Dienstplan einfach & schnell erstellen - unsere drei wichtigsten Tipps

  Ein Dienstplan ist mehr als die Übersicht der Arbeitszeiten - die Komplexität bei der Erstellung eines fairen Dienstplans kann schnell zur ..

 

Ein Dienstplan ist mehr als die Übersicht der Arbeitszeiten - die Komplexität bei der Erstellung eines fairen Dienstplans kann schnell zur Herausforderung werden. 

Geht Ihnen das auch so? Sie sitzen an der Erstellung des nächsten Dienstplans - und schon wieder bereitet diese Tätigkeit Ihnen Kopfzerbrechen? 


Bei der Dienstplanung gilt es, viele verschiedene Punkte zu berücksichtigen: Mitarbeiteranfragen und -verfügbarkeit, budgetierte Stunden, umsatzstarke Zeiten, Dienstplan-Vorlagen, arbeitsrechtliche Vorgaben.... Es ist keine Überraschung, dass es in größeren Unternehmen Tage oder Wochen dauern kann, bis der nächste Dienstplan feststeht. Und dann, ohne Zweifel, wird dieser hart erarbeitete Plan immer wieder geändert.

Egal ob es sich um einen Dienstplan für 6 oder 60 Personen handelt - es wird Anfragen bezüglich Änderungen von Schichten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten geben. Wir wissen, wie frustrierend das ist. Wenn wir zum ersten Mal neue Kunden treffen, sehen wir es in ihren Gesichtern und hören es in ihren Stimmen.

Die Frustration kommt von der Tatsache, dass sie regelmäßig wertvolle Zeit verlieren, da sie immer wieder Stunden mit der Erstellung und Anpassung von Dienstplänen verbringen, anstatt ihre Zeit in die Führung der Mitarbeiter und in ihr Geschäft investieren zu können.

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Die gute Nachricht ist, dass es nicht so sein muss. Es gibt Tools, wie z.B. Workforce-Management-Software, die Ihnen helfen, faire und passende Dienstpläne zu schnell und effizient zu erstellen.

Hier sind unsere drei wichtigsten Tipps für den Einstieg in Ihren optimalen Dienstplan

Personal

Beginnen wir mit dem Offensichtlichen. Ihr Dienstplan muss für Ihre Mitarbeiter funktionieren. Ob im Gastgewerbe, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen oder im Transportwesen und in der Lagerhaltung.

Wenn Sie ein Geschäft führen, das auf Mitarbeiter im Schichtdienst basiert, brauchen Sie einen Dienstplan, der für Ihre Mitarbeiter funktioniert. 

Ausgangspunkt bei der Erstellung des Dienstplans sind für Sie natürlich die Bedürfnisse des Unternehmens. Doch Sie sollten dabei auch die Wünsche Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigen. Denn Ihre Mitarbeiter haben, genau wie sie, Interesse an einer guten Work-Life-Balance. Sie werden festgelegte Arbeitszeiten haben, zu denen sie arbeiten möchten. Sie möchten die im Dienstplan festgelegten Schichten einige Zeit im Voraus wissen, um ihr Privatleben dementsprechend gestalten zu können, und sie möchten beeinflussen können, wann sie frei haben. Schließlich möchte niemand aufgrund eines unpassenden Dienstplans eine Geburtstagsfeier, ein lang erwartetes Konzert, o.ä. verpassen.

Damit Ihre Personaleinsatzplanung reibungslos klappt und Sie selbst bei der Erstellung des Dienstplans Zeit sparen, sprechen Sie am besten mit Ihren Mitarbeitern und finden Sie heraus, zu welchen Zeiten diese am liebsten arbeiten möchten. Vielleicht spart jemand gerade auf ein neues Auto und möchte einige Nacht- und Wochenendschichten übernehmen. Vielleicht hat jemand Kinder und möchte rechtzeitig zum Schulschluss zu Hause sein.

Arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen, um eine Dienstplan-Lösung zu finden, die sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für das Unternehmen von Vorteil ist. Wenn Sie ein Tool für die Personaleinsatzplanung benutzen, können können Sie die Verfügbarkeiten und Einsatzwünsche Ihrer Mitarbeiter einfach über die App abfragen und so Ihre Mitarbeiter in die Vorbereitung des Dienstplans mit einbeziehen. So wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter zufriedener sind und durch mehr Spaß an der Arbeit mehr leisten können.

