Effizientere Personaleinsatzplanung für Supermärkte - Herausforderungen sicher meistern
Produktivität und zufriedene Kunden sind im Lebensmitteleinzelhandel ein Muss. Die Mitarbeitenden spielen dabei eine entscheidende Rolle: Sie müssen mit der jeweils benötigten Qualifikation zur richtigen Zeit in der richtigen Abteilung eingesetzt werden.
In Zeiten von Corona ist das noch weitaus herausfordernder als bisher. Doch nicht unlösbar. Eine digitale Personaleinsatzplanung kann dabei eine wertvolle Hilfe sein.
Wie Corona bestehende Herausforderungen im Lebensmitteleinzelhandel potenziert hat
Sprachlos stand Bernd Reuter* vor dem Regal mit Toilettenpapier. Es war keine Stunde her, seit seine Mitarbeiter:innen es dicht an dicht aufgefüllt hatten. Und nun war es gähnend leer. Als hätte sich sein Inhalt in Luft aufgelöst.
Was der 43-jährige Marktleiter eines großen Supermarktes zu diesem Zeitpunkt noch nicht wusste: Einem Tag wie diesem sollten noch viele weitere folgen. Denn Covid-19 veränderte das Konsumverhalten in Deutschland spürbar – und verstärkte bestehende Defizite in der Personaleinsatzplanung um ein Vielfaches. Von jetzt auf gleich.
Doch was war es genau, was Anfang 2020 in den Supermärkten passierte? Hier die wichtigsten Parameter im Überblick, um anschließend auf die wichtigsten 7 Vorteile einer effektiven Personaleinsatzplanung einzugehen:
Erhöhte Nachfrage nach Lebensmitteln
Besonders in der Anfangsphase war die Nachfrage nach Lebensmitteln deutlich größer als gewohnt. Die Zeitungen schrieben über Hamsterkäufe bei Toilettenpapier, Hefe, Konserven und weiterem mehr. Aber auch alle anderen Lebensmittel waren gefragt. Viele Menschen hatten Angst, während eines Lockdowns nicht ausreichend versorgt zu werden. Restaurants waren über lange Phasen geschlossen. Wer nicht auf Bringdienste oder vorbestelltes Restaurantessen zurückgreifen wollte, stand vermehrt selbst in der Küche.
Zusätzliche Aufgaben
Als Folge des gestiegenen Konsums stieg zwangsläufig die Frequenz, mit der Waren bestellt, geprüft, sortiert und aufgefüllt werden mussten. Für Bernd Reuter* und all seine Marktleiter-Kollegen bedeutete das einen erheblichen Mehraufwand an Zeit und Arbeit, der sich nicht so einfach kompensieren ließ. Und das war erst der Anfang. Im Laufe der Zeit kamen immer wieder wechselnde Anordnungen, Sicherheits- und Hygienemaßnahmen hinzu. Sie alle erforderten neue Abläufe und Prozesse – und entsprechende Schulungen. Worauf muss ich achten, damit unser Ladengeschäft alle Abstandsregeln und erhöhten Hygieneanforderungen erfüllt? Wie desinfiziere ich Zahlteller und EC-Kartenlesegeräte richtig? Wen kann ich noch einsetzen, wenn es an der ein oder anderen Stelle brennt?
Kurzfristige Ausfälle
Wer als Mitarbeiter:in im Supermarkt Husten, Halsschmerzen oder Schnupfen hatte, musste zuhause bleiben. Zu groß war die Gefahr, Ängste bei Kund:innen zu schüren oder Kolleg:innen anzustecken. Selbst eine kleine Erkältung, die sich in der Filiale verbreitet hätte, hätte große Folgen für die Personaldecke haben können. Ebenso waren die Mitarbeitenden natürlich stets dem Risiko ausgesetzt, sich während einer Schicht in der Filiale mit Covid-19 zu infizieren.
