Einstieg in Ihren optimalen Dienstplan

Personal

Beginnen wir mit dem Offensichtlichen. Ihr Dienstplan muss für Ihre Mitarbeiter funktionieren. Ob im Gastgewerbe, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen oder im Transportwesen und in der Lagerhaltung.

Wenn Sie ein Geschäft führen, das auf Mitarbeiter im Schichtdienst basiert, brauchen Sie einen Dienstplan, der für Ihre Mitarbeiter funktioniert. 

Ausgangspunkt für Sie sind natürlich die Bedarfe bei der Erstellung des Dienstplans. Doch Sie sollten dabei die Wünsche Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigen. Denn die Mitarbeiter sind anspruchsvoll. Sie werden festgelegte Arbeitszeiten haben, die sie arbeiten wollen. Sie werden diese Stunden im Voraus wissen wollen, und sie werden sie ändern wollen, wenn sie nicht für sie arbeiten. 


Damit Ihre Personaleinsatzplanung reibungslos klappt und Sie Zeit sparen, sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und finden Sie heraus, welche Schichten sie am liebsten arbeiten möchten. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um eine Lösung zu finden, die sowohl für sie als auch für das Unternehmen von Vorteil ist. Sie können die Verfügbarkeiten und Einsatzwünsche einfach über die App abfragen und so die Mitarbeiter in die Schichtplanung mit einbeziehen. So wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter zufriedener sind und durch Spaß an der Arbeit mehr leisten können.

Die Mitarbeiter wollen möglichst einheitliche Dienstpläne, die fair und transparent sind. Außerdem wollen sie diese im Voraus einsehen können, um ihre private Planung danach ausrichten zu können. Die Auswirkungen einer Nichtbeachtung ihrer Wünsche können erheblich sein, wie Starbucks herausgefunden hat. Ebenso kann die Kontrolle darüber, wann Ihre Mitarbeiter arbeiten, einen großen Einfluss auf ihr Leben und Ihr Unternehmen haben.

Zeit

Zeit ist Geld, so lautet das alte Sprichwort, und das war nie wahrer, wenn es um Dienstplanung geht. Der Großteil der Personalkosten wird über den Dienstplan gesteuert. Erreichen Sie das optimale Verhältnis, und die Einnahmen werden maximiert, während die Kosten innerhalb des Budgets gehalten werden.

Überbesetzung oder unnötige Überstunden können jedoch schnell dazu führen, dass die Kosten außer Kontrolle geraten. Daher beinhaltet eine gute Dienstplanung die richtige Zuordnung der vereinbarten Arbeitszeiten zu jedem Mitarbeiter, für jede Schicht und für jede Woche (oder längere Zeitblöcke, je nachdem, wie weit Sie im Voraus planen). Es ist unerlässlich zu wissen, wie viele Stunden Sie benötigen, und wie viel es das Unternehmen kostet. Der Dienstplan geht dabei natürlich Hand in Hand mit der Zeiterfassung der tatsächlich geleisteten Stunden. 


Mehr über die besten Möglichkeiten zur Kontrolle der Personalkosten erfahren Sie in unserem kostenlosen Leitfaden, den Sie hier herunterladen können.

Kunden

Es mag zunächst seltsam erscheinen, aber die Kunden sind ein wesentlicher Bestandteil eines guten Plans. Bars sind ein gutes Beispiel dafür. Niemand mag es, in einer Bar zu sein, in der es mehr Mitarbeiter als Kunden gibt. Ebenso wenig wie man eine Ewigkeit auf seinen Drink warten will, wenn es nicht genügend Personal gibt, um die Menge an Kunden zu bewältigen.

Um diese Erkenntnisse zu gewinnen, sollten Sie Daten nutzen, um die Feinheiten Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden zu verstehen. Durch dieses Verständnis werden Sie in der Lage sein, den Dienstplan zu optimieren, damit alle glücklich sind und die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Bei der Erstellung des Dienstplans sind Kommunikation, Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Deshalb bieten die besten Workforce-Management-Systeme einen Mobile-first Ansatz und eine App, mit der Ihre Mitarbeiter Schichten tauschen, Urlaubsanträge stellen und sehen können, wann sie arbeiten.

Der Retail Operations Manager von GANT, Tomas Andersson, bestätigt, dass die  Nutzung von Technologien, die den Mitarbeiter einbeziehen, einen großen Einfluss gehabt.

Sehen Sie sich hier die Erfolgsgeschichte von GANT an, die es unter anderem geschafft haben, 75% des Aufwandes für ihre Personalplanung einzusparen.

"Dank der Flexibilität des von uns eingesetzten Workforce Management Systems sind wir in der Lage, feste Dienstpläne zu optimieren. Das bedeutet, dass die Grundlage für einen Dienstplan festgelegt wird, der die Anzahl der Mitarbeiter beim Öffnen und Schließen beinhaltet. Danach werden je nach Bedarf weitere Mitarbeiter eingestellt, z.B. in Zeiten hoher Umsätze und Lieferungen.

"Früher haben wir unsere Planung in Excel durchgeführt. Die Einführung eines webbasierten Systems hat einen großen Unterschied gemacht. Und wir sind sehr zufrieden. Wir haben einen viel reibungsloseren Planungsprozess.

"Darüber hinaus hat die mobile App die Kommunikation mit den Mitarbeitern deutlich verbessert.  Es ist jetzt viel schneller und einfacher für uns, Mitarbeiter mit wichtigen Informationen zu erreichen. Außerdem kommunizieren wir unsere Schichtpläne mit den Mitarbeitern sechs Monate im Voraus, was ihnen die Planung ihrer Freizeit wesentlich erleichtert."

Sind Sie daran interessiert, wie Sie Ihren Planungsprozess optimieren und gleichzeitig Zeit sparen und die Arbeitskosten senken können? Laden Sie sich hier unseren Leitfaden "Der ultimative Workforce Management Guide" herunter.

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Tommy Tonkins

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