Ihre Mitarbeiter wollen möglichst einheitliche Dienstpläne, die fair und transparent sind. Außerdem wollen sie diese im Voraus einsehen können, um ihre private Planung danach ausrichten zu können. Die Auswirkungen einer Nichtbeachtung ihrer Wünsche können erheblich sein, wie Starbucks herausgefunden hat. Ebenso kann die Kontrolle darüber, wann Ihre Mitarbeiter arbeiten, einen großen Einfluss auf ihr Leben und das Unternehmen haben.

Zeit

Zeit ist Geld, so lautet das alte Sprichwort, und es war wohl nie wahrer, als beim Thema der Dienstplan-Erstellung. Der Großteil der Personalkosten wird über den Dienstplan gesteuert. Erreichen Sie das optimale Verhältnis, und die Einnahmen werden maximiert, während die Kosten innerhalb des Budgets gehalten werden.

Überbesetzung oder unnötige Überstunden können schnell dazu führen, dass die Kosten außer Kontrolle geraten. Daher beinhaltet eine gute Dienstplanung die richtige Zuordnung der vereinbarten Arbeitszeiten zu jedem Mitarbeiter, für jede Schicht und für jede Woche - oder längere Zeitblöcke, je nachdem, wie weit Sie im Voraus planen. Es ist unerlässlich zu wissen, wie viele Stunden Sie benötigen, und wie viel diese Stunden das Unternehmen kosten. Der Dienstplan geht dabei natürlich Hand in Hand mit der Zeiterfassung der tatsächlich geleisteten Stunden. 


Mehr über die besten Möglichkeiten zur Kontrolle der Personalkosten erfahren Sie in unserem kostenlosen Leitfaden, den Sie hier herunterladen können.

Kunden

Es mag zunächst seltsam erscheinen, aber die Kunden sind ein wesentlicher Bestandteil eines guten Dienstplans. Bars sind ein gutes Beispiel dafür. Niemand mag es, in einer Bar zu sein, in der es mehr Mitarbeiter als Kunden gibt. Ebenso wenig wie man eine Ewigkeit auf seinen Drink warten will, wenn es nicht genügend Personal gibt, um die Menge an Kunden zu bewältigen.

Um diese Erkenntnisse zu gewinnen, sollten Sie Daten nutzen, um die Verhaltensweisen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden zu verstehen. Durch dieses Verständnis werden Sie in der Lage sein, Ihren Dienstplan zu optimieren, damit alle glücklich sind und die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Bei der Erstellung des Dienstplans sind Kommunikation, Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Deshalb bieten die besten Workforce-Management-Systeme einen Mobile-first Ansatz und eine App, mit der Ihre Mitarbeiter Schichten tauschen und Urlaubsanträge stellen können, sowie jederzeit sehen können, wann sie arbeiten.

Der Retail Operations Manager von GANT, Tomas Andersson, bestätigt, dass die  Nutzung von Technologien, die den Mitarbeiter einbeziehen, einen großen Einfluss gehabt.

Sehen Sie sich hier die Erfolgsgeschichte von GANT an, die es mit der Verwendung eines passenden Tools unter anderem geschafft haben, 75% ihres Aufwandes für die Personalplanung einzusparen.

"Dank der Flexibilität des von uns eingesetzten Workforce Management Systems sind wir in der Lage, feste Dienstpläne zu optimieren. Das bedeutet, dass die Grundlage für einen Dienstplan festgelegt wird, der die Anzahl der Mitarbeiter beim Öffnen und Schließen beinhaltet. Danach werden je nach Bedarf weitere Mitarbeiter eingestellt, z.B. in Zeiten hoher Umsätze und Lieferungen.

Früher haben wir unsere Planung in Excel durchgeführt. Die Einführung eines webbasierten Systems hat einen großen Unterschied gemacht. Und wir sind sehr zufrieden. Wir haben einen viel reibungsloseren Planungsprozess.

Darüber hinaus hat die mobile App die Kommunikation mit den Mitarbeitern deutlich verbessert.  Es ist jetzt viel schneller und einfacher für uns, Mitarbeiter mit wichtigen Informationen zu erreichen. Außerdem kommunizieren wir unsere Schichtpläne mit den Mitarbeitern sechs Monate im Voraus, was ihnen die Planung ihrer Freizeit wesentlich erleichtert."

Sind Sie daran interessiert, wie Sie Ihren Dienstplan optimieren und gleichzeitig Zeit sparen und die Arbeitskosten senken können? Laden Sie sich hier unseren Leitfaden "Der ultimative Workforce Management Guide" herunter.

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