Auch an Marktleitern ging die Ausnahmesituation nicht spurlos vorbei. Bernd Reuters* größte Angst: ausgelaugte Mitarbeiter:innen, die über einen längeren Zeitraum ausfallen – oder ein Corona-Fall im Team. Der Ausfall einer ganzen Schicht oder die Auflage, eine Filiale vorübergehend vollständig schließen zu müssen, wäre sicher nicht spurlos an ihm vorbeigegangen.
Aber auch coronabedingte Schul- und Kitaschließungen haben wesentliche Personalausfälle nach sich gezogen. Im Einzelhandel arbeiten seit jeher viele Mütter von kleineren Kindern, die in diesen Zeiten zuhause betreut werden mussten. Für viele Mitarbeiter:innen und ihre Arbeitgeber eine missliche Lage. Auch deshalb, weil schon die normalen Öffnungszeiten von acht bis fünf Uhr nicht zum Schichtdienst in Supermärkten passen.
Wo liegen die großen Herausforderungen für Marktleiter?
Es waren natürlich nicht nur Supermärkte, die vom ersten Corona-Lockdown im März 2020 überrascht wurden. Doch im Lebensmitteleinzelhandel zeigte es sich besonders deutlich: Überall fehlte es an Waren. Die Lieferketten kamen an ihre Grenzen. Es war schlichtweg unmöglich, alle Kundenwünsche zu erfüllen.
Um die Versorgung sicherzustellen, haben viele Marktleiter deshalb das Einzige gemacht, was zielführend war: Sie haben bestmöglich improvisiert. Und das hat Kraft gekostet. Schließlich sind die Aufgaben eines Marktleiters auch ohne Corona schon sehr vielschichtig. Bernd Reuter* kann davon ein Lied singen. Er weiß aus langjähriger Erfahrung: Eine oder gar mehrere Filialen zugleich lassen sich nur dann erfolgreich führen, wenn Verwaltung, Organisation und Personalplanung effektiv arbeiten und ineinandergreifen.
Deshalb hat für ihn die Ausnahmesituation durch Covid-19 auch etwas Positives: Sie hat alles aufgedeckt, was noch an potenziellen Schwachstellen in seinen Filialen vorhanden war. Jetzt will er die Chance ergreifen und das Beste daraus machen.
Unter dem Stichwort „Supermarkt der Zukunft“ hat er schon viele gute Beispiele gefunden. Das größte Potenzial sieht er jedoch in der digitalen Personaleinsatzplanung. Sie ist für ihn das Nadelöhr, das alles bestimmt.
Effiziente Personaleinsatzplanung – den Digitalisierungsschub nutzen
Was genau ist es, was ein software-gestütztes System zur Personaleinsatzplanung (PEP) zu einem so wichtigen Bestandteil in Supermärkten macht? Seine Effizienz. Es nimmt Verantwortlichen und Mitarbeitenden viele Arbeitsgänge ab und/oder macht sie leichter, schneller, präziser. So lassen sich in der Schichtplanung Personalkosten reduzieren, Zeitaufwände minimieren, Umsätze steigern und Angestellte motivieren.
Die Vorteile im Überblick:
1. Flexibilität & Automatisierung
Einmal auf die jeweiligen Bedürfnisse eingerichtet, extrapoliert eine moderne, KI-gestützte Personaleinsatzplanung Daten und Fakten automatisch. Dazu gehören Informationen, wo und wann es zu Nachfragespitzen und -tälern kommen könnte, in welchen Abteilungen für welche Aufgaben dringend Personal benötigt wird, welche Mitarbeitenden verfügbar sind und welches Stundenkontingent noch frei einsetzbar ist. Zum einen lassen sich Schichten damit fair und anforderungsgerecht verteilen. Zum anderen können kurzfristige Änderungen durch bestimmte Funktionen flexibel gehandhabt werden – seien es Mehraufwände durch Hygienemaßnahmen, Hamsterkäufe, Krankmeldungen, Mitarbeiterausfälle durch eine spontan erforderliche Kinderbetreuung zu Hause, geänderte Öffnungszeiten durch Ausgangssperren und weiteres mehr.
2. Vereinfachung des Personaleinsatzes über mehrere Abteilungen und Filialen hinweg
Wenn man Marktleiter Bernd Reuter* fragt, zählt die Schichtplanung über unterschiedliche Abteilungen und Filialen hinweg zu den schwierigsten seiner Aufgaben: „Während ich in einer Filiale zu wenig qualifizierte Mitarbeitende für die Käsetheke habe und sich lange Schlangen bilden, drehen in einer anderen Filiale ein, zwei Mitarbeitende Däumchen. Diese Über- und Unterbesetzung macht mich nervös – und auf Dauer arm. Weil ich an dem einen Standort zu hohe Personalkosten habe, während am anderen Standort Umsatzeinbußen und mit etwas Pech auch unzufriedene Kunden auf mich warten.“
Die gute Nachricht: Das passiert Bernd Reuter* mit einer digitalen Personaleinsatzplanung so leicht nicht mehr. Schließlich erledigt sie die Schichtplanung automatisch auf Knopfdruck und zeigt Kapazitätsengpässe und Überkapazitäten proaktiv an. Von der Fleischtheke bis zum Backshop, vom Obst- und Gemüse-Bereich bis zu den Kassen, vom Kundenservice bis zur Befüllung, von Filiale A bis Filiale Z.
3. Vereinfachung der Aufgabenaufteilung und -ausführung
Wie viele Mitarbeiter brauche ich wann, um die angelieferten Waren im Kühlhaus zu überprüfen? Wann müssen Obst & Gemüse aufgefüllt, die Kassensysteme neu gestartet und die Sonderplatzierungen aufgebaut werden? Wer ist alles qualifiziert, an der Fleischtheke zu arbeiten? Wenn es darum geht, Aufgaben zu erstellen, zu priorisieren und zu kommunizieren, ist eine moderne Software zur Personaleinsatzplanung nicht zu toppen. Sie behält alle Parameter im Blick und erledigt das, was sonst mit rauchenden Köpfen durchdacht werden muss automatisch. In Sekundenschnelle. Fehlerfrei.
4. Sicherstellung vom Kundenservice
Keine Frage, Kundenservice ist wichtig. Weil Kunden die Höhe der Umsätze bestimmen. Doch wer Kunden betreut, braucht dafür Zeit. Zeit, die durch klar definierte Schichtpläne und eine eindeutige Aufgabenverteilung genau dafür freigesetzt werden kann. Denn wenn jeder Mitarbeitende ganz genau weiß, was er wo, wann und wie zu tun hat, bleibt Raum für Service. Ganz egal, ob es darum geht, Fragen zu beantworten, zu beraten oder Sicherheitserwartungen zu erfüllen.
5. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
Wir Menschen möchten beteiligt sein, mitbestimmen können, wissen, was warum wie gemacht wird. Das geht auch Mitarbeitenden in Supermärkten so. Eine digitale Personaleinsatzplanung, die Mitarbeiter einbezieht, trägt somit zu einer höheren Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit bei. Wie wichtig das ist, kann jeder Marktleiter selbst an der Höhe seiner Mitarbeiterfluktuation ablesen.
Wer es vorbildlich machen will, setzt auf eine offene Kommunikation in Echtzeit, die in beide Richtungen möglich ist – zum Beispiel über eine cloud-basierte Software mit einer App fürs Handy oder Tablet. So kann jeder Mitarbeitende sich u. a. selbsttätig auf offene Schichten bewerben, mit Kolleg:innen Schichten tauschen oder Fragen stellen.
Marktleiter dagegen sind gleichermaßen mit ihrer Kernbelegschaft, Teilzeitkräften und flexiblen Mitarbeitern im Austausch. Sei es über neue gesetzliche Regelungen, Änderungen in Aufgaben und Prozessen oder Befindlichkeiten. Sobald kurzfristige Änderungen im Marktgeschehen auftreten, ist es für Schichtleiter ein Leichtes, Mitarbeitenden eine Nachricht über die App zu schicken. Niemand muss mehr händisch einzelne Anrufe tätigen oder einzelne Nachrichten schreiben. Je moderner das System, desto wahrscheinlicher ist zudem die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen. Wie sicher seid ihr im Umgang mit dem neuen Hygienekonzept? Gibt es etwas, was euch belastet?
6. Korrekte Gehaltsabrechnungen und Einhaltung von Arbeitsgesetzen
Da hat man freiwillig Überstunden gemacht, mit vollem Einsatz den Kolleg:innen geholfen – und dann das: Die Überstunden wurden nicht oder falsch abgerechnet. Und das Weihnachtsgeld fehlt ganz. Nicht nur in Corona-Zeiten sind falsche Gehaltsabrechnungen ein Ärgernis – für alle Beteiligten. Sie verursachen Unmut und Mehrarbeit.
Wer dem ein Ende machen möchte, setzt auf eine digitale Personaleinsatzplanung mit integrierter Zeiterfassung per App. Mit ihrer Hilfe können sich alle Mitarbeitenden selbstständig ein- und ausstempeln. Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder anderen HR-Anwendungen sorgen für eine sichere und vollständige Übertragung der Daten.
Auch arbeitsrechtliche Gesetze und Vorschriften können mit einfließen. Ob Überstunden- und Feiertagsregelungen, Häufigkeit von Nachtarbeit und Schichtwechseln, verpflichtende Pausenzeiten und Ruhezeiten zwischen zwei Schichten – mit einer digitalen Personalplanung werden alle relevanten Restriktionen berücksichtigt. Viele Prozesse laufen von selbst.
7. Stärkung der Führungskompetenz
Eine intelligente, möglichst KI-gestützte Personaleinsatzplanung bietet einen umfassenden Überblick, ermöglicht gerecht verteilte Schichten und flexibel handhabbare Schichtpläne. Das stärkt die Führungskompetenz auf mehreren Ebenen. Mitarbeitende und Kunden sehen: Hier trägt jemand Verantwortung, erfüllt seine Aufgaben optimal, ist zeitverantwortlich und kann Sicherheit in unsicheren Zeiten geben.
Supermarkt der Zukunft – Digitalisierung auf dem Vormarsch
Covid-19 hat den Lebensmitteleinzelhandel vor zum Teil riesige Herausforderungen gestellt. Und vielerorts Schwachstellen in der bisherigen Personaleinsatzplanung aufgedeckt. So dramatisch das zum Teil auch war und ist, es gibt auch einen positiven Effekt: Die Pandemie hat den Weg in die digitale Zukunft beschleunigt. In vielen Supermärkten findet bereits ein Umdenken statt. Das bestätigt auch die Studie „Supermarkt der Zukunft 2020“ von Responsive Acoustics (ReAct), einem auf digitales Marktmanagement spezialisierten Unternehmen.
Marktleiter Bernd Reuter* ist von der Entwicklung begeistert. Er hat für sich erkannt, dass er mit einer digitalen Personaleinsatzplanung deutlich effizienter und flexibler aufgestellt ist – und näher dran an seinen Mitarbeiter:innen. Mit einer Software in der Qualität von Quinyx kann er seine Schichtpläne flexibel gestalten, die Wünsche seiner Mitarbeiter:innen berücksichtigen, schnell und sicher mit allen Beteiligten kommunizieren und reagieren. So spart Bernd Reuter* einerseits Zeit und Geld. Andererseits kann er die Arbeitsbedingungen spürbar verbessern und die Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden steigern: Wer gut informiert ist und selbst Einfluss auf seine Arbeitsstunden nehmen kann, hat in der Regel eine höhere Motivation, sich zu engagieren. Erfahrungsgemäß sinkt in diesem Fall auch die Mitarbeiterfluktuation. Was jedem Supermarkt zu wünschen ist.
Sie möchten ebenso wie Bernd Reuter* auf eine effektive Personaleinsatzplanung und zufriedene Mitarbeiter:innen setzen? Mit Quinyx sind Sie auf der sicheren Seite. Buchen Sie gern gleich einen kostenfreien Beratungstermin und tragen Sie einen Termin ein:
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